Hur implementerar du din strategi? Många upplever att man lägger mycket tid på att utveckla strategier som aldrig implementeras.
Key Performance Indicators (KPI:er) är ett mått som används för att utvärdera måluppfyllelse. KPI:erna hjälper oss att säkerställa att den uppsatta strategin uppnås. För att operationalisera strategin måste man därför sätta upp KPI:er som faktiskt fungerar.
I det här inlägget får du 10 enkla råd för att utveckla KPI:er som fungerar.
1. Börja med strategin
Brist på kunskap om vad företaget eller organisationen vill uppnå resulterar ofta i många KPI:er. En kort definition av strategin gör det lättare att definiera mål och hur de kan uppnås.
2. Ta reda på vilka frågor du vill få svar på
Om strategin är att öka marginalen, kan en relevant fråga vara “Vilka produkter eller tjänster genererar mest kostnader i förhållande till intäkter?”
Dessa frågor används vidare för att säkerställa att KPI:er som du skapar och baseras på en faktisk fråga.
3. Undersök databehovet
För var och en av frågorna skriver du lite om vilken information du behöver. Här är det viktigt att inte låta sig begränsas av vilka data som finns, utan hur de skulle vara i en perfekt värld.
4. Undersök vilka data som redan finns
Gör en gap-analys. Undersök om andra i organisationen har tillgång till data och relevant information som saknas.
5. Hitta relaterade data
Man bör ha få KPI:er, men man kan ha många nyckeltal och kvalitativa mått. Gör en lista över all information som behövs för varje period för att säkerställa bra KPI:er. Det kan vara tidsserier, undersökningar, siffror från molnlösningar och interna system, projektstatus och marknadsdata.
6. Hitta den bästa mätmetoden och frekvensen
Metod och frekvens måste baseras på när och hur ofta KPI:en behövs. I det verktyg man använder för strategiimplementering bör det finnas gott om utrymme för att beskriva HUR man räknar, vad som inte ska inkluderas och i vilken enhet.
7. Ge ansvar
Den som har ansvaret för en KPI kan vara en annan person än den som ansvarar för att samla in uppgifter för den. Man bör därför kunna utse en person som ansvarar för avvikelser i utfallet och en annan för rapportering.
8. Säkerställ förankring både i ledning och bland anställda
Det är viktigt att alla förstår vad man vill uppnå. KPI:er bör också vara sådana att de ger de anställda en bättre förståelse för hur det de gör påverkar deras måluppfyllelse.
Om man bara instruerar anställda att börja samla in en mängd data utan att förstå varför, så kommer det att leda till mindre entusiastiska och motiverade medarbetare.
En bra start är att se till att alla har tillgång till en lösning för hur strategin bör implementeras.
KPI:er ska inte kännas personliga eller övervaka – du måste kunna beskriva varför du mäter och vad mätningarna ska användas till.
9. Ta reda på hur KPI:erna ska kommuniceras
Långa rapporter med tabeller och information är inte tillräckligt. Viktig information måste åskådliggöras.
KPI:er ska presenteras som enkla visualiseringar med drill down-funktioner som visar målsiffror, faktiska resultat och trender. Det bör finnas möjligheter att kommentera avvikelser direkt i systemet så att förklaringarna inte glöms bort. Då dessa kommer att vara användbara för framtida analyser.
10. Utvärdera dina KPI:er varje år för att se till att de faktiskt har en positiv inverkan på strategin.
Om KPI:n inte längre är aktuell eller användbar så kommer den bara skapa brus. Du måste därför hela tiden utvärdera dina KPI:er.
