Vad löneavdelningen måste göra innan årsskiftet.

Hur mycket man än förbereder sig så kommer den lika säkert som Kalle Anka på julafton, stressen. Stressen inför årsskiftet och allt som måste göras innan Malena Ernman läser Nyårsklockan från Sollidenscenen på Skansen.

Här följer en del tips inför vad ert företag ska tänka på inför årsskiftet 2015/2016. Detta för att underlätta ditt arbete men också det allra viktigaste, att följa de lagar och regler som finns. Har ni outsourcat era löner till Visma så kan det vara bra att veta vad som förväntas levereras av er som kund.

 

      • Har ni stämt av ert lönesystem mot vad som är rapporterat till Skatteverket?
      • Kontrollera om den anställde har en aktuell hemadress för att undvika kontrolluppgifter som kommer skickas åter till företaget.
      • Saknar den anställde fullständigt personnummer så måste detta uppdaters innan kontrolluppgiften skapas.
      • Bedriver ert företag verksamhet på fler än ett arbetsställe måste arbetsställenummer anges på kontrolluppfiten i ruta 60 enligt Skatteverkets regler. Saknar ni arbetsställenummer kan ni få dessa uppgifter från SCB.
      • Har ni en anställd med minuslön som kommit med från årsskiftet 2014/2015 som måste detta rättas i 2014. Samma gäller för årsskiftet 2015/2016. En anställd kan aldrig ha en minuslön som rapporteras in på kontrolluppgiften.
      • Har ni en anställd med en bruttolöneskuld så måste ni göra om den till en nettolöneskuld innan årsskiftet. En anställd kan inte ha en bruttolöneskuld med sig in i nästkommande år.
      • Har ni använt er av ”Annan förmån” under året på de anställda så ska detta specificeras i ruta 47 på kontrolluppgiften.
      • Har någon av era anställda reducerat förmånsvärde 3000 mil i tjänst på sin förmånsbil så ska detta kontrolleras innan årsskiftet. Har den anställde inte uppnått 3000 tjänstemil under året så måste bilförmånen justeras upp till fullt förmånsvärde. Detta måste justeras på 2015 års löner.
      • Om ni någon gång under året har gjort en justering på bilförmån, kontrollera då vid skapande av kontrolluppgift att antal månader med bilförmån inte överstiger 12.
      • Saknar någon av de anställda RSV-koden (bildkod enligt skatteverket) på sin bil så måste detta uppdateras innan kontrolluppgifterna skapas.
      • Har ni någon anställd som har haft jämkning på skatten under året kan det vara bra att tipsa den anställde om att de själva måste säga upp sin jämkning hos Skatteverket. Gör den anställde inte det så löper jämkningen på som vanligt under nästkommande år.
      • Har ni en anställd som har begärt att skatt enligt SINK 20% ska dras varje månad och KU13 ska lämnas in till Skatteverket. Se då till att ni har det aktuella beslutet från den anställde och även att ni har fått in den anställdes utländska skatteregistreringsnummer (TIN), TIN-numrets landskod och vilket medborgarskap den anställde har. Detta måste anges på kontrolluppgiften.
      • Har ni någon utlandsanställd med KU14 som beskattas i sitt hemland så måste ni också få in uppgifter om, utländskt skatteregistreringsnummer (TIN), TIN-numrets landskod och den anställdes medborgarskap.
      • Har ni under året haft en annan leverantör eller gjort era löner själva så är det viktigt att ha kommit överens om vem som ska göra de anställdas kontrolluppgifter. Ska de anställda ha fler än en kontrolluppgift så måste det specificeras på kontrolluppgiften med spec nr 1, 2 osv. Om detta inte görs och fler än en kontrolluppgift skickas in från samma företag skrivs detta över och den senast inrapporterade kontrolluppgiften är den som blir den slutgiltiga.
      • Om ni som företag sköter era reseräkningsutbetalningar själva och detta inte går via Visma, måste rutor kryssas i och redovisas på kontrolluppgiften för respektive anställd som har fått ersättning.

Hoppas denna checklista hjälper dig i ditt arbete så att du hinner med pepparkaksbaket också.

Lycka till!

Helena Söderman är auktoriserad Lönekonsult och verksam på Visma sedan 2005 som expert inom lön. Helena har en bred kunskap inom lön och arbetar med kvalitetsfrågor och stöd till övriga lönekonsulter på Visma. Helena är även ansvarig för Vismas certifiering inom ISAE 3402 för lön.
Kom i kontakt med Helena: