Tidsrapportering och debiteringsgrad

Tidsrapportering och debiteringsgrad

I min vardag träffar jag många företag där tidsrapportering fungerar allt annat än smärtfritt. Tidsrapporteringen sker ofta retroaktivt. Många gånger sker den vid månadsslut och formatet för att få in tidsrapporterna kan variera inom företaget . Vissa skickar excel-filer, andra skickar bilder från mobilkameror och en del skriver handskrivna lappar.

Många företag är samtidigt intresserade av att följa upp debiteringsgrad för sina medarbetare. Debiteringsgrad är ett centralt nyckeltal för många konsultorganisationer att följa upp, eftersom det visar andelen debiterbar tid i förhållande till total arbetstid och är en bra temperaturmätare för att se hur effektivt ett företag är på att ägna sig åt intäktsgenererande aktiviteter.

Tre vanliga problem med tidsrapportering kopplat till debiteringsgrad:

  1. Om tidsrapporteringen inte sker på ett enhetligt sätt så tar det lång tid innan man kan räkna fram debiteringsgraden. Detta glapp i information mellan inrapporterad tid och tillförlitlig debiteringsgrad gör att nyckeltalet är svårt att använda sig av.
  2. Ett annat vanligt problem är att det kan uppstå svårigheter att kunna se hur mycket tid som är fakturerbar kontra ej fakturerbar. Vanligt förekommande är att företag går igenom timmar i ett huvudark och markerar timmar som fakturerade därifrån. Risken är att detta markeringssteg missas, vilket leder till att timmar inte faktureras alls eller att de dubbelfaktureras. Detta medför att debiteringsgraden blir missvisande och inaktuell. Samtidigt kan det leda till administrativa utmaningar att åtgärda en situation där det fakturerats för mycket eller för lite. I slutänden kan relationen till kunden påverkas om man behöver förklara varför faktureringen inte stämmer.
  3. En annan vanligt förekommande rutin jag stöter på är att tidsrapporteringen görs veckovis eller månadsvis. Om arbetsuppgifterna är lika varandra och tiden inte behöver vara projekt eller uppdragsstyrd så behöver detta inte vara något problematiskt i sig. Problemet uppstår när tiden behöver vara mer detaljrikt styrd mot ett projekt eller uppdrag. Många konsultföretag har väldigt varierande dagar med många möten, projekt och aktiviteter igång samtidigt. Om jag sitter med min tidrapport på fredagen och ska minnas tillbaka till vad jag gjorde på måndagen för att rapportera tiden så blir det lätt fel i rapporteringen. Ju mindre eftersläpning mellan tidrapportering och uppgift, desto större sannolikhet är det att debiteringsgraden blir korrekt. Många företag upplever att fakturerbara timmar glöms bort och om det inte finns bra verktyg att tidsrapportera i samband med utförda arbetsuppgifter så är det en stor risk att farhågan besannas.

Se och lär av mönstren från tidsrapporteringen

Om ett företag får koll på sina timmar i realtid så växer det fram en rad olika svar på tidigare komplexa och tidskrävande frågeställningar. Det växer fram en bank med information som företaget kan ta fram och lära sig av, se mönster och utvecklas. Vanliga frågor som tidigare var svåra att svara på finns nu tillgängliga att besvara på ett enklare sätt, såsom:

  • Hur stor del av vår tid är fakturerbar kontra intern tid?
  • Kommer vi att möta våra mål på debiteringsgrad?
  • Kommer vi att hinna klart med våra projekt i tid?
  • Hur många timmar har vi lagt på respektive projekt?
  • Har vi optimerat vår tidsåtgång i projekten på rätt sätt?

Hur kan en lösning se ut för tidsrapportering?

Om ditt företag är i behov av att förenkla tidsrapporteringen så är det första steget att hitta ett format som är likadant för alla. På så vis slipper du få in tidrapporter i en rad olika format för att sedan behöva sammanställa dessa. Om du dessutom har möjlighet att anpassa tidsrapporterna så att de blir relevanta efter ditt företags verksamhet så möjliggör det en korrekt inrapportering. Om du dessutom har möjlighet att utföra tidsrapporteringen i molnet så blir det möjligt för medarbetaren att rapportera in sin tid oavsett plats. En annan fördel med molnet är att medarbetaren kommer åt sin tidsrapport oavsett om tiden rapporteras in via en dator eller surfplatta eller i en app i medarbetarens smartphone. Då ger det medarbetaren möjlighet att tidsrapportera löpande och utan ansträngning.

Genom att ha en enhetlig, korrekt och ständigt uppdaterad tidsrapportering så ökar möjligheterna att debiteringsgraden blir mer verklighetsbaserad och aktuellt, och blir ett starkt styrmedel.

Testa gärna själv. Visma Severa är ett tid- och projektverktyg i molnet som du kan testa helt gratis i 30 dagar.

Daniel jobbar med försäljning av affärssystem på Visma Software AB. Han tycker om att samarbeta med projekt-och konsultföretag för att hitta stabila, långsiktiga lösningar bland processer kopplade till ekonomi, lön och HR. Daniel brinner för tanken att ha system som tar bort tidigare tidskrävande och manuella steg för att företagen ska få mer tid och energi för att kunna fokusera på det de är allra bäst på.
Kom i kontakt med Daniel: