Om du planerar en konferens eller kickoff, kom ihåg att teknikutvecklingen har förändrat vår möteskultur. Behovet av fysiska möten har sjunkit – Skype! Hangout! Zoom! – medan kraven på kvalitet vid de live-möten vi väljer att gå på har ökat. Vi pratar fortfarande med varandra, tack och lov, men är mer sällan i samma rum.
Ladda hem hela guiden med alla tips inför kickoff och konferens här »
Att “samla styrkorna” är dock helt nödvändigt med jämna mellanrum. Nödvändigt och roligt. Det kan bidra till att medarbetare hoppar både högre och längre, samtidigt som startsträckan till en ny satsning kortas och effektiviteten i en arbetsgrupp ökar. Men som alltid krävs det såväl planering som noggrannhet och kreativitet för att uppnå önskat resultat.
Och med den här guiden hoppas vi underlätta arbetet för dig som planerar för just en konferens eller kickoff i höst eller nästa år. Gratistips, ja visst, men vassa gratistips.
Tips för konferens och kickoff
En bra guide gör det lättare att fatta rätt beslut. Men rätt för mig, kan vara fel för dig. Så varje punkt i den här guiden bör sättas relation till er företagskultur, era behov samt, inte minst, era verksamhetsmål. Tipsen gör inte hela jobbet. Det är fortfarande du som behöver göra ett val.
Alla konferensanläggningar har sin profil. Och sina fördelar. Utgå gärna från början ifrån tre olika faser i ditt arbete att anordna en konferens: planering, genomförande och uppföljning. Underskatta inte vikten av den sista fasen.
Med Vismas konferensguide får du ett förslag på verktyg som kommer att hjälpa dig att ta in feedback och nästa gång du ska samla en grupp av människor. Oavsett om det är partners, kunder eller leverantörer.
10 tips som hjälper dig att välja och planera
1. Bäst förberedd vinner. Tänk noga i genom syftet med er kickoff eller konferens. Varför anordnar ni den? Vad är det ni vill uppnå? Svaret bör löpa som en röd tråd i praktisk form genom hela eventet – från inbjudan via eventagendan till slutorden innan ni skiljs åt. Låt deltagarna känna slutmålet in på bara huden.
2. Pengar. Ekonomi. Budget. Kanske inte ord som det svänger och rockar om. Men viktiga är de. Ett stalltips är att alltid undersöka vad som ingår i bokningen. Stirra dig inte blind på priset. Utan jämför det alltid med innehållet i leveransen.
3. Lyx och flärd eller enkelhet och funktion: du (och din budget) väljer. Det finns konferensanläggningar på landet och andra som ligger inne i city, mitt i smeten. Låt ditt val påverkas av punkt 1 i denna guide samt deltagarnas förväntan.
Kolla exempelvis alltid upp parkeringsmöjligheter. Samt att anläggningen kan erbjuda en service och teknisk nivå som står i relation till konferensens mål och deltagarnas behov. Det är också skillnad på att se en konferensanläggning på bild och i verkligheten. För att vara säker på att du gör rätt val, boka en tid och titta på lokalerna på plats.
4. Vad händer mellan föreläsningar, genomgångar och gruppövningar? Ingen oviktig detalj. Mellansnack och pausaktiviteter kan vara det som fyller rummet med energi och skratt efter en fakta-tung sittning.
Kom ihåg att ge konferensdeltagarna gott om tid att exempelvis fylla på kaffekoppen och ringa ett samtal eller svara på mejl.
5. Val. När du är säker på ditt val av konferensanläggning, gör bokningen så snart som möjligt. En populär period för konferenser, som i oktober, bokas snabbt upp. Å andra sidan kan du hitta bra priserbjudanden, om ni kan tänka er att lägga konferensen eller er kickoff vid en annan tidpunkt.
Kom ihåg-lista inför en konferens eller kickoff
● Skicka ut inbjudningar.
● Boka i konferensanläggning och föreläsare i god tid.
● Allergier hos deltagarna?
● Behöver någon specialkost?
● Ta med dubbla uppsättningar teknik, exempelvis presentationspekare och presentationsdator.
● Stresstesta budgeten: vad kan inträffa som gör att den spräcks?
● Briefa eventuella gästföreläsare om huvudmålet med konferensen.
● Be deltagarna om feedback efter konferensen. Här är Google Formulär ett bra alternativ.
● Om konferensen ni planerar pågår i flera dagar, så kan det vara bra att låta deltagarna själva välja en kvällsaktivitet. Då kan också den som behöver det, dra sig tillbaka en stund.
● Skicka över namn på deltagarna till er konferenspartner
6. Avbokningsregler. Undersök de villkor som gäller för avbokning. Det kan vara avgörande för att få tillbaka hela eller delar av avgiften, om något oväntat skulle inträffa.
7. Föreläsare. Alla tillställningar behöver ett huvudnummer. Och om ni vill ta in en extern föreläsare, till exempel någon med särskild kunskap om hur man tar sig till huvudmålet med konferensen, så finns det företag som är specialiserade på att förmedla experter, specialister och andra typer av föreläsare – som Talarforum och SAJ.
8. Bläddra bland konferensanläggningar. På Svenska Möten:s webb kan du på ett enkelt sätt matcha just era behov och önskemål mot många av Sveriges olika konferensanläggningar.
9. Dela rum eller sova ensam. Finns det svenskt kaffe på hotellet, undrar en kvinna i bussen på väg till hotellet i filmen Sällskapsresan.
Motsvarande fråga för människor som ska på konferens är: kan man boka enkelrum mot en avgift? Underskatta inte vikten av att den som exempelvis har småbarn hemma får möjlighet att sova ifred. Det kan påverka såväl humör som koncentrationsförmågan på det mest häpnadsväckande sätt.
10. Återkoppling och feedback. Det finns en verklighet även efter en lyckad sammankomst kollegor emellan. För att kunna ta med dig alla erfarenheter av att ha planerat och genomfört en konferens, be gärna konferensdeltagarna om feedback.
Google Formulär är ett superenkelt verktyg, som alla kan använda och hantera. Här kan du skapa dina frågor, se svaren och dra ut statistik för att återkoppla deltagarnas plus och eventuella minus på hela konferens-upplevelsen till chefer eller andra som kan ha nytta av informationen.
Extra billiga inköp – Prova gratis i 30 dagar
Med våra rabattavtal gör vi livet enklare (och billigare) för svenska företag varje dag. Vi hoppas att du och ditt företag vill bli en av dem. Prova Visma Advantage gratis i 30 dagar – om du inte är nöjd med oss efter provtiden avslutas abonnemanget automatiskt.
