Att rapportera in sin reseräkning i slutet av varje månad är något som de flesta tycker är tidskrävande och tråkigt. Men det finns smarta lösningar som förenklar och effektiviserar. Genom att samarbeta i molnet behöver inte resenärer och administratörer anpassa hur, när eller varifrån de jobbar. Med en app fotograferar resenären direkt utläggskvitton med sin smartphone, och liknande kvitton bifogas digitalt till en och samma rapport. Komplettering av bokföringskonto, moms, traktamente, milersättning för egen bil avseende resan görs till en plats.
Eftersom varje anställd administrerar sin egen reseräkning kan de också själva göra en rimlighetsbedömning av registrerad information. Det innebär i sin tur att informationskvaliteten ökar. Redan så här långt sparar företaget tid och pengar, eftersom rapporteringen kan göras betydligt snabbare än när det behövdes en sammanställning av minnesanteckningar, en låda för alla kvitton, flera utskrifter, med mera.
Reseräkning i molnet effektiviserar
Att informationen redan finns i systemet underlättar samarbetet. Administratören spar tid som annars skulle användas till registrering, kontroll och detaljfrågor om resan. Även tiden för attestprocesser minskar för varje chef. Administratören kan se var i flödet en reseräkning befinner sig, vilket innebär att ytterligare tid för kontrollfunktionen minskar.
Här följer här några tips om hur ditt företag kan få reseräkning i molnet att fungera i praktiken:
- Visa och beskriv för flera anställda samtidigt hur rapporteringen i din nya molntjänst fungerar. Även om registreringen är intuitiv, får de anställda höra varandra ställa smarta frågor när en hel grupp får instruktioner samtidigt. En digital lathund som stöd för minnet underlättar ytterligare.
- Passa på att redogöra för er resepolicy och informera om var policyn finns i skriftlig form. Har ni regler för I vilken utsträckning är det tillåtet att övernatta istället för att resa över dagen och hur brukar ni göra om någon tappat ett kvitto? De flesta anställda förstår poängen med att hålla sig till policyn och uppskattar att få kortfattad information om vad som gäller.
- Vilka regler är av betydelse för representation? Inom näringslivet är det ofta till fördel att underhålla kunder. Det kan handla om måltider eller att ta med kunder till en aktivitet. Även om det finns möjlighet att parametersätta utifrån gällande skatteregler, föredrar många anställda att i förväg känna till vad som påverkar om representationen är avdragsgill eller inte.
- Vad gäller i ert företag avseende friskvård? Även om friskvården egentligen inte har med en resa att göra är det liksom med andra förmåner vanligt att redovisa ett sådant utlägg på reseräkningen.
- Spara alla kvitton! Även om vi kommit långt i vår digitala tidsålder har lagstiftningen inte riktigt hunnit med. Det är fortfarande inte klart om det framöver kommer att räcka att spara kvittot digitalt. Om det blir så, kommer vi att kunna spara ytterligare tid
För fler tips om hur du kan effektivisera ditt arbete med reseräkningar, hämta guiden Snabbaste vägen till korrekta reseräkningar nedan.
