Det jag ofta stöter på i min vardag är företag som fortfarande sköter en betydande del av sin projektuppföljning i Excel. Att använda Excel för tidrapportering och uppföljning av kostnader kanske gick bra när möjligheterna för digitala tidrapporter var begränsade, eller när företaget var nystartat. I takt med att företaget växer så växer ofta även excelbladet och dess komplexitet. Fler personer ska in i samma ark och rapportera tid och fler formler adderas för att få fram nyckeltal. Det får till följd att man drar sig för att rapportera sin tid eller kostnader och det som en gång var ganska enkelt har nu blivit en mardröm.
Därför är det viktigt med projektuppföljning
- Du får en helt annan överblick av företaget i realtid. Många företag har ofta en ungefärlig koll på hur många timmar som läggs ner i olika projekt. Det som blir desto svårare är att se var dessa timmar tar vägen. Hur många är produktiva? Hur många är fakturerbara?
- Du kan snabbt se hur arbetet fortlöper och kan följa hur projektet utvecklas i realtid. Frågor såsom “Har vi budgeterat rätt för kostnaderna i projektet?” får du svar på direkt. Du kan också undvika att t.ex. arbeta 20 timmar mer än planerat, något som annars hade lett till att ett tidigare lönsamt projekt helt plötsligt blev väldigt kostsamt.
- Du kommer att ha en fantastisk möjlighet att gå tillbaka och se på ett avslutat projekt och lära dig av det inför framtida projekt. Behöver ditt företag kanske rekrytera nya medarbetare eller kompetensutveckla befintliga för att höja effektiviteten?
Projektuppföljning i telefonen
- Här är tillgänglighet oerhört viktigt. Det ska vara smidigt och snabbt för medarbetaren att lägga in sin tidrapport. Att ha en molnbaserad lösning är att föredra så att medarbetaren kan koppla upp sig oavsett plattform. Det optimala är att dessutom ha tillgång till en mobilapp där medarbetaren kan fylla i sin tidrapport på ett par sekunder.
- Hur bra tillgänglighet man än har så krävs det ofta en intern rutin för att tidrapporteringen trots detta ska göras. Molnbaserad tidrapportering kombinerat med en mobilapp är fantastiska verktyg och ger rätt förutsättningar för att kunna digitalisera och effektivisera tidrapporteringen. I en övergångsfas kan det krävas engagemang från projektledaren för att övergången ska bli så smidig som möjligt. Det kan vara så att man behöver påminna varandra att rapportera tiden dagligen tills att det blir en självklar rutin.
Att flytta tidrapporten från excel i datorn till en app i varje medarbetares smartphone är ett enkelt steg att digitalisera projektuppföljningen. Dessutom ger det flera positiva effekter. Uppföljningen av timmar och kostnader sker i realtid, utan eftersläpningar och tidrapporteringen kan skötas i farten oavsett var man befinner sig. En annan positiv effekt är att en digital tidrapportering gör det möjligt att på ett enkelt sätt växa och anställa fler utan att administrationen av timmar blir lidande. Testa själv hur enkelt det är. Vi erbjuder hela 30 dagar trial på vårt molnbaserade system, Visma Severa.
