Projekthantering i en agil verksamhet – ledarskap

Projekthantering i en agil verksamhet - ledarskap

Allt fler företag och verksamheter talar om att det agila ledarskapet är en framgångsfaktor då det kommer till digitaliseringsresan. För er som behöver lite mer kunskap om det agila så tar vi en kort historisk tillbakablick: 2001 samlades sjutton ledande profiler inom mjukvarubranschen för att hitta en gemensam metod för att förbättra den traditionella vattenfallsmetoden. Resultatet blev Manifesto for Agile Software Development.

Anledningen till att dessa personer samlats var att dom gemensamt tyckte att det lades alldeles för mycket tid på dokumentation. När det kommer till det agila arbetssättet så är det viktigt att anpassa sig efter hur projektet utvecklas. Processen ska vara adaptiv istället för prediktiv. När verksamheter arbetar på det här viset så skapas möjligheter att förändra produkter och tjänster utifrån vad konkurrenter lanserar eller hur konsumenter använder produkten/tjänsten.

4 grundläggande punkter i det agila manifestet:

  • Individer och samspel framför metoder, processer och verktyg.
  • Användbart resultat framför omfattande dokumentation.
  • Kundsamarbete framför kontraktsförhandlingar.
  • Anpassning till förändring framför att följa en statisk plan.

När jag kommer ut till företag får jag ofta frågan om hur de ska göra för att motivera medarbetarna att engagera sig. Hur får vi medarbetarna att registrera tid, produkter och tjänster? Vi måste se till att vi har projektteam som bidrar och medverkar i projektplanen. Teamet ska ha realiserbara planer som är “lagom” genomarbetade. Vi måste vara snabbrörliga och anpassningsbara. Det ska finnas en långsiktig plan och en detaljplan i närtid. Mitt råd är att bryta ner detta i aktiviteter som ni lätt kan göra i Visma.net Project Management. Det kan exempelvis se ut så här:

Verksamheten behöver fokusera och investera i bra och kostnadseffektiva processer och verktyg. Hitta en balans, sätta fokus på kunden och kundvärdet. Att förse medarbetarna och ledning med rätt verktyg effektiviserar projektets leveranser och ökar förutsättningarna för att mäta rätt saker. Detta bidrar till den inre motivationen då det skapar en samhörighet med teamet. Med rätt projekthanteringsverktyg har ni all information i realtid, både på den finansiella och den operationella sidan.

Agilt ledarskap

Traditionella chefer sätter oftast mål som är enkla att mäta. En agil chef söker efter värden som skapar en god förståelse för hur verksamheten mår i syfte att nå ett högre mål. Vilken ökad effekt vill verksamheten uppnå? Vilken riktning ska vi gå? Vilka strategiska beslut ska vi ta? Det är upp till ledaren att uppmuntra medarbetarna att hitta den inre motivationen och göra dem delaktiga i verksamheten.

Ta vara på kompetens och detaljkunskaper

Jag har mött många organisationer som har problem med projektplanen, effektiviteten och som saknar möjligheten till en bra uppföljning. Med Visma.net Project Management kommer ni att få klarhet. Projektplanen här har en kanbanvy vilket går hand i hand med det agila tänket. Kanban är ett visuellt verktyg för produktionsstyrning som synkroniserar arbetet och innehåller instruktioner om exempelvis vad som ska göras/produceras och i vilken ordning. Så här kan exempelvis en projektplan se ut:

Att skapa nya projekt är enkelt och projektplanen bildas per automatik med inmatade värden. Här kan projektledaren även allokera tiden på projektnivå och se hur beläggningsgraden i procent eller timmar är hos tillgängliga resurser. Resurserna kan selekteras på flera olika sätt. Vi har ett fiffigt system för att särskilja exempelvis kunskapsområde. Möjligheten att lägga nyckelord på medarbetare gör selekteringen obegränsad. Här är exempel på vanliga selekteringar:

  • Roller
  • Avdelning
  • Kunskapsområde

Resursplaneringen kan jämföras med faktisk tid i en rapport som både visar kapacitet, belastning och den faktiskt rapporterade tiden. Gantt-schemat gör planen med dess faser lätt att överblicka. Möjligheten att skapa underfaser, aktiviteter och se projektmedlemmar ger medarbetarna förutsättningarna dom behöver och förväntar sig i ett verktyg för att arbeta agilt. Med projektplanen får medarbetaren och ledningen en tydlig och informativ överblick i en och samma bild och det går att få detaljerad information med bara några klick utan att den blir överarbetad. Allt är givetvis i realtid och informationen finns tillgänglig när som helst och var som helst, då vår lösning är plattformsoberoende och molnbaserat. Vi har även en app till verktyget vilket skapar möjlighet att hantera projekten, kundkorten, tidsredovisning och mycket mer direkt i mobilen.

Mycket går såklart också att skräddarsy. Med hjälp av våra konsulter kan ni få ett avancerat verktyg anpassat för just er. Jag visar och berättar gärna mer!

Kontakta Andrea

6