Gästblogg. Casimir Artmann på mediabolaget Artmann Media delar sina erfarenheter av jakten på det perfekta verktyget för projekthantering och kundvård. Som nystartat och snabbväxande bolag med säte i Skåne och kunder runt om i Norden och Baltikum var det viktigt att snabbt komma igång, för att sedan kunna anpassa och aktivera ytterligare funktionalitet.
Vi håller på att bygga upp ett nytt bolag för filmproduktion och för att kunna växa med lönsamhet kom vi förra hösten fram till att vi behöver bli bättre på att hålla reda på kunder, deras förfrågningar och våra offerter. Med andra ord så behöver vi ett kundvårdssystem istället för att använda ett arbetssätt som mer byggde på lösa lappar i digital form och ett väldigt enkelt CRM-system.
I början av februari 2020 började vi titta på olika system som skulle låta oss börja i liten skala, men vara enkla att “växla upp” snabbt. Under hösten hade vi tagit fram en beskrivning på vår säljprocess som skulle stötta olika typer av affärer, både komplexa filmproduktioner i mångmiljonklassen, men också resursuthyrning av personal bakom kameran. Då vi jobbar 100 procent distribuerat, var en helt molnbaserad tjänst ett måste.
Vi visste behov, och upptäckte möjligheter
Som (just nu) litet företag måste vi dessutom tänka på våra kostnader och det faktum att vi inte har någon IT-avdelning som hjälper oss. Att välja lösning utan att egentligen veta vad vi ville ha var en utmaning, varför Vismas engagemang genom Andrea kom att bli ett mycket uppskattat stöd. Hon visade på ett glasklart sätt vad vi hade möjlighet till och hjälpte oss att komma vidare, trots de hinder vi som så många andra ställdes inför under våren.
Baserat på en kombination av funktionalitet, enkelhet att använda, pris samt möjlighet att integrera med andra system så fann vi att Visma Project Management var den lämpligaste lösningen för vår verksamhet och började en diskussion om ett tänkbart införande av systemet.
Flexibilitet och snabbhet
Sedan kom pan-epidemin med Covid-19 och hela film- och underhållningsbranschen påverkades på ett omvälvande sätt med förändrade tidsplaner och stoppade produktioner. Eftersom molntjänsten vi tidigare använde för att hantera kunder i skulle avvecklas till den siste juni, behövde vi ha något nytt på plats innan dess. Arbetet tillsammans med Visma fortsatte, men i en mindre omfattning.
Vi hade under förra hösten arbetat mycket med vår affärsmodell, vilka typer av produkter och tjänster vi skall erbjuda och hur våra interna processer skall fungera. Allt detta arbete låg nu till grund till hur vi skulle konfigurera systemet under våren, vilket gjorde att vi kunde få systemet på plats och i bruk på extremt kort tid.
Vår säljprocess skiljer sig åt beroende på om vi levererar resurser, mindre produktioner eller stora produktioner, men försäljningsstatus är samma oavsett. Däremot så använder vi mer av funktionaliteten i systemet när vi arbetar med projekt än uthyrning. Vilka produktkategorier vi har hade vi tidigare definierat i vår produktionshandbok, detsamma gäller olika typer av produktioner och processer för dessa, som nu lades upp som mallar i projektmodulen.
Snabba offerter och bra uppföljning
När vi får en enkel förfrågan så tar det bara några få minuter att lägga upp en ny kund via mobilen, skapa en aktivitet i säljmodulen och tilldela det till en medarbetare. Med hjälp av offertmallar per typ av produktion och standardpriser för olika roller kan vi väldigt snabbt ta fram en offert till kund, samt dessutom hålla reda på vilka offerter vi skickar till olika kunder och följa upp hur det går.
Det som tog längst tid var att konvertera data från det tidigare systemet, e.g. projekt och kundförfrågningar eftersom de fanns i ett antal olika källsystem.
Samtidigt som vi införde ett nytt system för att hantera vår försäljning bytte vi till ett nytt system för produktionsplanering (Yamdu), då utveckling av det tidigare systemet avstannat och inte längre hade några möjligheter för integration. Nu använder vi Visma.net Project Management för ekonomisk projektplanering och uppföljning, samt Yamdu för mer detaljerad planering då det är specifikt anpassat för filmbranschen.
Fokus på sälj och leverans
Med hjälp av Visma.net Project Management har vi nu fått en digital plattform som stödjer vår verksamhet, och när marknaden tar fart igen kan vi fullt ut koncentrera våra resurser på att sälja och leverera istället för att trilskas med gammalmodiga IT-system.
Casimir Artmann, Artmann Media
Jag (Andrea) tror att nöjda kunder står högt upp på önskelistan för oss alla. Exakt vilken väg man väljer för att ta sig dit är oftast lite olika. För mig så är det viktigt att mina kunder känner sig lyssnade på vilket i det här fallet nog var avgörande. Ett företag som står med utmaningar behöver alternativ och deras åsikter och insikter som senare kan förbättra samarbetet tog jag tillvara på. Vi har tillsammans engagerat oss i hela processen och tack vare god och rak kommunikation mellan kund, konsult och sälj har implementationen av systemet fungerat snabbt och effektivt. Vi har en plan som vi brukar följa men i det här fallet ville kunden lägga projektplanen själv. Vi gjorde allt för att möta kundens förväntningar och slutresultatet blev enligt önskemål. Vi tackar för förtroendet och jag ser fram emot att se Artmann Media glänsa när branschen återhämtar sig och jag kommer att följa er resa med spänning.
