Som tjänsteföretag med konsultanställda lever vi dagligen med mottot ”tid är pengar”. Arbete som genomförs blir det som genererar all vår intäkt, det som gör oss lönsamma eller inte. För dessa företag är administration den största intäktstjuven. Låt oss räkna lite:
Anta att vi driver ett konsultföretag med 12 anställda. Under sex års tid har vår organisation växt stadigt med 2 nya anställda per år och vi arbetar idag med Excel för tidsredovisning och sköter våra projekt i mappar som ligger på våra servrar. Konsulterna skickar in sina tidrapporter till vår ekonomiavdelning varje vecka, tillsammans med ett separat ark där de har skrivit in sina utlägg. Ekonomi summerar 12 anställdas timmar, administrerar 12 anställdas utläggsredovisning och skickar dessa till VD för godkännande. VD skickar sedan tillbaka de godkända filerna till ekonomin som sedan lägger in allting i ett lönesystem för löneutbetalningar.
Om vi bryter ner denna process lite så kan vi förenklat säga att den administrativa tiden för insamling av all data för löneutbetalning är cirka 15 minuter per anställd och vecka, vilket gör att det för 12 personer tar ca.3 timmar i veckan att sammanställa. Under en månad är vi uppe i 12 timmar administrationstid. Förenklat kan vi säga att om administration kostar oss 1000 kr/timme så har vi alltså en kostnad på 12000 kr/månad för att få in löneunderlag.
För att återkoppla detta till vårt motto – då låter ju rutinen beskriven ovan inte helt kostnadseffektiv… Tänk dig istället ett system där den inmatade tiden används för att skapa faktureringsunderlag, göra projektuppföljning OCH direkt skapa löneunderlag. En inmatning, en gång och på en plats. Genom att använda smarta lösningar, kan ni frigöra tid och minska den ofakturerbara administrationen.
