Management Trainee- Hur startar man ett nytt projekt?

Namn: Anna Normark
Roll på Visma: Management Trainee 

Jag har precis lämnat mitt andra projekt, där jag var projektledare för uppstartsfasen och planeringen av en ny app. I det projektet fick jag lära mig mycket om projektledning, hur man jobbar tillsammans i ett team som är utspritt i olika städer och länder, och hur mycket arbete som ligger i ett projekt innan man skriver så mycket som en rad kod. Under projektet fick jag utnyttja tidigare kunskaper inom både UX processer och apputveckling.

Nu påbörjar jag mitt tredje projekt här hos Visma och ställs återigen för problemet, hur ska jag påbörja detta projekt? Första dagen på ett nytt projekt är alltid intensiv. Förutom att få en massa ny information om vad bolaget man börjar hos gör, vad bakgrunden till ens projekt är och vad det är som faktiskt förväntas av mig som trainee, får jag också försöka lära mig sisådär hundra nya namn. Det är med andra ord lite som att börja ett nytt jobb, förutom att det händer totalt 5 gånger under trainee året.

Efter introduktionen kan ens nya projekt kännas gigantiskt, i en kort stund grubblar man för sig själv hur man ska klara detta och var man ska börja. Här kommer mina tips om hur du startar ett projekt som jag samlat på mig under mina första månader på Visma.

Steg ett – Manövrera spelrummet!

Börja med att definiera vad du tänker göra, men kanske ännu viktigare, definiera vad du inte tänker göra, och berätta vad som görs ifall det blir mindre tid. Kanske måste du till och med ändra planen lite. På så sätt har du tagit kontroll över projektets spelrum.

Steg två – Bryt ner problemet

Bryt ner det till mindre beståndsdelar, vad behöver jag för att lyckas med detta? Ibland kan det vara svårt att göra, men börja med att definiera huvuddelarna på projektet.

Steg tre – Definiera vilka som kan hjälpa dig och vilka som sitter på viktig information

Som tur är finns det alltid hjälp att få! I traineeprojekten finns det alltid minst en projektägare. Denna person sitter ofta på massa information om vad det önskade slutresultatet är och hur man kan gå tillväga för att komma dit, annars vet nog personen vem som kan hjälpa mig att hitta den informationen.

Steg fyra – Planera projektet

Nu när vi vet de olika beståndsdelarna av vårt projekt, och vi vet vilka som kan hjälpa oss med de olika delarna, då kan vi börja planera hur vi ska utföra projektet. Kan vissa delar av projektet utföras parallellt? Vilken/vilka delar kräver mest tid? För mig hjälper det ofta att göra en tidslinje där jag per vecka på projektet definierar det huvudsakliga målet.

Steg fem – Följ upp utförandet

Nu när du har en plan måste ju även planen följas. Jag ser till att följa min projektplan genom att använda Trello boards. Det tar lite tid att få till exakt hur man ska använda dessa boards, men viktigast att tänka på är att göra alla tasks små och mätbara. Ett exempel är att definiera en task som “kontakta personen x angående y”, när du kontaktat personen får du dessutom belöningen att flytta tasken till done. Att använda liknande verktyg hjälper dig dels att bryta ner projektet till ännu mindre beståndsdelar, men också att ha koll på vad du ska göra och vad du gjort.

Dessa fem steg garanterar inte ett lyckat projekt, men de hjälper iallafall på vägen till att starta något som kan bli ett. En viktig sak att ha i åtanke är att anpassa sig efter olika situationer, och därför även anpassa uppstarten av projekt till projektets behov.

Vill du se mer av årets trainees? Missa då inte att följa deras konto på Instagram @vismatrainee