Kommunikation – nyckeln till en lyckad integration

Visma är en stark IT-koncern som årligen förvärvar mellan 15- 20 bolag. Det finns idag en tydlig strategi för hur vi arbetar med uppköp och att integrera bolag in i koncernen. Det här inlägget kommer dock inte att handla om vår förvärvsstrategi, eller vilken typ av bolag vi är intresserade av att köpa. Det här inlägget kommer beröra det kanske allra viktigaste vid ett uppköp, medarbetarna och hur vi arbetar för en smidig och genomarbetad integration.

Tommy Hallén, HR-chef på Visma Enterprise

Tommy Hallén, HR chef på Visma har varit med under flera större uppköp och delar nu med sig av sina lärdomar om hur man ska arbeta för en lyckad integration.  

– På Visma börjar vi få stor erfarenhet av uppköp och har genom det dragit lärdomar från vad som fungerar och vad man ska undvika i en integration.  En sak som dock är genomgående, oavsett om du arbetar med större eller mindre integrationer är att fokus tidigt bör ligga på medarbetarna. Vi har tagit fram en strategi som baseras på fem olika kategorier vi alltid ser över inför en integration. Dessa områden är, kommunikation, management, HR, ekonomi och IT.

Kommunikation

Att kommunicera kan låta självklart, men det är ofta här de flesta misstag görs. Att anta att någon har förstått, eller att vara otydlig och inte ge klara besked kan vara förödande för en smidig övergång. Därav är det viktigt att man tidigt väljer en kommunikationskanal som alla inblandade har lätt tillgång till.

– Det vi har lärt oss är att vara ärliga och tydliga mot det förvärvade bolaget. Att försöka översälja Visma eller dölja våra skönhetsfläckar fungerar aldrig. Vi måste komma ihåg att alltid kommunicera varför vi gör förändringen, vad det kommer leda till och på vilket sätt vi ska göra den. Att skapa förståelse hos medarbetarna och vara öppen för diskussion och ifrågasättande är otroligt viktigt. 

Management

– Att till en början arbeta för att få med oss ledarna i det förvärvade bolaget och tillsammans med dem sedan få med samtliga medarbetare är en viktig faktor för ett lyckat resultat.  En förändring är lättare att ta in om den kommer från en person du redan känner tillit för, vilket egentligen är ganska logiskt. Att inför sammanslagningen se över och involvera de redan befintliga ledare från det förvärvade bolaget och stämma av så att motivationen och förändringarna kan hanteras av dem är ett av de första och mest avgörande stegen, för att sedan få med sig resten av medarbetarna.  Det är i många fall en reviderad ledningsgrupp som ska upprättas vilket kräver att både de nya, men även befintliga ledarna vet vad som väntar och är motiverade till förändringen. Mycket handlar om att lyssna in och vara närvarande, och återigen fokusera på kommunikation mellan alla led.

Mycket handlar om att lyssna in, vara närvarande och fokusera på kommunikation mellan alla led

HR

– Även här är det fördelaktigt att få med sig ledarna och om möjligt involvera både HR och VD från det uppköpta bolaget. När det kommer till medarbetare är det avgörande att lägga tid och resurser på att få så mycket som möjligt att fungera relativt omgående. Att se över pensionsplaner, göra förmånsundersökningar och diskutera Visma-kulturen i ett tidigt skede är viktigt. Att även arbeta för att säkerställa gemensamma HR-processer, policys och personalhandbok är även det ett tips för att underlätta den fortsatta integrationen.  

Ekonomi

– För att undvika konflikter och sura miner relaterat till det ekonomiska området är det viktigt att upprätta goda arbetsrelationer så tidigt som möjligt med det förvärvade bolaget. Om det förvärvade bolaget är med på noterna även rent ekonomiskt kommer de andra bitarna att gå väldigt mycket lättare. Sätt tydliga prioriteringar, kommunicera och undvik att göra allt på en och samma gång. Jobba projektorienterat med dedikerad, kompetent personal.

IT

– Även IT-området handlar mycket om kommunikation. Många kommer att förstå varför, så länge de får information och guidelines om hur. Sätt en struktur för utbildningar. Hur får vi in de nya medarbetarna i våra system och på vilket sätt ska vi lära upp dem för att säkerställa att det blir en smidig övergång från tidigare system. Flagga om du inser att något IT-projekt kommer dra ut på tiden och informera, informera, informera. Ge hellre mer information, tydligare riktlinjer och ett extra handtag för att slippa extrafrågor och uppgivna suckar från medarbetare som har problem med att komma igång med IT:n.

Många kommer att förstå varför, så länge de får information och guidelines om hur

När all formalia är på plats börjar egentligen det riktiga arbetet.
– Att både se till att få med sig de nya kollegorna och samtidigt säkerställa att de befintliga kollegorna också är trygga med förändringen är en avgörande pusselbit i integrationen. Varje individ går igenom sin egen process och den individuella förändringsprocessen tar olika lång tid beroende på person. Det är något vi måste ta hänsyn till och erbjuda stöd för i processen.

–  Det är egentligen först när alla kollegor är samlade och befinner sig under samma tak som vi kan börja bygga relationer och den gemensamma företagskulturen. Att inte förglömma är att med jämna mellanrum  stanna upp, reflektera och säkerställa att allt går åt rätt håll. Glöm för guds skull heller inte att fira framgång och uppnådda milstolpar! Vi har exempelvis precis haft en härlig inflyttningsfest tillsammans med våra senaste förvärv, Bluegarden och Medvind IT. En lyckad tillställning där alla fick möjlighet att träffas och umgås i mer avslappnade former.

 

Inflyttningsfest för att fira våra senaste förvärv och att vi nu befinner oss under samma tak

Kajza Zellman Sjööblom arbetar som Employer Branding and Recruitment Specialist, med huvudfokus på just employer branding och rekryteringsfrågor för de svenska Vismabolagen. Kajza bloggar bland annat om livet på Visma och aktuella branschfrågor. Varmt välkommen att höra av dig till Kajza för frågor om karriärmöjligheter på Visma.
Kom i kontakt med Kajza: