Som applikationskonsult och stöd för många av våra kunder vet jag att det inte är svårt att komma igång med automatisering av leverantörsfakturorna, här är mina tre främsta tips.
Identifiera återkommande fakturor – börja med 30 minuter så är ni redan en bra bit på väg
Grunden för att kunna automatisera leverantörsfakturor ligger i analysen och grundarbetet. Alla fakturor lämpar sig inte för att automatiseras, men en stor mängd av de fakturor som hanteras varje månad följer ett återkommande mönster. Detta kan man givetvis göra väldigt systematisk, men testa att avsätta 30 minuter med dina kollegor på ekonomi och spåna fritt så kommer ni se att ni redan är en bra bit på vägen.
Börja småskaligt – en leverantör i taget är ett steg framåt, allt behöver inte göras på en gång
Vare sig det gäller träning eller ekonomihantering så har vi människor en tendens att tänka i termer av allt eller inget. Precis som med träningen finns det en stor risk att man låter bli att ta tag i automatiseringen av fakturor då uppgiften helt enkelt känns för stor. Här är vårt råd att man börjar småskaligt och testar sig fram, kanske finns det fakturor från en leverantör som ni skulle kunna automatisera redan idag? Detta är en utmärkt start som med stor säkerhet kommer få er att se nya möjligheter att göra ytterligare automatiseringar på sikt.
Involvera ledningen – mer automatisering är en organisationsfråga som hela företaget vinner på
Om man idag har ett flöde med mycket handpåläggning och manuell kontroll är risken överhängande att det finns en organisationskultur och kanske ett attestreglemente som står stick i stäv med att jobba mer effektivt och automatiserat. Att involvera ledningen i processen är därför viktigt redan från början då ni som organisation kan behöva omvärdera hur ni har jobbat och hur ni vill jobba framåt.
Ett ekonomisystem som byggts för automatisering gör allt enklare, läs gärna mer om vårt Control Edge.
