Att byta fakturahanteringssystem behöver inte vara svårt framförallt om du följer våra fyra tips:
- Användbarhet.
För att implementeringen ska lyckas krävs att alla som behöver använda fakturahanteringssystemet kan göra det effektivt. Det ställer höga krav på användbarhet. Sällananvändare som bara attesterar några fakturor per år har helt andra förutsättningar att ta sig tid att lära sig systemet än de som arbetar i systemet dagligen. Båda användartyperna måste kunna arbeta effektivt i systemet. En lösning kan vara att välja ett system som visar upp olika gränssnitt för olika användarroller. Sällanvändarna kan mötas av ett lättanvänt gränssnitt medan de som använder systemet ofta får ett gränssnitt där de smidigt kan nå de avancerade funktioner de behöver. - Informera alla berörda i god tid.
Ett byte av elektronisk fakturahanteringslösning påverkar alla i organisationen som på något sätt måste hantera fakturor, och sammantaget kan det röra sig om många medarbetare. En nyckel till att lyckas med övergången är att informera alla som påverkas om varför ni byter system, hur det kommer att påverka dem och vilka fördelarna är – både för den enskilda medarbetaren och för företaget som helhet.
Demofilm
Klicka här för att visa en kort film om Visma Proceedo Fakturahantering- Lägg tid på kravspecen.
Det är också viktigt att göra en bra kravspecifikation och tänka igenom olika scenarier och flöden för att identifiera de funktioner som behövs. Att missa en funktion som visar sig vara nödvändig för organisationen kan vara förödande för hela implementeringen. Det gäller således att ta sig tid och tänk igenom kravspecen ordentligt. Här kan det vara bra att skapa en referensgrupp från olika delar av verksamheten. Annars finns en risk man missar funktionalitet som en del av verksamheten måste ha, men som resten av organisationen inte använder. - Få med leverantörerna.
Vill företaget gå över till e-fakturor i möjligaste mån är det viktigt att få med leverantörer som skickar flest fakturor som snabbt som möjligt för att kunna effektivisera en så stor volym av fakturahanteringen som möjligt. Vill företaget använda den nya lösningen för att öka användandet av e-fakturor är det också viktigt att få med de viktigaste leverantörerna från början. Genom att identifiera de leverantörer som skickar den största volymen av fakturor och få dem att skicka e-fakturor är det möjligt att redan från början visa på stora effektivitetsvinster.
Var detta intressant?
