Tillbaka till huvudmeny

Fem fördelar med digital avtalshantering

Hur vi hanterar och förvarar avtal, såsom kundavtal, ramavtal eller leverantörsavtal skiljer sig brett bland företag. Trots att vi går mot en allt mer digital arbetsvardag lever ofta traditionella vanor kvar. Men att leta efter dokument i pärmar, arkivskåp, mappar på skrivbordet eller oändliga Excel-filer är både ineffektivt och onödigt tidskrävande.

man håller han på laptop

Manuell dokumenthantering innebär utmaningar för många organisationer. Det blir svårare att hålla koll på sina avtal och vilken version som är aktuell när det är dags att omförhandla. Och det kan lätt resultera i att detaljer som villkor och utgångsdatum glöms bort, eller i värsta fall att avtal försvinner. Det kan också skapa problem och otydlighet kring versionshantering och behörighet. Detta är något som en digital lösning kan hjälpa till att hantera. 

En digital avtalshantering hjälper företag att få en bättre struktur över sina avtal och med en kraftfull sökfunktion med möjlighet till filtrering är det lätt att hitta rätt avtal, oavsett var man befinner sig och vilken enhet man använder sig av. Funktionalitet för versionshistorik möjliggör spårbarhet av ändringar i avtalen och behörighetsstyrning ser till att känsliga uppgifter inte nås av obehöriga. Att lagra sina avtal digitalt är också det enklaste sättet för att säkerställa att man har en bra regelefterlevnad vid arkivering. Ett modernt och användarvänligt system är därmed både mer tidseffektivt, kostnadseffektivt och säkert.

Fem fördelar med digital avtalshantering

  1. Tydlig översikt och enkel sortering
    Sortering av avtal baserat på status och prioritet, samt en användaranpassad vy gör det enkelt att hitta rätt avtal för rätt användare.
  2. Åtkomst från alla enheter
    En lösning med full mobilitet gör det möjligt att hantera dina avtal oavsett var du befinner dig.
  3. Automatiska påminnelser
    Med påminnelser via e-post är det enkelt att hålla koll på avtalen når förfallodatum eller behöver omförhandlas.
  4. Elektroniska underskrifter
    Signera avtal på ett enkelt sätt via smartphone, surfplatta eller dator, och slipp onödigt långa ledtider.
  5. Behörighetsstyrning
    Möjlighet att enkelt styra vem som äger avtalet och vilka som har möjlighet att redigera och läsa.

Vilken digital lösning passar bäst?

När man jämför olika digitala lösningar så är det viktigt att se över vilka funktioner som ingår för att skapa, granska och dela avtal under hela avtalsprocessen. En digital avtalshantering som är anpassad efter företagets specifika önskemål är både en långsiktig och trygg lösning. Då kan man exempelvis även lägga till funktioner för att scanna avtal, automatisk registrering av avtal eller elektroniska underskrifter.

Om din organisation idag använder sig av Microsoft 365 så kan en avtalslösning baserad på SharePoint vara rätt val. Det är både enkelt att ansluta till nuvarande intranät, Teams och skapar en sömnlös integration för verksamheten. Avtalen lagras hos er med högsta säkerhet, sökbarhet, påminnelser och ett snyggt gränssnitt.

Visma har utvecklat en lösning för Avtalshantering i SharePoint – en färdig produkt som lätt kan anpassas efter era önskemål och krav. Läs mer om Vismas Avtalshantering eller beställ en kostnadsfri demovideo av lösningen via länken nedan.

Visma Avtalshantering

Mest populära

  • Kan arbetsgivare betala ut pengar istället för semester?

    När semesteråret når sitt slut, och de anställda har semesterdagar kvar, vad kan du som arbetsgivare göra? Kan du betala ut pengar istället för att ge medarbetaren semester? Det är en vanlig fråga, och svaret finns i semesterlagen.

  • Räknas restid som arbetstid?

    Betald restid – en definitionsfråga med flera svar. Många yrkesgrupper spenderar många timmar i veckan på att resa mellan olika projekt eller arbetsplatser. Det finns tillfällen då restid räknas som arbetstid. Däremot räknas inte resan till och från den ordinarie arbetsplatsen som restid – dina medarbetare har alltså inte rätt till kompensation för tiden de lägger på att ta sig till arbetet.