Effektivitetstips nummer 8 - Sluta kalla samtal för möten. Bild: Freepik

Effektivitetstips #8 – Sluta kalla samtal för möten

Jag läser en text som författaren och mötesexperten Al Pittampalli har publicerat på Harvard Business Review där han hävdar att organisationer drunknar i ineffektiva möten och en av anledningarna till det är att vi kallar dem för just möten. Al menar att om vi verkligen vill ha färre och mer meningsfulla möten måste vi börja använda mer robusta uttryck för att beskriva dem. Ett sätt enligt Al är att sluta kalla samtal för möte.

Vi har bloggat om mötesdiciplin som ett effektivitetstips tidigare här på bloggen. Och det är ett ämne som verkligen kan öka eller för den skull även sänka effektiviteten i ett bolag. Handen på hjärtat, om du kollar i din kalender, hur många av de möten som du har närmaste 14 dagarna är riktiga möten? Möten med tydlig agenda, beslutspunkter, etc.

Michael Mankins, Chris Brahm och Gregory Caimi har gjort en undersökning om hur många timmar som slösas bort på möten. De har samlat data om tidsanvändning vid ett stort företag och fann att människorna där tillbringade 300 000 timmar per år bara på återkommande veckomöten. Deras grafiska rapport har även den publicerats på utmärkta Harvard Business Review.

Tre exempel på mötesformer du kan sluta med idag för att bli effektivare

meetings

Behövs alla möten du har inbokade i kalendern?

1. Informationsmöten
Information är en typ av kommunikation som är enkelriktad. Då finns inget behov av att dina kollegor ska behöva avbryta sina arbeten för att lyssna på dig. Det är bara slöseri med din och dina kollegors tid. Använd mail eller intranät istället så kan de ta del av din information när de passar dem bäst.

2. Fikamötet
Ej att förknippas med fikarasten som vi har bloggat om tidigare i denna serie. Fikamötet är ett inplanerat, socialt möte, där ändamålet egentligen är att få umgås fast förklätt i ett möte. Sluta med dessa och lägg in rena fikaraster istället.

3. Veckomötet
Kanske den största boven hos många – måndagsmötet. Behöver ni verkligen ett möte varje vecka, bara för att det är måndag? Om det är för resursplanering bör du testa Visma Severa gratis i 30 dagar.

Har du andra tips på möten som du har slutat med? Dela gärna med dig av dina erfarenheter i kommentarsfältet nedan.

Niclas Nässlander är marknadschef på Visma Software och bloggar om nyttan av affärssystem blandat med personliga reflektioner. Har du också tankar att dela med dig av angående ekonomi- och affärssystem? Kontakta mig.
Kom i kontakt med Niclas: