Tillbaka till huvudmeny

Effektivitetstips #18 – Skippa mailpingisen

“absolut_sista_ingen_får_ändra_något_mer_version_3.1” känner du igen det? Använd ett molnbaserat program för att dela dokument istället så har ni alltid koll på vilken som är den senaste versionen, för det finns bara en.

Effektivitetstips nummer 18 - Skippa mailpingisen. Bild: Freepik
18
Skippa mailpingisen. Bild: Freepik

Vi på Visma lever som vi lär. Så mycket som möjligt av våra program är i molnet. Oavsett om det är affärssystem eller kontorsprogram så jobbar vi alltid mot molnet. Förutom att det är mycket enklare att använda på vilket enhet som helst så tycker jag att en av de största fördelarna är möjligheten att dela dokument med andra.

På marknadsavdelningen, där jag jobbar, har vi en stadig ström av dokument vars slutdestination kan vara nyhetsbrev, inlägg i vår community, nya webbsidor eller en ny presentation. Innan vi gick över till molnbaserat kontorsprogram skickade vi filer fram och tillbaka till varandra för korrektur. Det blev alltid stor humor i vilken version som var den sista. När filnamnet slutar på “final”, “final_ver_2”, “slutgiltig” eller min favorit “absolut_sista_ingen_får_ändra_något_mer_version_3.1” då är det väldigt svårt att veta om det verkligen är aktuellt dokument eller om det förekommer en senare version. Alternativet är nästan ännu värre, att gömma filen på servern. Då kommer garanterat ingen att hitta den.

Sedan vi införde molnbaserad kontorsprogram har vi alltid koll på senaste versionen, för det finns bara en. Ibland med kommentarer som är enkla att spåra och korrigera efter. Delningen är supersmidig. Bara ett klick på en knapp och sedan uppge en mailadress så är det klart.

Nu finns det så klart en uppsjö av olika program och det som passar dig och ditt företag bäst skiljer sig nog mot ett annat företags behov. Precis som det är med ekonomi- och affärssystem. Rådet är egentligen att testa sig fram då de flesta leverantörerna har en test- eller gratisversion. Själva använder vi Google Drive och det fungerar bra för oss. Avslutar med att bjuda på lite tips och trix för just Google Drive.

Mest populära

  • Kan arbetsgivare betala ut pengar istället för semester?

    När semesteråret når sitt slut, och de anställda har semesterdagar kvar, vad kan du som arbetsgivare göra? Kan du betala ut pengar istället för att ge medarbetaren semester? Det är en vanlig fråga, och svaret finns i semesterlagen.

  • Det här innebär nya LAS för offentlig sektor

    Nyligen lade regeringen en proposition på en lagförändring rörande arbetsrätten, kallat nya LAS. Den nya lagen förväntas träda i kraft den 30 juni 2022 och börja tillämpas den 1 oktober 2022.

  • Räknas restid som arbetstid?

    Betald restid – en definitionsfråga med flera svar. Många yrkesgrupper spenderar många timmar i veckan på att resa mellan olika projekt eller arbetsplatser. Det finns tillfällen då restid räknas som arbetstid. Däremot räknas inte resan till och från den ordinarie arbetsplatsen som restid – dina medarbetare har alltså inte rätt till kompensation för tiden de lägger på att ta sig till arbetet.