Effektivisera er lönehantering

Effektivisera er lönehantering

Är lönehanteringen i er verksamhet i behov av en översyn? Det är inte ovanligt att olika affärsområden inom ett och samma företag har egen lönehantering. Eller att företaget har en tids- och arbetskrävande manuell hantering av lönearbetet där pappersunderlag skickas fram och tillbaka mellan avdelningar och ibland flera gånger då underlagen inte är korrekt ifyllda. Var finns kompetensen? Sitter mycket av rutinerna och know-how hos en person? Vad händer om den personen blir sjuk eller säger upp sig?

Det finns ett flertal anledningar till varför en löneavdelning inte fungerar som den ska. De två vanligaste orsakerna är omoderna system och en organisation som inte är anpassad efter behoven.

Förlegade system

Om ni har system som inte uppdaterats på länge och som inte har hängt med i teknikutvecklingen innebär det ofta att det blir en mycket arbetskrävande manuell hantering av lönearbetet. Underlag måste skickas fysiskt fram och tillbaka samt att de system/program som används inte är kompatibla med varandra och kräver manuell överföring. Praktiska frågor såsom semesterplanering m.m. kan heller inte samordnas digitalt.

Organisationen matchar inte arbetsuppgifterna

En ineffektiv arbetsorganisation där arbetsfördelning och dåliga processer hindrar en rationell resursanvändning gör det svårt både för medarbetare och chefer att göra sitt jobb. Att uppdatera sin organisation gör att ni kan samlas i ett team där medarbetarna kan specialisera sig och därmed använda sin kompetens på ett mera rationellt sätt och minska sårbarheten vid sjukdomar och semestrar.

Genomlysning av löneprocessen

En genomlysning av företagets löneprocess bör innehålla följande:

– Kartläggning av nuvarande rutiner, processer och dokumentation.
– Genomgång av vilka system som finns på löneavdelningen och ute i organisationen.
– Identifiering av utmaningar i löneprocessen.
– Identifiering av förbättringsmöjligheter i löneprocessen.
– Identifiering av kompetensen i organisationen.

Utöver det organisatoriska måste även systemen uppdateras för att matcha den nya organisationen. Det tekniska är en viktig del för att förändringsarbetet inte bara ska bli en pappersprodukt.

Rätt fokus i framtiden

På sikt kommer dessa åtgärder innebära en klar effektivisering av lönehanteringen i er verksamhet. Frigörs tid från den manuella lönehanteringen kan fokus läggas på att stötta övriga organisationen. Då kan ni hjälpa de olika avdelningarna att strukturera sitt personalarbete på ett sätt som innebär att de gör rätt från början.

 

Välkommen med dina frågor och funderingar.

Är du redan kund till Visma Services, hör av dig till din konsult så får du veta mer.

Är du inte kund? Gör er verksamhet en tjänst och kontakta oss

Genomlysning av er löneprocess

Stefan Ulander jobbar med marknad och kommunikation på Visma Services. Här i bloggen sätter han ord på all den kunskap, insikt och erfarenhet som alla kollegor (löne- och redovisningskonsulter) sitter inne på när det gäller verksamheters ekonomifunktion.
Kom i kontakt med Stefan: