En väl fungerande avtalsuppföljning leder inte bara till ett effektivt inköpsarbete utan säkerställer även att organisationen får den kvalitet de har upphandlat till rätt pris. Att följa upp avtal ger möjlighet att tidigt upptäcka om leverantören inte agerar som utlovat.
Som upphandlare i offentlig sektor räcker det inte med att enbart ställa krav i avtalet med leverantören. Utan kontinuerlig uppföljning kan kraven i avtalet snabbt bli verkningslösa.För att kunna följa upp måste man veta vad som ska följas upp. Helst ska det ingå i avtalet att leverantören själv ansvarar för att följa uppställda krav.
Genom att prioritera avtalsuppföljning och genom tydliga rutiner går det att undvika brister där leverantören inte uppfyller kraven. Det kan röra sig om att den upphandlande myndigheten eller organisationen inte får vad de betalar för, att nästkommande upphandling baseras på felaktiga insikter på grund av bristande information eller att verksamheten inte kan sätta upp mål och löpande följa hur dessa utvecklas. För att kunna följa en leverantörsrelation över tid måste man ha koll på dokumentationen över tid. Det får man med ett strukturerat verktyg för avtalsuppföljning som gör det möjligt för verksamheten att arbeta kontinuerligt och strategiskt med sina leverantörsavtal. Ett strukturerat verktyg gör det möjligt att samla all information, vad som händer och vem som gjort vad, under avtalets hela löptid. Det blir heller inte lika sårbart då vem som helst i verksamheten snabbt kan få överblick över om leverantören lever upp till kraven i avtalet.
Fördelar med fungerande avtalsuppföljning
- Säkerställer att verksamheten får den kvalitet som upphandlats till rätt pris
- Möjlighet att effektivt kontrollera att krav följs och att underlag finns att avsluta de avtal som inte håller måttet (och släppa in de leverantörer som klarar det bättre)
- Chans att tidigt kunna upptäcka varningar och agera innan en avtalsrelation blir akut
- Får in rätt underlag för att omförhandla eller göra nya upphandlingar
- Kontroll på vilka krav som ska ställas och hur de ska följas upp
- Möjlighet att finansiera flera resurser (inklusive ett smart verktyg) med rena besparingar från uppföljningsarbetet
- Tydliga mål och överskådlig uppföljning
Visma CLM ”Contract Lifecycle Management” hjälper er att följa upp era tecknade avtal genom att skapa uppföljningsplaner med återkommande uppgifter, registrering och uppföljning av nyckeltal och möjlighet att logga åtgärder och händelser på era avtal.
Vill du höra mer eller se en demo av Visma CLM? Mejla försäljningschef Stefan Norr på [email protected]
