Varje år arrangerar Visma en stor AI konferens där vi samlar medarbetare som arbetar inom, eller har en passion för AI, för att inspirera och utvecklas inom området. Trots den rådande pandemin genomfördes även årets AI-konferens och blev om än annorlunda mot föregående år, väldigt lyckad!
Att arbeta virtuell och att även genomföra konferenser och andra annars fysiska event digitalt, är något som Visma och resten av världen fått fokusera mycket på under 2020. Inte en helt enkel uppgift och flera delar som behövts både ett och tre extra tankevarv kring för att fungera. Att sätta förväntningarna rätt och hålla en positiv attityd kring upplägget och den nya situationen är avgörande. Nedan listar vi tre positiva aspekter och tips på hur man lyckas med ett virtuellt event:
- Vid en virtuell konferens är det naturligt svårt att hålla uppe samma engagemang och uppmärksamhet från deltagarna. De sitter framför sin dator där epost och annat är nära till hands. Om man ska hålla intresset uppe är det därför viktigt att tänka på agendan både innehålls- och tidsmässigt. Vismas AI konferens var därför i år planerad under två halvdagar istället för en heldag, som det annars alltid varit när det har varit en fysisk samling. Det fungerade väldigt bra och möjliggjorde även för flera att delta då de inte behövde boka upp en hel dag, utan även kunde hinna med en del mail/arbete under dagarna också.
- För att vad som helst ska flyga när det kommer till den digitala världen krävs bra teknik och goda förberedelser. Michael Håkansson, Optimization and Data Science Director på Visma och även en av arrangörerna av konferensen säger:
– I Visma är vi vana att samarbeta och mötas virtuellt och för den här konferensen använde vi verktyg som vi är vana vid att använda för att kommunicera ,vilket underlättade planeringen och genomförandet av konferensen. Deltagarna och vi arrangörer var trygga med tekniken, vilket underlättade hela arrangemanget.
Med tanke på att alla deltog virtuellt det här året betydde det även alla satt på första parkett. På konferenser när man annars har både fysiska och virtuella deltagare kan det vara svårt att göra det lika engagerande för alla, men det var alltså inte ett problem i år.
- Att konferensen i år hölls digitalt, innebar förutom den positiva miljöaspekten, även att vi kunde omfördela budgeten och istället satsa mer på externa talare. I år behövde vi inte reflektera över vart talarna skulle flyga in från eller hur det skulle fungera rent logistikmässigt etc. eftersom att de ändå anslöt och vara med digitalt. Vi kunde därför i år exempelvis ha en extern talare från Tyskland medan den andra satt i Rumänien. Det här gjorde naturligtvis talarlistan än mer intressant och inspirerande.
Trots att Vismas virtuella AI konferens 2020 blev väldigt lyckad, hoppas vi på att få mötas fysiskt igen nästa år. För det går ju inte att komma ifrån att det ändå ger det där lilla extra när man får mötas fysiskt.
