Visma Blogg Sverige

9 tips för att jobba effektivare med digitala lösningar

digitla-lösningar

Oavsett om ditt företag är vant att arbeta digitalt eller om ni har tvingats anpassa er de senaste månaderna, så får du här några tips som kan hjälper dig att arbeta mer effektivt.

1. Samarbete i molnet

Du kan ha möten med kunder, anställda och partners via en dator, mobiltelefon och surfplatta – var som helst och när som helst.

Det finns flera verktyg där man kan hålla i möten och hålla kontakten via chatt. Google Meet och Microsoft Teams är exempel på verktyg för digitala möten.

Dokument kan också delas i molnet för enkelt samarbete, och även här erbjuder Google fantastiska lösningar via Google Drive. Slack är en annan samarbetslösning som används av många organisationer.

Vill du veta mer om hur man kan digitalisera en arbetsplats?

On-demand webbinar: Digital arbetsplats med Microsoft 365

2. Tidsrapportering online

Med en onlinetjänst för tidsrapportering kan dina anställda spåra sin arbetstid var de vill, både på PC och direkt på mobil eller surfplatta. Detta förenklar processen samtidigt som du får en bra överblick över verksamheten.

Om du också integrerar tidsrapporteringen i ditt bokföringsprogram kan du digitalisera och automatisera tidskrävande processer. En redovisningsmodul kan till exempel låta dig och dina kollegor spåra timmar och kostnader medan du är utanför kontoret och gör det enkelt att fakturera kunder så snart jobbet är slutfört.

3. Digital signering

Undertecknandet av dokument och avtal är avgörande för alla företag, och i dessa tider underlättar en digital signerings-lösning eftersom det är mindre tidskrävande.
Digital signatur fungerar på detta sätt:

  • Företaget laddar upp dokumentet till molnet och skickar det till undertecknaren
  • Undertecknare anger sina signaturer via pekskärm eller med hjälp av ett bank- eller mobil-ID
  • Underskrifterna skickas in och alla parter får automatiskt en kopia av dokumentet

Detta innebär att alla nödvändiga dokument och formulär kan hanteras digitalt, och alla avtal kommer att lagras digitalt under kommande år.

Signera alla dokument och avtal digitalt, snabbt och enkelt med Visma Sendsign.

4. Digital fakturering

Vad händer om du kan lägga allt manuellt redovisningsarbete åt sidan? Att aktivera elektronisk fakturering (e-fakturering) hjälper dig att göra just det.

Digital fakturering är, enkelt uttryckt, ett moderniserat betalningsflöde som avsevärt minskar tiden och kostnaderna för att skicka och ta emot fakturor.

Så här ser processen ut för att skicka en faktura:

  1. Ett bra digitalt faktureringsverktyg skapar fakturan automatiskt, hämtar data från rätt källor och låter dig bekräfta innan du skickar den.
  2. Lösningen skickar sedan fakturan elektroniskt till mottagaren som får besked.
  3. Om kunden har valt att ta emot en elektronisk faktura direkt till sin finansiella lösning eller onlinebank kommer den att gå dit. Om inte kommer fakturan att skickas via e-post eller post.
  4. Slutligen betalar kunden. Ju mer digitalt konfigurerad kund, desto snabbare betalning.

Nästan allt sker automatiskt och det finns inget behov av manuell datainmatning, utskrift eller skicka papper via post. Lösningen fungerar också som din faktura inkorg: det betyder att du har alla inkommande fakturor på ett ställe, oavsett om fakturan ursprungligen är elektronisk, i PDF-format eller på papper.

5. Skanningstjänster

Med hjälp av smarta skanningstjänster kan du skanna kvitton och fakturor så att de skickas direkt till bokföringsprogrammet – redo att registreras.

Säg att en anställd behöver skanna ett kvitto. Han eller hon tar en bild av den, sedan läser appen och tolkar innehållet så att datum, belopp, moms och inköpsort fylls i automatiskt. Denna information läggs också in i redovisningsprogrammet, klar för redovisning.

Du undviker mycket manuellt arbete och dina anställda kan enkelt skicka kvitton och inköp.

6. Dela aktuell affärsstatus

Hur är dina affärsresultat det här kvartalet? Molnbaserade finansiella lösningar ger dig en tydlig och enkel översikt över de ekonomiska resultaten genom grafiska instrumentpaneler. När du delar den här instrumentpanelen med alla i organisationen ser du till att alla får samma uppdaterade information.

7. Dra nytta av e-handel

Med en webbutik kan du sälja dina varor online dygnet runt, oavsett var dina kunder är. Det kan vara särskilt relevant i dessa tider när flera butiker har varit tvungna att stänga eller kunder inte kan besöka din butik.

Du kanske vill komplettera din fysiska butik med en onlinebutik, eller så kan du behöva ändra din affärsmodell eftersom fler och fler människor handlar digitalt. Det finns flera webbshopslösningar som gör det enkelt att skapa en webbutik. Det kan också vara en bra idé att integrera webbshopslösningen med en e-bokföringstjänst.

8) Automatisk bankavstämning

Med en bankintegration till ditt företagskonto överförs alla transaktioner från onlinebanken automatiskt till redovisningsprogrammet dagligen. Betalningar matchar rätt faktura och leverantörsfakturan skickas automatiskt till onlinebanken för betalning.

Du kanske också är intresserad av: Hur cyberangripare utnyttjar den nuvarande situationen.

9) För revisorer: Effektivisera periodavstämningar och bokföringar vid årsskiftet

Visste du att du kan sprida arbetsredovisningen jämnt över året? Med rätt digital lösning utförs regelbundna avstämningar kontinuerligt med ett antal automatiserade kontroller, vilket säkerställer att du alltid har fullständiga och korrekta data.

Du arbetar i realtid och undviker säsongstopparna så att du är bättre rustad för den årliga avvecklingen.

Du kan arbeta med både din revisor och dina kollegor i programmet. När du spenderar mindre tid på bokföring frigör du mer tid för ditt företag och dina kunder. Dessutom blir tiden du spenderar på ekonomin mer strategisk och effektiv.

Läs mer: BizView – En kraftfull och intuitiv plattform för budget, prognos och rapportering.

Vill ni ha hjälp med digitala lösningar? Kontakta oss på Visma Consulting.

Den här artikeln publicerades först på vår norska blogg. Klicka här för att få tillgång till originalartikeln (länk till blogginlägg på norska).

 

 

0