Håll budgeten levande

7 tips för en lyckad budgetprocess

En viktig del när ni planerar er verksamhets framtid är att ni har kontroll på ekonomin. Att ha en överblick över företagets ekonomi under det närmaste året skapar både trygghet och ger en ”röd tråd” att arbeta efter. En budget är företagets verksamhet uttryckt i siffror, en ekonomisk plan och ett viktigt verktyg i arbetet att styra företagets ekonomi. Med en väl genomförd budget får ni bättre kontroll över hur ni ska göra inköp, anställa personal, fördela de ekonomiska resurserna med mera.

Hur skapar ni då detta styrmedel som ska ge trygghet och vägledning under året? Vi har sammanställt sju punkter som vi tycker är viktiga för att skapa och hålla liv i en budget under ett helt verksamhetsår.

Budgetmöte

Att alla som ska vara med i budgetprocessen är ”på samma sida” är tveklöst en av de viktigaste aspekterna i budgetarbetet. Starta budgetarbetet med ett gemensamt budgetmöte där ni går igenom de gemensamma förutsättningarna och målen som finns.

Historik

Vad har ni gjort tidigare år? Vad har fungerat bra och vad har fungerat dåligt? Och varför? Se över vad som hänt och utveckla, satsa mer eller lägg ner. Vad ni än gör, se till att ni har bra underlag för era beslut.

Mål

Vad har företagsledningen satt upp för mål för verksamheten? Som nämnts ovan är budgeten ett viktigt verktyg i arbetet att styra företaget mot de uppsatta målen. Därför är det viktigt att man i arbetet med att skapa budgeten anpassar den så att alla resurser, både personal och ekonomiska, styr mot de gemensamma mål som verksamheten satt upp.

Tid

Hur mycket tid ska ni lägga på budgetarbetet? Visioner och mål skapas, medarbetare gör underlag, avdelningschefer sammanställer, ledningsgruppen diskuterar och analyserar, ekonomichefen stryker eller tillstyrker. Det är många timmar som går åt för att skapa en budget. Det är viktigt att ni under det inledande budgetmötet kommer fram till hur ni ska använda budgeten under verksamhetsåret, vilka nyckeltal som kommer följas upp och anpassa budgetarbetet där efter.

Förankra i organisationen

Att få hela organisationen att ta till sig budgeten och jobba med den är inte det lättaste. Alla älskar inte siffror, så tänk på att göra det konkret och berätta hur budgeten går ihop med det dagliga arbetet. Gärna en grafisk presentation som följs upp kontinuerligt.

Koppla ihop med redovisningen

Parallellt med budgetarbetet behöver ni se till att bokföringen matchar mot de olika posterna som finns i budgeten. Görs detta på rätt sätt kommer uppföljningen att bli avsevärt mycket lättare.

Justera under året 

En viktig del i arbetet är att kontinuerligt göra uppföljningar och prognoser under verksamhetsåret. Ta fram de nyckeltal som passar er verksamhet och följ upp mot budget och kommentera avvikelser. Dessa kan göras varje kvartal, månad eller varje vecka beroende på vad det är som mäts.

Budgeten är som sagt en plan framtagen utifrån fakta som fanns då budgetprocessen startade. Och även om ni har bra kontroll över er egen verksamhet och kanske även över kunder och konkurrenter, finns det alltid oförutsedda händelser som påverkar mer eller mindre. Räntan kan gå upp eller ned, en ”kris” förvärrar för vissa företag men gynnar andra. Ett politiskt beslut kan ändra spelplanen som ni och era konkurrenter agerar på.

Följer ni dessa tips så kommer budgeten bli ett användbart arbetsverktyg och inte bara ett kalkylblad som måste göras. Har ni ont om tid och kunskap eller känner att ni behöver hjälp med ert budgetarbete, kan våra experter hjälpa till.

Är ni redan kund till Visma Services, hör av dig till din konsult så får ni veta mer.
Är ni inte kund? Gör er verksamhet en tjänst, kontakta oss

Ta hjälp av våra experter

Välkommen med dina frågor och funderingar.

Stefan Ulander jobbar med marknad och kommunikation på Visma Services. Här i bloggen sätter han ord på all den kunskap, insikt och erfarenhet som alla kollegor (löne- och redovisningskonsulter) sitter inne på när det gäller verksamheters ekonomifunktion.
Kom i kontakt med Stefan: