Jag har många exempel – stora som små – på hur ett modernt ekonomisystem är en lönsam investering. Här kommer några glimtar baserade på mina erfarenheter.
På en ekonomiavdelning är det lätt hänt att mycket kunskap och rutiner centreras till en person, vilket man inte alltid tänker på när allt flyter på smidigt och effektivt. Men om denne person som har rutiner och svar i ryggraden slutar på företaget blir det snabbt tydligt att man saknar dokumentation över sina processer (för det har inte behövts). Här är det inte sällan också vanligt att många inser hur mycket man faktiskt jobbat manuellt vid sidan av ekonomisystemet, för att det har fungerat bra och “så har man alltid gjort”.
Ett guldläge att se över sin ekonomihantering, helt enkelt. Kunskapen och kompetensen hos den mångårige medarbetaren kan tas tillvara, och nya arbetssätt samt rutiner kan bestämmas och tas in i rekryteringsprocessen.
I detta skede gör många en analys av hur man jobbar i dag, och konstaterar att mycket kan göras direkt i ekonomisystemet i form av mallar, schabloner och automatisk kontering. Att sätta upp detta i systemet är ofta mycket enklare än vad många tror, och det gör uppgifter betydligt enklare att hantera för fler på ekonomiavdelningen.
En kund jag jobbade med konstaterade att deras beslut att använda mer av den funktionalitet som fanns i ekonomisystemet snabbt halverade tiden som las på vissa uppgifter. Tid som de istället valde att lägga på mer och fler framåtblickande uppgifter.
Att många företag har ekonomisystem som kan göra långt mer än vad de faktiskt används för är inte ovanligt och det är alltid lika roligt att få vara med när de bestämt sig för att ta tag i det.
Effektivitet är också det som samtalen ofta styrs in på när mina kollegor visar vårt ekonomisystem för de som inte sett det förut, samtal som snabbt gör det tydligt att även de små stegen mot mer automation kan göra stor skillnad…
- Hur funkar automatiserade arbetsflöden?
- Vad kan vi göra för att effektivisera vår ekonomiadministration?
- Bättre struktur i redovisningen – var börjar man?
En lösning som byggts för automatisering gör allt enklare, läs gärna mer om vårt ekonomisystem Control Edge.
