Välkommen till del tre i bloggserien kring frågorna och svaren i Vismas Digitaliseringsindex 2019. Om du missat tidigare inlägg kan du klicka här för att läsa om inkommande fakturor och här om utgående fakturor. Det här inlägget kommer att handla om automatisk betalning från betalningsförslag. Så här löd frågan i undersökningen:
Hur stor procentandel (%) av mottagna leverantörsfakturor betalas automatiskt direkt från ekonomisystemet, utan inloggning i internetbanken?
Digitaliseringen av Purchase 2 Pay, dvs. inköp till betalning, har ökat i jämn takt de senaste åren och med fördelar som automatisk matchning av inköpsorder, kortare ledtider och ökad kontroll, borde ett digitalt betalningsflöde idag vara standard.
De allra flesta leverantörsfakturor som företag tar emot är regelbundna med avtalade priser från kända leverantörer. Därför finns det mycket tid och resurser att spara genom att automatisera flödet och bara behöva hantera avvikelser.
Så här kan en manuell process se ut för många företag: Leverantörsfakturan anländer via mejl eller post. Efter öppnandet ska fakturan granskas och registreras i ekonomisystemet, någon ska godkänna, en annan attestera. Den ska även konteras innan den hamnar i ett betalningsförslag och när det är klart, skickas som fil till banken för betalning. Många steg med flera roller inblandade gör det till en resurskrävande process med risker som betalning av dubbletter eller bedrägeri.
I en digitaliserad process ersätts de manuella stegen med ett helintegrerat arbetsflöde direkt i affärssystemet: E-fakturan kommer in i ekonomisystemet, där den automatiskt kontrolleras och konteras om allt stämmer med betalningsuppgifterna. Är fakturan OK går den automatiskt iväg för godkännande och attestering till definierade roller inom företaget, innan fakturan läggs in i systemet för betalning och skickas till banken. Betalningar bokförs och leverantörsreskontra uppdateras automatiskt. Klart!
En helt automatiserad betalningsprocess minskar risken för misstag och dubbelarbete, samtidigt som du får ökad kontroll över dina betalningar genom händelserapporter.
Söker du ett modernt affärssystem som hjälper er att fokusera framåt?
