Jag kan tänka mig att du precis som jag, utför många uppdrag i din vardag som anställd. Uppdragen kan variera från enklare aktiviteter till långtgående processer. När aktiviteterna blir fler och processerna mer komplexa ställer det ökade krav på både kontroll och struktur. Kanske sitter du och dina kollegor med post-it lappar, att göra-listor och excel-dokument och allt börjar kännas övermäktigt? Oroa dig inte, många har varit där.
I min vardag är dessa aktiviteter och processer ett projekt. Oavsett vad du arbetar med, kan en längre process som kräver hantering liknas vid ett projekt. Det viktigaste, för mig, när jag driver ett projekt är känslan av kontroll och att föra projektet framåt.
Ta kontroll över projekthanteringen
Med excelark som bara växer, post-it lappar och att göra-listor är det inte lätt att få en sammanhållen bild av projektets status. Är det lönsamt? Når vi alla delmål? Håller tidsplanen? Kort sagt, du behöver öka kontrollen över ditt projekt. Här är fyra punkter som kan underlätta din projekthantering:
- Samlad information: Oavsett om det är dokument, händelser, deadlines, resurser eller projektets finansiella status du letar efter så bör denna information finnas lättillgänglig och samlad på en plats.
- Hantering av arbetsflöde: Genom en samlad vy av projektets uppgifter och deadlines kan du enkelt tilldela uppgifter till de resurser som finns och få påminnelser för t.ex. uppgifter som närmar sig deadline. Du kan på ett smidigt sätt följa upp hela projektet.
- Tillgänglighet: Åtkomst till all projektrelaterad information på flera plattformar och i realtid underlättar och ökar engagemanget för alla i projektgruppen.
- Enkel uppföljning: Stöd för att antingen skapa egna eller använda dig av färdigskapade rapporter ger dig inte bara ett bra verktyg för uppföljning under projektets gång utan gör det även lätt att utvärdera projektet i efterhand. Hitta svaga punkter och förbättringsområden för ökad styrning och lönsamhet att ta med in i nästa projekt.
