Jag har träffat Kerstin Pfeilschifter, lönespecialist på fastighetsbolaget Atrium Ljungberg. Kerstin bestämde sig i december 2015 för att digitalisera sin befattning och idag jobbar hela HR digitalt. Kerstin gör ca 220 löner varje månad, åt sina kollegor i Stockholm, Uppsala, Malmö och Göteborg.
Hur kom det sig att du bestämde dig för att digitalisera ditt arbetssätt?
– Jag insåg en dag att om jag inte digitaliserar min befattning själv så kommer någon annan att fatta det beslutet åt mig. Och jag bestämmer helst själv. Det låg också lite i tiden. Tidigare har jag ibland fått frågan om att jobba hemifrån av min chef, men då kändes det omöjligt. Hur ska jag kunna det utan mina papper och pärmar.
Exakt vad är det du har gjort?
– Lite förenklat kan man säga att jag, i samband med årsskiftet 2015-2016, skapade en ”digital bokhylla” i min dator. Alla pärmar jag hade i den riktiga bokhyllan fick bli en mapp i datorn. Sen sparade jag, i samband med lönekörningarna, alla dokument i rätt mapp i datorn i stället för i pärmen i bokhyllan. Jag såg det som ett första steg. En så liten förändring som möjligt från början, men ändå pappersfritt i ett svep. Sen har själva förändringsarbetet fortsatt med lite hjälp av en digitaliseringsvillig HR-avdelning och en lång pandemi.
– I dag har vi ett verktyg där alla anställningsunderlag och avtal skapas och signeras digitalt. Interna förändringar och avslut hanteras av HR i verktyget och sen rullar informationen in i Agda PS hos mig på lön. Det ger en smidig och säker process.
– Jag har löneprocessen dokumenterad i en månads- och årsplan med hänvisningar till manualer och rutinbeskrivningar. Det ger mig en känsla av att alltid ha kontroll på lönemånaden och löneåret. Rent teoretiskt skulle någon annan kunna kliva in och göra en lön hos oss ifall jag blir sjuk. Men det blir man ju aldrig som lönespecialist 🙂
Vad har du fått för reaktioner internt?
– Jag var noga med att informera mina kollegor om min intention att jobba pappersfritt. Men det är klart att det blev lite skav i början om jag till exempel la tillbaka en begäran om milersättning i pappersformat i den anställdas postfack, med en postit-lapp som berättade att jag inte tar emot papper längre. Man får vara vänlig och konsekvent bara.
Vad har varit det svåraste?
– Utan tvekan mitt eget mindset. Jag hade kunnat digitalisera mycket tidigare om jag inte varit så fast i idén om att det inte gick. När jag väl bestämde mig gick processen väldigt fort. Bytte sätt att arbeta från en dag till en annan. Det går inte att vänta in att alla verktyg och processer för att börja jobba digitalt då kommer man aldrig i gång. Sen utvecklar man processerna allt eftersom.
Vilka är dina 5 bästa tips till andra som vill digitalisera sitt arbetssätt?
- Bestäm dig, din egen vilja är nyckeln till förändring.
- Var konsekvent – backa inte, vela inte utan håll din bestämda linje.
- Vänta inte på att verktyg och processer ska vara på plats – inte tänka “sen”.
- Är du orolig att tappa kontrollen? Ta din oro på allvar och låt den vara din ledstjärna under förändringsprocessen. Bygg in kontrollerna du behöver.
- Är det nåt som känns jobbigt under omställningen, ta det på allvar och se om du kan hitta rutiner och arbetssätt som passar.
Till sist, har du något analogt på din egen arbetsplats?
– Ja, ett anteckningsblock! Trots utbildningar i effektivitet och digitala arbetssätt gör jag mina anteckningar med penna, på papper. Att anteckna i datorn har inte fungerat för mig. Och jag har bestämt att det är ok.
