#vismaofficehack

Om VismaOfficeHack

Varför gör ni kampanjen VismaOfficeHack?

Vismas vision som företag är att effektivisera verksamheter, och officehack är just ett sätt, om än lite mer lättsamt, att effektivisera sin arbetsmiljö på. Våra tio filmer med Visma Office Hack visar med glimten i ögat hur enskilda medarbetare enkelt kan effektivisera sin tillvaro på arbetet och spara värdefull tid. 

Vad har OfficeHack med Visma att göra?

Vismas vision som företag är att effektivisera verksamheter. Det finns många tidstjuvar i en kontorsmiljö, allt ifrån ett oorganiserat skrivbord till att ständigt bli avbruten av kollegor. Smarta och roliga office hacks som motverkar ineffektiva moment i vardagen sparar tid, samtidigt som de ökar effektiviteten och produktiviteten.

Vad är OfficeHack?

Ett sätt att beskriva det på är tidsbesparande och hemmagjorda effektivitetslösningar av material, som ofta finns på ett kontor eller hemma.

Varför har ni använt gamla OfficeHack som redan finns sedan tidigare?

Vi har låtit våra medarbetare ta fram sina bästa officehack som vi sedan har gjort egna filmer av. Vi har valt ut de som vi själva tycker är de bästa effektivitetshöjarna på eget vårt kontor, oavsett om de funnits tidigare eller är helt nya.

Hur kan ni påstå att man sparar ett visst antal minuter på ett OfficeHack?

Genom att testa hacken själva har vi gjort uppskattningar av hur mycket tid vi i genomsnitt sparar i vår vardag på vårt eget kontor. Men det är förstås olika för alla. Förutsättningarna är olika för olika människor i olika kontorsmiljöer.

Till VismaOfficeHack

Ladda ner vår eBook

OfficeHack-boken

Adapterlist

Var är adaptern? En magnetlist är allt som behövs för att aldrig behöva ställa den frågan igen.

Var får jag tag på en magnetlist?

Det finns att köpa i många heminredningsbutiker. Det finns till exempel en billig variant på IKEA.

Vilken typ av skruv behöver jag?

Anpassa monteringen efter underlag och magnetlist.

Måste jag skruva upp listen?

Beroende på vilken magnetlist du använder så anpassar du monteringen efter monteringsanvisningen.

På vilket sätt sparar det mig 45 minuter i veckan?

Att leta efter försvunna adaptrar tar mer tid än man kan tro. Istället för att behöva leta bland dina egna saker eller fråga kollegor så vet du alltid vart dina adaptrar är. Ett tips är också att skriva ditt namn på adaptrarna så att de också får vara kvar hos dig,

Måste jag sätta upp den på väggen?

Du kan sätta magnetlisten var som helst, förutsatt att underlaget håller och monteringsanvisningen godkänner uppsättningen. Det beror på vilken typ av magnetlist du väljer att införskaffa.

Provisorisk högtalare

Gör dig själv till medelpunkt på kontorsfesten eller i fikarummet med en enkel mobilhögtalare.

Hur kan ni säga att man sparar sju minuter i veckan på att göra en högtalare av toarulle?

Vi har med glimten i ögat räknat ut en ungefärlig tidsvinst genom att tillverka en egen högtalare istället för att gå och köpa en mindre eller leta reda på en portabel högtalare och närliggande eluttag, reda ut trassliga sladdar mm.

Det fungerar inte med de pins jag har, vad gör jag?

Det kan vara lite trixigt att få till det men stora rejäla pins så som de som används i filmen är att rekommendera.

Min “högtalare” trillar omkull hela tiden, vad ska jag göra?

Testa att justera läget på dina pins och om det behövs, använd två extra eller ta vad du har i närheten för att stötta upp.

Min telefon trillade ner på golvet och skärmen sprack, vad kan ni göra åt det?

Aj då. Trasiga skärmar har vi ännu inte fått något förslag på hur vi kan åtgärda. Har du en egen idé får du gärna filma och skicka in. Annars kan vi bara beklaga och tipsa dig om att ställa högtalaren längre in på bordet så den inte riskerar att trilla ner.

Mitt ljud blir inte bra, vad gör jag för fel?

Syftet är att ljudet ska bli högre men inte nödvändigtvis bättre. Underlaget den står på kan dock göra viss skillnad. Du kan även testa att ställa telefonen i en tom pappersmugg eller liknande och testa dig fram vilket ljud du gillar bäst.

Provisoriskt hörselskydd

Högljudd skrivbordsgranne? Få lite lugn och ro med ett par egengjorda hörselskydd.

Hur kan man spara 50 minuter i veckan på de här provisoriska lurarna?

Det här är ett par nöd-hörselskydd. När kontoret renoveras, det slamrar och låter, när kollegorna skrattar och pratar ovanligt högt och du bara måååste koncentrera dig 100%. Just den dagen då du glömt hörlurarna hemma. Det som räddar dig när inget annat finns att tillgå, kort sagt. Vi är medvetna om att det finns både bättre och skönare hörselskydd att köpa men ibland får man säga som Cajsa Warg: Man tager vad man haver. Behöver man ett par hörselskydd så behöver man ett par hörselskydd.

Funkar det här verkligen?

Ja, det sållar bort ljud förvånansvärt bra.

Det kommer att bli många kommentarer från mina kollegor. Det minskar den tid jag eventuellt sparar in.

Om du informerar alla direkt om varför du gjort hörselskydden så får du dels vara mer ifred, dels sänker alla antagligen röstläget för att visa hänsyn. Det vinner alla på. Det finns också säkert fler som vill prova, vilket kommer ge många glada skratt. Och glädje på jobbet är bevisligen bra för effektiviteten.

Varför skulle jag sätta på mig något som ser fånigt ut?

Att bjuda lite på sig själv ger ofta mycket tillbaka. Du kommer att få positiv respons, inte bara för att du bjuder dina kollegor på ett gott skratt utan också för att du tar det här med koncentration och effektivitet på allvar. Du är en problemlösare!

Gummibandet kliar under hakan, tips?

Klipp till en bit av en plastmapp och polstra med. Testa att flytta bandet längre ut på hakspetsen. I nödfalll - vaddera med toapapper.

Skulle det inte ge bättre effekt med fetvadd än papper?

Tack för förbättringsförslaget. Jo kanske, men papper är det som finns att tillgå på kontoret. Fetvadd finns på apoteken.

Självvattnande blomma

Ett busenkelt system för självbevattning hjälper din skrivbordsplanta att överleva semestern.

Hur kan ni påstå att man sparar åtta minuter i veckan på att vattna en blomma?

Vi har med glimten i ögat räknat ut en ungefärlig tidsvinst genom att tänka på de olika moment som ingår när man vattnar på traditionellt sätt. Man ska gå från skrivbordet, leta rätt på en flaska eller en mugg att vattna med, man kanske spiller och måste hämta papper för att torka, och så vidare.

Jag testade ert hack men min blomma torkade ut / blev för blöt.

Olika växter är olika känsliga - en del klarar inte alls torka och en del tål inte att bli för blöta. Det bästa är förstås att ge varje växt individuell vård. Men ibland hinner man inte av olika skäl och det är då vår självvattningslösning i alla fall är bättre än att lämna sin blomma helt utan vatten.

Måste det vara någon speciell typ av snöre?

Det bästa är ett bomullssnöre eller liknande, alltså ett material som suger vatten. Plastsnören funkar inte.

 

Skrynklig skjorta

Använd tiden till något produktivare än att stryka skjortor. En plattång och en tröja är allt som behövs

Hur kan man spara 35 minuter i veckan med detta OfficeHack?

Det tar en hel del tid att ta fram strykjärn, strykbräda och att vänta på att strykjärnet ska bli varmt. Dessutom har de flesta inte de här sakerna på kontoret, men en plattång går enkelt att förvara i skrivbordslådan och fixar skjortkragen på nolltid.

Vad behöver jag för detta OfficeHack?

En plattång, en skjorta och en tröja.

Hur funkar det?

Sätt plattångskontakten i ett eluttag. Pressa för säkerhetsskull först plattången mot lite vikt toalettpapper, för att slippa rester av hårspray på skjortkragen! Kom ihåg att stänga av plattången när du är färdig.

Vad händer?

När du har strukit skjortkragen med plattången, sätt på dig skjortan och dra på en tröja över den, så att bara skjortkragen sticker ut.

På vilket sätt sparar det mig tid?

Att pressa skjortkragen med plattången tar bara någon minut istället för att behöva använda ett strykjärn, som du dessutom kanske inte har på kontoret. Vips så har du en tillsynes helt nystruken skjorta.

Hur får jag tag på en plattång?

Brukar finnas minst en plattång i varje hushåll, leta närmast i badrumsskåp eller i tonårsrum. Annars inhandlas den enkelt i vilken elbutik som helst.

Smart förvaring

Småprylar som skapar oreda på skrivbordet? Några glasburkar och lite superlim blir smart för-varing för gem och annat smått.

Jag får inte locket att fästa ordentligt under skrivbordet, vad gör jag för fel?

Det kan vara så att du behöver använda ett mer kraftfullt lim eller ett lim som är anpassat för trä och metall. Se även till att låta locket få torka ordentligt på plats innan burken monteras dit.

Vilken sorts lim ska man använda sig av?

För att locket ska fästa ordentligt är det bra om det är ett superlim eller annat kraftfullt lim som är anpassat för trä och metall. Var noga med iaktta försiktighet om du väljer att använda superlim då det kan skada hud och kläder om du får det på dig.

Stör ej!

Fullt schema och ingen tid att svara på kollegornas frågor? Gör en synlig stör-ej-skylt så får du kanske vara ifred.

På vilket sätt sparar det mig 55 min i veckan?

Vi har med glimten i ögat räknat ut en ungefärlig tidsvinst på hur lång tid det tar att bli avbruten, be kollegan komma tillbaka senare och sedan komma igång med sitt projekt igen. Men självklart kan tidsbesparningen variera från person till person.

Jag har testat ert OfficeHack, men kollegorna stör iallafall. Vad gör jag fel?

Överväg följande frågor: Har du på dig din flagga? Syns din flagga tillräckligt bra?
Har dina kollegor kollat synen på länge? Kanske behöver du “tuffa till” ditt budskap på flaggan.

Finns det inte en risk att se fånig ut med en flagga på hörlurarna?

Vi tror att de flesta uppskattar kollegor som är tydliga, effektiva och sprider leenden. Det handlar om respekt, dels för sig själv men också för andra. Det kan du med detta OfficeHack signalera på ett kul sätt som inte går att missförstå. Även om du är i en ledande position kan du visa att det är okej att bjuda på sig själv. Humor brukar ökar arbetsglädjen!

En del som använder “Stör ej”-skyltar har en tendens att ha dem uppe jämt och ständigt. Finns det inte en risk att kollegor känner sig avvisade, ibland är det ju effektivare att lösa saker direkt?

Just därför kan det vara bättre att ha en ihoprullad flagga fäst på sina hörlurar än att sätta upp en skylt, som har en tendens att bli hängande och därmed till slut ignorerad. Hörlurar och flagga har du sannolikt inte på dig åtta timmar om dagen, varje dag.

Sudda kontorsytor med gurka

Dags att ta bort pennstreck och kladd från skrivbordsytan? Använd skalet från en gurka att ren-göra med.

Varför ska jag använda gurka istället för suddgummi?

Gurkskal tar bort både blyerts, bläck, tuschpennor och kritor. Vanligt suddgummi tar enbart bort blyerts och oftast så har man inte suddgummi som tar bort bläck.

Varför inte använda rengöringsmedel för att ta bort bläck tex?

Om du inte använder exakt rätt typ av medel finns det risk att du fläckar ner väggen, dörren eller skrivbordet. Rengöringsmedel på papper är förstås ingen bra idé – pappret blir blött och kanske helt förstört.

Fungerar detta på alla material?

Att använda gurka för att ta bort pennstreck funkar bäst på skrivbord, dörrar, väggar och andra trämaterial. Det funkar mindre bra på skrivpapper av tunn kvalité och funkar inte alls på textiler.

Finns det några risker med att använda gurka som suddgummi?

Det finns risk att gurkan ger en viss grön avfärgning på vissa papperskvalitéer. Testa först på annat papper av samma kvalité innan du försöker sudda på ett viktigt dokument.

Om du har ett tunt papper och suddar med ett skal som är saftigt så finns en risk att pappret krullar sig.

Hur kan man spara fem minuter på en vecka genom att sudda med gurkskal?

Gurka hittar du i varje livsmedelsbutik i hela Sverige. Suddgummi för bläck kräver en välsorterad specialbutik. Sannolikt får du dessutom vänta ett par dagar på leverans och betala en rejäl fraktkostnad för ett litet suddgummi. Plocka med en gurka nästa gång du handlar mat i stället. Den är lika effektiv mot bläck – och betydligt godare än ett sudd om du behöver ett mellanmål.

Hur sannolikt är det att man har gurka på jobbet?

Det är åtminstone troligen mer sannolikt att man har gurka på kontoret än ett suddgummi för bläck

Testa batterier

Ett enkelt test visar om batterier är nya eller använda. Utan att du behöver sätta i dem.

Jag förstår inte vad detta officehack går ut på?

Det går ut på att man på ett enkelt och snabbt sätt ska kunna testa om det finns batterikraft kvar i ett batteri utan att först behöva sätta det i en apparat. Släpp försiktigt ner batteriet på en plan, hård yta. Om batteriet hoppar eller studsar till så är batterikraften låg.

Mitt batteri hoppar trots att det är batterikraft kvar - hur kommer det sig?

Batterier är olika till utseende, form och innehåll och varierar mellan märken. Detta test fungerar på flera olika märken och batterier, men inte alla.

Mitt batteri hoppar inte trots att det inte är någon batterikraft kvar - varför?

Batterier är olika till utseende, form och innehåll och varierar mellan märken. Detta test fungerar på flera olika märken och batterier, men inte alla.

Fungerar detta med alla batterier?

Man bör inte prova detta med lithium-batterier och laddningsbara batterier. Testa heller aldrig på batterier som spruckit eller svällt, de ska kastas direkt. Det går inte att säga att hacket fungerar med alla batterier eftersom det skiljer sig åt mellan olika märken och sorter, men för många vanliga alkaline-batterier fungerar detta.

Det finns ju tester som visar att en del batterier som till stor del är fulla ändå hoppar?

Det finns många olika tester av och teorier kring detta OfficeHack. Det vi kan konstatera är att det fungerar på många olika batterisorter och märken, men inte för alla.

Kan det inte vara farligt att utföra detta test med batterier?

Om ett batteri spricker eller sväller ska man inte testa batterierna på detta sätt, utan då bör det kastas. Inte heller lithium-batterier och laddningsbara batterier är lämpliga.

Vad är det som gör att batteriet hoppar när det är slut?

Det kan finnas flera förklaringar till detta, men en sådan som figurerar är att zink som finns i batterier oxiderar.

Workshopväska

En färdigpackad workshopväska är lösningen för dig som ofta är på språng och har svårt att få med allt du behöver. Färdigpackat och redo att användas.

Hur kan man spara 35 minuter på en vecka med en workshopväska?

Vi har gjort en ungefärlig uppskattning av hur mycket tid du kan spara genom att ha en färdigpackad väska istället för att inför varje möte samla ihop det du behöver. Lägg sedan till den tid det tar att hämta det du glömmer och kanske måste gå ifrån och hämta. Givetvis spelar avståndet från arbetsplatsen till mötesplatsen in.

Det här är väl inget OffieHack?

Vi tycker det då det effektiviserar vår arbetsvardag. Får du dessutom tag på en riktig retro-portfölj så blir det ett coolt inslag på dina möten och du gör dessutom miljön en tjänst genom att återvinna.

Allt i väskan åker ju huller om buller när jag tar den och går iväg, hur effektivt är det?

Allt beror på vilken väska du väljer. Det finns utmärkta kameraväskor med många fack som håller var sak på sin plats. Vill du liksom vi köra på en återvunnen retro-portfölj så kan du köpa en lådinsats på ett byggvaruhus eller möbelaffär. Ett alternativ är annars en liten verktygslåda, de finns i många storlekar.

Ingen använder väl CD-skivor idag?

Givetvis så packar du din väska med det du behöver för just dina möten och workshops. Det här är bara förslag. Gör en egen packlista och fäst på insidan ifall någon lånar din workshopväska och du vill ha tillbaka den i ursprungligt skick och med rätt innehåll.