Nordea effektiviserar inköp och fakturahantering med Visma Proceedo

Nordea effektiviserar inköp och fakturahantering med Visma Proceedo

Øystein Engen är chef för Procurement Services på Nordea i Norge och ansvarar för hela inköps- och fakturaprocessen – från behov till betalning. Nordea i Norge implementerade Visma Proceedo 2008 (sedan 2006 i Sverige) och har lyckats automatisera stora delar av sina fakturaprocesser.

Detta genom att se till att en stor andel av fakturorna skickas som e-faktura och genom att matcha ingående fakturor mot de order som är skapade i systemet. Funktionerna i Visma Proceedo effektiviserar både inköpen och fakturahanteringen.

Nordeas policy för inköp beskriver vilka kanaler som ska användas vid beställningen av de olika tjänsterna. De flesta beställningar görs i Visma Proceedo och alla fakturor behandlas i samma system, vilket gör att fakturaprocessen i hög grad kan automatiseras.

Øystein Engen chef för Procurement Services på Nordea i Norge

Ordermatchning och abonnemangslösning – ökad effektivitet

Nordea har slagit samman sina avdelningar för inköp och fakturahantering. Syftet är att få en bättre översikt över hela processen, från inköp till betalning.

– Med ordermatchningen och abonnemangslösningen i Visma Proceedo har vi fått en effektivare hantering, säger Engen.

Nordea övervakar fakturaflödet och tar ut rapporter varje månad och får på så sätt översikt över bland annat leverantörer, skannade fakturor och antalet e-fakturor.

– När inköpen och fakturorna går hand i hand blir både processen och arbetsflödet bättre. Vi får en bättre kontroll över inköpen, som görs i inköpssystemet, och de fakturor vi mottar, understryker han.

Bättre kontroll med automatisering av inköp-till-betalning (Purchase-to-Pay Automation)

Med Visma Proceedos e-faktura och fakturaabonnemang har Nordeas behandlingstid minskat betydligt. Funktioner som ordermatchning och abonnemangslösningar har dessutom minskat behovet av granskningar och attestering.

– Vi har lyckats automatisera ungefär 60 % av fakturahanteringen tack vare faktura-abonnemangsmodulen i kombination med ordermatchningen och varumottagningen i inköpsmodulen i Visma Proceedo, berättar Engen.

Konstant utveckling tillsammans med kund

Visma och Nordea har ett bra samarbete och Visma har tagit hänsyn till flera av Nordeas synpunkter när produkten uppdaterats.

– Hittills har dialogen fungerat mycket bra. Nu hoppas vi på en vidareutveckling av beställningsmodulen i Visma Proceedo. Kategoriträdet var en bra start på detta, förklarar Engen.

– Vi räknar med att kunna effektivisera attesteringsrutinerna med hjälp av mobilapplikationer, säger han.

– För oss är tillgängligheten och stabiliteten viktig. Samtidigt är det viktigt att systemet är lätt att använda för våra användare, så att de enkelt hittar vad de letar efter, avslutar Engen.


Nordea effektiviserar inköp och fakturahantering med Visma Proceedo

Sammanfattning av kundcase Nordea Visma Proceedo

Fakta:

  • 31.300 användare totalt, varav 3200 i Norge
  • Nordea har använt Visma Proceedo sedan 2008 i Norge (och sedan 2006 i Sverige)
  • 8 anställda som arbetar med inköp och fakturahantering i Norge 

Mål 2006/2008:

  • Implementera en gemensam fakturering och upphandlingssystem för hela Nordea Nordic
  • Samköra inköp och fakturering så att processer kan automatiseras

Lösning:

  • Fastställande av gemensamma databas och betalningslösning
  • Implementera Visma Proceedo som beställning-och faktureringssystem
  • Gradvis implementera funktionaliteten i Proceedo som e-fakturering, abonnemang, automatiskt godkännande, ordermatchning som gör det möjligt att införa processer som effektiviserar hanteringen av order och fakturor

Resultat:

  • Ökad automatisering och effektivitet
  • Chefer och anställda tillbringar mindre tid på faktureringsprocessen och har mer tid för kärnverksamheten i Nordea