Digital signatur med Visma Addo på HEM

Digital signatur med Visma Addo på HEM

Med Visma Addo fick upphandlingsenheten på HEM en tids- och kostnadseffektiv lösning på tidskrävande avtalssigneringar.

Inled din kostnadsfria provperiod

Minskad pappersförbrukning och minskad arbetsbörda. Halmstads Energi och Miljös (HEM) resa mot sin vision om en förbättrad miljö och arbetsmiljö förkortades när de gjorde Visma Addo till en standard i sin arbetsprocess.


Idag finns det knappt på kartan att tala om organisationer vars digitaliseringsprocess inte sker i ökad takt. Likväl finner man fortfarande kontor där skrivarna går på högvarv, där pärmar fyller hela bokhyllor och där rullar av frimärken delas ut till var och annan medarbetare. För tre år sen var HEM ett av alla dessa kontor som stämmer in på den beskrivningen - sen började de använda digital signatur. Med det kunde de digitalisera och effektivisera sin dokumenthantering.

En digital omställning

När Nathalie Rapp år 2017 inledde sin karriär på HEM kom hon närmast från Region Halland, där hon hade hunnit bli en van användare av digital signering. På HEM drev hon snabbt på att även de skulle börja med digital signatur.

 



“Vi har ingen manuell handpåläggning kvar i dagsläget”

- Nathalie Rapp, Teamchef för Upphandling & Inköp på HEM

Nathalie Rapp, Teamchef upphandling & inköp på HEM

Tidigare var man tvungen att skriva ut två exemplar av alla avtal, skicka via kuvert till motparten, be dem skriva under, få det tillbakaskickat i nya kuvert till oss, be vår vd skriva på och sen skicka tillbaka leverantörens original. Vi fick helt enkelt ingen spårbarhet. Det hände ju till och med att försändelser försvann, och då fick vi göra om hela processen. Det var varken effektivt, ekonomiskt eller miljösmart, säger Nathalie Rapp. 

Med en digital lösning på plats försvann många av de hinder som fick HEM att ställa om. Men fortfarande satt inte allt som det skulle. Nathalie berättar att en del hinder uppstod i deras första lösning. Admin låg kvar hos leverantören, pågående signeringar gick inte att ändra och leverantörer behövde skicka in en fullmakt för att allt skulle funka som det skulle. När det dessutom infördes en kostnad för leverantörerna kändes det inte längre som en smidig lösning för alla parter. 

- Jag kom då i kontakt med säljaren Christoffer Crona på Visma. Då såg jag direkt vinningarna och skillnaderna i Addo jämfört med vår dåvarande lösning, säger Nathalie Rapp 

Effektiv dokumenthantering 

När HEM flyttade över till Visma Addo fick de signeringsprocessen dit de ville. Det dröjde inte länge innan hela teamet var inslussade i det nya och redo att med sitt BankID sätta sina digitala signaturer på sina dokument. Efter bara tre dagar var upphandlingsavdelningen på HEM redo; att med varumärkesanpassade mallar utföra alla sina signeringar digitalt i Visma Addo. Idag är både försäljning- och HR-teamet också påkopplat, och på upphandlingsavdelningen hanteras numer alla dokument elektroniskt. 

- Vi har ingen manuell handpåläggning kvar i dagsläget. Allt görs elektroniskt. Både när det kommer till signeringar i avtal, och vidare en elektronisk process för arkivering. Alla dokument går nu automatiskt över till vårt arkiv. Där ligger det för säker förvaring där vi kan gallra och tillse att vi följer de riktlinjer som finns när det kommer till dokumenthantering, säger Nathalie Rapp. 

 



"Jag såg direkt vinningarna och skillnaderna i Addo jämfört med vår dåvarande lösning"

- Nathalie Rapp, Teamchef för Upphandling & Inköp på HEM

Minskade CO2-utsläpp med Visma Addo

Säkert, spårbart och användarvänligt

Hur upplevs Addo bland medarbetarna nu när ni använder det?

Nästan alla reagerar på att det inte är krångligt. “Wow, vad enkelt”, snarare än “Åh, vad jobbigt”. Vi har en standardmall som gör att vi sen egentligen bara tillser vilka parter vi ska vända oss till. De tycker att det blir väldigt smidigt och effektivt, just att det går snabbt och att det hela tiden är spårbart. 

Är det någon del av Visma Addo som är speciellt uppskattad?

Vi har stand alone-lösningen i Addo idag, vilket vi valde på grund av den fulla funktionaliteten. Vi kan gå in och göra ändringar i pågående signeringar, gå in och skicka påminnelser, och som sagt, ha full spårbarhet. Det blir liksom en möjliggörare på ett annat sätt, det blir interaktivt. Vi kan till exempel se småfel som att man skrivit in fel e-postadress eller annat som kan ställa till det. Så det är helt enkelt den fulla funktionaliteten.

En digital framtid

Nathalie framstår nästan som en föregångare vad gäller digitalisering av manuell arbetsbörda, och HEM fortsätter sin resa mot ett mer digitalt arbetssätt. Idag arbetar de i ett projekt som heter “Gasa & Bromsa”, där de utifrån en effektiviserings- och digitaliseringssyn blickar framåt. Syftet är att identifiera processer och rutiner som idag bidrar till arbetsmoment som bara äter tid utan att ge något värde till organisationen. Visst påminner det lite om omställningen till en digital signatur?

Upptäck digital signatur, även du!

- Vi bjuder på dina 10 första credits

Prova Visma Addo gratis

Kom igång med digital signatur direkt