Chalmers tekniska högskola automatiserar inköpsprocessen

Chalmers automatiserar inköpsprocessen

Chalmers tekniska högskola har automatiserat hela kedjan från upphandling till betalning med Vismas tjänst Source-to-Pay.

Chalmers tekniska högskola automatiserar inköpsprocessen med Visma Source-to-Pay

Chalmers tekniska högskola har automatiserat hela kedjan från upphandling till betalning med Vismas tjänst Source-to-Pay.

Avtal kring upphandlingar och inköp hanterades tidigare manuellt och skrevs ut på papper som lades i kuvert och skickades med traditionell post, vilket varken var tids- och kostnadseffektivt. Det är ett minne blott sedan en tid tillbaka då Chalmers tekniska högskola har påbörjat den spännande resan mot en total digitalisering av hela inköpsprocessen - från ax till limpa.

Med hjälp av Vismas Source-to-Pay-koncept, som är en molnbaserade digital inköpsplattform som täcker hela inköpsprocessen, är högskolan på god väg att automatisera hela kedjan från inköp till betalning.

Verksamheten har redan blivit både lönsammare och säkrare
Det anrika forsknings- och utbildningssätet Chalmers tekniska högskola i Göteborg är ett av de världsledande universiteten inom många forskningsområden. 2 300 forskare, lärare och doktorander forskar om allt från artificiell intelligens och det Nobelprisbelönade ämnet grafen till klimatfrågor och fjärran galaxer.

Chalmers har en stark internationell prägel och har utbyten och nära samarbeten med toppuniversitet
över hela världen. Och avancerad forskning kräver avancerad och unik utrustning från hela världen. Det kan vara allt från elektroniska mikroskop som är specialtillverkade just för Chalmers behov till avancerad bioteknisk utrustning.

Arbetet blev mer effektivt med en digital upphandling

Papper med traditionell post
En verksamhet med 3 600 anställda och mer än 10 000 studenter kräver självklart också stora volymer av annan utrustning, allt från datorer och maskiner till enkla saker som papper och pennor.

Mängden inköp som görs dagligen till Chalmers i Göteborg är stor och kraven på varor och tjänster som köps in är självklart höga.

Inköpsprocessen har tidigare till stor del hanterats manuellt med hjälp av papper och med diverse datorprogram. Dokument, som till exempel anbud och avtal har skickats på traditionellt sätt med brev runt om i Sverige och världen.

- Före 2015 hade vi inte något tekniskt stöd alls när vi gjorde våra inköp. Vi skickade alla viktiga papper med brev och annonserade systemet i databasen. Det var traditionell post som gällde helt enkelt, säger Martin Eriksson, inköps- och upphandlingschef på Chalmers tekniska högskola.

Digital inköpsprocess
När organisationen insåg behovet av att förbättra hela inköpsprocessen var bollen snabbt i rullning. Det var dags att överge pappershögarna och snigelposten. Ett viktigt första delsteg mot en total digitalisering inom inköp- och upphandling tog Chalmers genom att skaffa upphandlingsverktyget Visma TendSign. Och det blev en positiv skillnad direkt.

Eftersom Martin Eriksson och hans anställda på inköps- och upphandlingsavdelningen var så nöjda med resultatet blev det snabbt en komplettering med flera andra digitala verktyg från Visma. Bland annat Visma Proceedo för att automatisera det operationella inköpen.


Kontrollen över upphandlingen ökade

Från ax till limpa
Med Visma Proceedo fick de ansvariga på Chalmers tillgång till rätt verktyg att göra effektiva

inköp med. Kostnaderna sänktes och inköpsprocessen blev mer flexibel eftersom köpen enkelt och smidigt kan ske överallt via din dator eller mobil, när som helst och var du än är. Visma Proceedo ger också en enkel och säker åtkomst till leverantörens digitala nätverk och processer.

Chalmers har även kompletterat med de sista men nog så viktiga delarna i inköpskedjan och lagt till spendanalysverktyget Visma Spendency, verktyget Visma Opic Analys samt verktyget för avtalsuppföljning Visma CLM, för att få en komplett kedja hela vägen från upphandling till inköp.

De fem stegen utgör tillsammans Vismas koncept Source-to-Pay och har revolutionerat hela processen för Chalmers från upphandling till betalning - från ax till limpa. Source-to-Pay är en digital molnbaserad plattform som effektiviserar hela inköpsprocessen från inköp till betalning och systemet är anpassat för privata företag och offentlig sektor. Chalmers kan nu enkelt titta på sin spend, det vill säga vad man köper, hur mycket man köper, vilka leverantörer man har samt följa processen fram till det att köpet är klart och varan är levererad.

Och det viktigaste: I slutändan kan Chalmers enkelt se vad man faktiskt har fått för pengarna.

Viktig lösning
- En digitaliserad inköpsprocess är en viktig lösning som ska stödja hela vår verksamhet på Chalmers i alla kommersiella affärer som vi gör, säger Martin Eriksson, inköps- och upphandlingschef på Chalmers tekniska högskola.

- När vårt arbete effektiviseras blir verksamheten lönsammare och det gör nytta för det vi ska vara bäst på, det vill säga utbildning och forskning på hög nivå. 

Martin Eriksson vill betona att Chalmers förändringsresa bara är påbörjad. Men han kan ändå se att den redan har gett resultat.

- Med alla de här systemen från Visma på ett och samma ställe får vi ett nytt och mer heltäckande tekniskt system. Och vi ser redan tydliga och mätbara ekonomiska vinster med en digitaliserad inköpsprocess över hela kedjan.


Det är lika enkelt att logga in på kontoret som på ett hotellrum eller ett tåg

Effektivitet och ökad lönsamhet
Effektivitet och ökad lönsamhet är två stora vinster med Source-to-Pay enligt Martin Eriksson. En annan stor fördel med den digitaliserade inköpsprocessen är flexibiliteten och tillgängligheten som Vismas SaaS molnbaserade lösning alltid innebär.

Du behöver inte äga en kraftfull PC, en egen server eller anställa en IT-expert för att kunna lagra din affärsinformation i molnet. Alla användare har tillgång till databasen oavsett var de är. Allt som krävs är en webbläsare och en internetuppkopplad enhet.

De 10-talet anställda som jobbar med systemet på Chalmers tekniska högskola i Göteborg kan vara delaktiga samtidigt i dokumenten och jobba med de olika stegen i processen oavsett var de befinner sig.

- Det är lika enkelt att logga in på kontoret som på ett hotellrum eller ett tåg om man är på resande fot, säger Martin Eriksson.

LOU styr
Faktorer som att köpa rätt saker till rätt pris, och att Source-to-Pay- konceptet är smidigt, säkert och användarvänligt, är självklart avgörande för Chalmers. Men det allra viktigaste stavas LOU, lagen om offentlig upphandling. Att följa den är a och o för alla som på något sätt handlar med den offentliga sektorn. Antingen som kund eller leverantör.

Syftet med lagen om offentlig upphandling är att säkerställa att myndigheter behandlar alla som vill få affärskontrakt med offentlig sektor lika. Myndigheterna ska vara sakliga och välja leverantör med hänsyn enbart till det som köps. Annan hänsyn, som lojalitet mot det egna landets leverantörer eller lojalitet mot tidigare leverantörer, får inte förekomma.

Det är lätt att följa regler och interna processer

Säkert och lönsamt
- Vi måste självklart följa lagen om offentlig upphandling. Kraven på oss är höga och vi måste vara säkra på att vi gör rätt när vi till exempel annonserar, att vi når ut till allt och alla även i Europa, säger Martin Eriksson

Här känner Martin Eriksson en stor trygghet i att veta att systemet med Source-to-Pay väl uppfyller de kraven som lagen om offentlig upphandling ställer. Systemet gör upphandlingen säkrare helt enkelt.

- Vismas lösning bidrar till att vi bättre uppfyller kravet på att följa lagen samtidigt som vi kan göra bättre kommersiella affärer. Det är så optimalt det kan bli, säger Martin Eriksson.

Vismas koncept är förstklassig
Martin Eriksson och hans team på inköps - och upphandlingsavdelningen på Chalmers tekniska högskola är bara i början av en spännande resa mot digitaliseringens lovande värld.

Att det blev just Vismas lösning Source-to-Pay som blev farkosten på resan var ingen slump. När Chalmers noggrant dammsög marknaden efter den bästa lösningen för att effektivisera och digitalisera inköpsprocessen efter just deras behov var valet enkelt.

- Det fanns helt enkelt ingen annan tjänst på marknaden som kunde konkurrera med Vismas koncept i målinriktade- och förstklassiga tekniska lösningar. Så valet var enkelt, säger Martin Eriksson.


Systemet gör upphandlingen säkrare helt enkelt

Framgångsrik lösning
Han tror att efterfrågan på koncept liknande Vismas Source-to-Pay kommer att öka stort, smarta lösningar med effektiva och användarvänliga system där syftet är att det faktiska värdet i en viktig inköpsprocess ska tappa så lite som möjligt.

- Jag är övertygad om att fler aktörer kommer att utveckla liknande tekniska lösningar i takt med att kunderna blir allt mer kräsna, säger Martin Eriksson.

- Det här är en lösning som känns framgångsrik. Vi ser direkt att den lönar sig och att den kommer att bidra till att den utbildning och forskning som vi bedriver här i Göteborg blir mer nyttiggörande och framgångsrik, säger Martin Eriksson, inköp- och upphandlingschef på Chalmers tekniska högskola.


Om Chalmers

Chalmers tekniska högskola forskar och utbildar inom teknik, naturvetenskap, sjöfart och arkitektur, med en hållbar framtid som allomfattande vision. Chalmers är känt för sin effektiva innovationsmiljö och har 13 institutioner.

Graphene Flagship, ett av EU-kommissionens första forskningsinitiativ inom Future Emerging Technologies, koordineras av Chalmers. Chalmers har omkring 10 300 heltidsstudenter och 3 100 anställda. (Källa: Chalmers.se)


Chalmers tekniska högskola automatiserar inköpsprocessen

Kontakta oss

010-14 13 330

Kontakta oss 

Redan kund? Kontakta support.

För att ta del av information och aktiviteter på Visma behöver vi ditt samtycke