Allegio Omsorg gick från schemaläggning med penna och papper till ett integrerat system. Med snabb tillväxt och flera verksamheter har Medvind förenklat det dagliga arbetet.
När Pontus Karmhag kom in som VD på Allegio Omsorg i början av 2020 började digitaliseringsresan. Bolaget som erbjuder hemtjänst och hemservice har idag över 500 anställda.
Allegio Omsorg är en planeringsintensiv verksamhet där schemaläggningen sköts lokalt. Ett av Pontus första initiativ var att digitalisera det arbetet. Han hade tidigare använt Medvind i andra verksamheter, och även denna gång var valet enkelt:
“Jag har god erfarenhet av Medvind sen tidigare, berättar Pontus. Det säkerställer en god kvalitet för kunderna och en förbättrad arbetsmiljö för medarbetarna.“
Det ska vara enkelt för medarbetare att rapportera arbetstid och ansöka om ledighet
“Innan var Allegio en verksamhet, förklarar Pontus. Då behövde man inte digitalisera allting. Men nu är vi tolv verksamheter och då behöver du ett enkelt och digitalt system, både för att kunna säkra och följa upp.”
Det är inte bara planering och uppföljning som ska fungera. Medvind Work Force Management (WFM) säkrar bemanningen och schemaläggningen. Precis som “work force management” antyder är det viktigt att också medarbetarna har rätt information om arbetstid och ledighet.
“Som medarbetare kan man gå in och se sina arbetstider och godkänna den, eller ansöka om ledighet och se semesterdagar”, berättar Pontus.
På Allegio Omsorg är det inte bara arbete måndag till fredag. Hemtjänst och service pågår även under kvällar och helger. Med Medvinds mobila applikation är det smidigt för medarbetare som är ute på språng att se både slutförda och kommande arbetsdagar och ledigheter.
Medvinds lösning för integrationen mot andra system är en förutsättning
Alla verksamheter sitter med samma utmaning: Att få systemen att prata med varandra. Integrationen mot andra system var avgörande för att Pontus och hans kollegor skulle välja Medvind:
“Vi har planeringssystem, arbetstidsregistrering och lönesystem, där alla system måste kunna prata med varandra. Det var en viktig anledning att vi valde Medvind - vi fick ett ganska sömlöst system.”
Vilka är de funktioner ni använder mest?
“Grundschemat är ju avgörande, svarar Pontus. Sen placerar vi in vakanta pass i Medvind. Vi har självklart ett attestflöde där medarbetaren och den lokala enhetschefen kan attestera arbetstiden. Många har samma arbetstider vecka efter vecka, men de som har timanställning behöver gå in och attestera sina tider. Slutligen regionchef eller jag som VD som godkänner det en sista gång. När det är klart kör vi över det till lönesystemet.”
Att medarbetare är på rätt plats vid rätt tillfälle är extremt viktigt när man arbetar med personlig service. Digitaliseringen av schemaläggning och bemanning har gjort uppföljningen enklare. Med tydliga interna rutiner och ett driftsäkert system uppstår det sällan några problem. På frågan om Pontus skulle rekommendera Medvind till andra verksamhetschefer svarar han:
”Ja, absolut. Medvind är ett tryggt och stabilt system för schemaläggning.”
Intervju med Pontus Karmhag på Allegio den 23 februari 2022.