Med Proceedo lyckades Region Sörmland gå över till ett nytt e-handelssystem över en natt.
E-handelssystem från Proceedo gav kontroll och enklare beställningar
Region Sörmland
Nytt e-handelssystem över en natt
Läkemedel är kanske inte de vanligaste varorna att hantera i ett inköpssystem, men att det går alldeles utmärkt visar Region Sörmland. När de bytte leverantör av läkemedel bytte de också beställningssystem och valde då ett e-handelssystem som kan hantera alla typer av inköp. Resultatet blev en lösning som är både enklare och effektivare för användarna.
Ett e-handelssystem för alla beställningar
Regionen beställer läkemedel för drygt 230 miljoner kronor årligen. Dessa beställningar gick tidigare via leverantörernas beställningsportaler, men nu ville man ha en egen portal för att hantera alla sina läkemedelsbeställningar – då föll valet på Proceedo.
En egen e-handel ger nämligen inte bara organisationen ett mer effektivt och överskådligt sätt att beställa sina läkemedel, utan det leder också till att man inte längre sitter i knäet på någon annan.
– Nu när vi har en egen beställningsportal sitter vi inte längre fast i en leverantörs lösning. Skulle vi nu byta leverantör behöver användarna inte lära sig arbeta i ett nytt system utan allt fungerar som vanligt för dem, säger Fredrik Ax.
Ett E-handelssystem för alla, samtidigt
Proceedo skulle implementeras över en natt
Med en stor mängd användare är det mest optimala att försöka fasa in några enheter i taget. Den lyxen hade dock inte Region Sörmland som behövde ha sin nya e-handel på plats i samband med att de den 1 juni skulle byta leverantör. För att hinna med att utbilda alla sina 1000 användare satte utbildningarna i gång redan i mars.
– Vi behövde byta leverantör över en natt för alla användare. Eftersom det handlar om läkemedel fick det inte vara några frågetecken runt patientsäkerheten. Allt var tvunget att fungera när den första beställningen gjordes 1 juni, säger Fredrik Ax på läkemedelskommittén i Region Sörmland.
Att utbilda 1000 användare är inte gjort i en handvändning, oavsett hur användarvänligt systemet är. Beslutet att börja utbilda i mars innebar en risk för att kunskaperna hos de som utbildades först skulle falla i glömska. Dessutom skulle en del av personalen gå på semester precis innan det nya systemet togs i drift för att sedan återkomma till arbetet i mitten av juli.
– De kom då tillbaka när de flesta hade semester och kunde därför vara ensamma beställare på sin enhet under en period. Vi jobbade därför väldigt mycket med att ta fram checklistor de kunde följa och såg till att vi hade en bra support som kunde svara på alla frågor, säger Fredrik Ax.
Kravställningar på ett e-handelssystem
Region Sörmland hade en del speciella funktionskrav, speciellt när det gällde möjligheten att hantera multipla orderbekräftelser, vilket krävde en del anpassningar.
- Det krävde ett intensivt arbete både från Proceedos och från vår sida för att vi skulle få en lösning som uppfyllde våra krav. Men dialogen fungerade bra, och vi fick fram en bra lösning i tid, även om det var lite tajt på slutet, säger Fredrik Ax.
Efter anpassningsarbetet kan nu alla läkemedelsbeställningar mot sjukhusapotek göras i Proceedo och de utbildningsinsatser som gjorts kommer regionen att ha stor nytta av i fortsättningen när allt fler beställningar kommer kunna göras i systemet.
Nu kan vi använda ett och samma system för alla dessa beställningar, vilket gör att det blir enklare och effektivare för sköterskorna att göra sina beställningar. Det i sin tur ger dem mer tid till sina kärnuppgifter.
Fredrik Ax
Läkemedelskommittén, Region Sörmland
Hur funkar det nya e-handelssystemet?
Det var med en viss skräckblandad förtjusning man på regionen såg fram emot att byta från en beställningslösning till en annan över en natt, men resultatet blev lyckat.
– Från den 1 juni när vi körde igång har det gått en enorm mängd beställningar genom systemet och det har fungerat väldigt bra! Nu planerar vi för att gå vidare och få in allt fler varor som färdigtillverkade läkemedel direkt från apoteken i systemet för att användarna ska kunna göra så mycket som möjligt i samma system, säger Fredrik Ax.
Den nya beställningslösningen fungerade från dag ett och innebar inga hot mot patientsäkerheten alls. Den har gett beställarna ett mycket mer överskådligt sätt att beställa sina läkemedel och i framtiden räknar regionen med att kunna dra stora effektivitetsvinster med att ha ett generellt system för alla beställningar.
För att lyckas med genomförandet krävdes en gedigen utbildningsinsats, men det räknar regionen med att få igen genom att samma system kommer att användas för allt fler produkter.
– Till exempel går de flesta av våra beställningar av läkemedel mot ett sjukhusapotek, men vi handlar också bland annat vaccin direkt mot leverantören. Nu kan vi använda ett och samma system för alla dessa beställningar, vilket gör att det blir enklare och effektivare för sköterskorna att göra sina beställningar. Det i sin tur ger dem mer tid till sina kärnuppgifter, säger Fredrik Ax.
I förlängningen kan en stor del av regionens elektroniska handel gå via denna portal, men till att börja med handlade det om beställningar av läkemedel.