E-handel sparar både tid och pengar för Orust kommun

Så funkar e-handel för en mindre kommun – och så tar du reda på om det passar er kommun

15,000 invånare, varav 1300 kommunalt anställda. Var Orust eventuellt för små för att införa ett e-handelssystem eller fanns vinster att göra? En extern revision och en nyttoanalys skulle visa att det fanns vinstpotential – i såväl besparade pengar och arbetstid som förhöjd avtalstrohet med mera. 

Svårigheter att följa upp inköp, konteringar på fel kostnadsställen och inköp utanför avtal – det var tydligt att kommunens rutiner och processer i inköpsprocessen, hela vägen från beställning till betalning, behövdes ses över och att en förändring behövde ske.

- Budgeten var under kontroll. Hur mycket pengar som spenderades och hur mycket pengar som fanns kvar, det hade man koll på. Men var dessa pengar spenderades var inte lika kontrollerat. Kontering av inköp hamnade inte alltid rätt och huruvida inköpet gjordes från avtalade leverantörer var inte tillräckligt styrt. Inte heller hade vi ordentlig kontroll på huruvida vi fick de priser och rabatter som var avtalade; trots att uppsatta rutiner fanns, säger Gabriella Glimstedt, upphandlingschef på Orust kommun.

Samma resultat skulle även en extern revision från Ernst & Young visa. Kommunen hade förvisso styrdokument och rutiner men de efterlevdes inte till fullo.

Nyttoanalys: När är det befogat att införa ett e-handelssystem?

Med en intern analys och extern revision i ryggen fanns underlag för att driva arbetet vidare. Men hur mycket kan man förvänta sig att en liten kommun med en upphandlingsenhet bestående av tre personer ska satsa? Orust Kommun utförde en omvärldsanalys för att ta reda på hur andra kommuner hanterat frågan.

- Någonstans finns en brytpunkt för hur liten man är kontra hur mycket man ska styra upp saker och ting. För det kommer ju alltid med en kostnad. Så vi behövde ta reda på om det faktiskt fanns besparingar att göra eller om mer kontroll bara skulle leda till att kostnader bytte plats. Därav omvärldsbevakade vi kommuner i vår storlek och tog reda på hur de hanterat frågan och vad det bringat för resultat, säger Gabriella.

Och omvärldsbevakningen visade på positiva resultat. Med det i ryggen, rekommendationer från både Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) och Sveriges kommuner och regioner (SKR) om att komma i gång med e-handel samt regeringens strävan mot att digitalisera offentlig sektor, kvarstod bara frågan om det fanns en nytta även för Orust. Svaret på det fick de genom en nyttoanalys.

- Vi utförde en nyttoanalys som visade att vi skulle uppnå en årlig besparing på åtminstone 1,5 miljoner kronor. Så 2020 påbörjade vi införandeprojektet, för vilket vi hyrde in en extern projektledare med god insikt i Proceedo, säger Gabriella.

Integration mot Göteborg Stad förhöjer e-handeln

Proceedo skapar förutsättningar för att flera organisationer kan samarbeta med varandra utan att dela samma uppsättning. Vilket för Orust innebär att det samverkansavtal de har med Göteborg stad går att integrera mot Proceedo. Göteborg som avtalsägare kan alltså via Proceedo dela med sig av sina avtal till Orust, vilket innebär att om Göteborg aktiverar ett nytt avtal i sitt Proceedo kan även Orust aktivera avtalet från sin sida och beställa från det.

Dessutom får de bland annat tillgång till de miljömärkningar Göteborg stad använder på sina produkter. Är en produkt i Göteborgs uppsättning KRAV-märkt, Fairtrade-certifierad och märkt med Svenskt sigill så är den det även i Orust uppsättning, vilket Gabriella menar förenklar beställarnas möjligheter att göra hållbara inköp. 

- Ja, där får vi jättebra draghjälp av Göteborgs stad. Själva är vi för få resurser för att fokusera på den typen av frågor, men från Göteborg som har en stor enhet som jobbar med hållbarhetsfrågor får vi ordentlig draghjälp. I Proceedo kan vi sedan se vilka krav som är ställda och filtrera på dessa, säger Gabriella. 

Inköp enligt avtal med hjälp av noggranna kontroller

Tidigare var det svårt för de som arbetar ute i kommunen att veta om de fick rätt pris på varorna de beställde och huruvida en beställd vara faktiskt var avtalad. När förskolepersonalen idag beställer genom Proceedo vet de att de alltid beställer från avtalade leverantörer och får sedan ökad hjälp med att kontera kostnaden.

Dessa rutiner har gjort att Orust fått ordning på felkonteringar, avvikande kostnader och fått större möjlighet att säkerställa att avtal följs även på produktnivå. Bara under första året har de lyckats ramjusterat 800 000 kronor från sektorerna och fler besparingar är att vänta. 

- En del av de stora besparingarna ligger ju i besparad arbetstid, och där handlar mycket om att processerna måste sätta sig ute i organisationen. Alla vet att det är Proceedo de beställer i, och hur systemet fungerar har de fått utbildning i. Men sen handlar det ju om att planera sina inköp också. Om man är reaktiv i sina inköp blir det inte mycket till tidsbesparingar, men om man likt en av våra förskolor lyckas planera för en hel termin – då pratar vi tidsbesparingar! Dessutom blir det i år svårt att rakt av jämföra spend med föregående år. Förra året hade vi en pandemi, i år har vi en inflation som gör att livsmedlen är dyrare, drivmedel är dyrt och priserna för förbrukningsmaterial har stuckit i höjden. Så rena vinstberäkningar är svåra att göra i dagsläget, menar Gabriella.

Gabriella framhåller just kontroll som en av de främsta fördelarna med Proceedo. De har enkel tillgång till avtal, produkter och tjänster, och har dessutom fått en mycket bättre överblick av hur det ser ut i olika delar av organisationen. Ihop med sin Key Account Manager planerar de att fortsätta utveckla arbetet med Proceedo för att hitta effektiviseringar och besparingar. 

Läs mer här om hur Proceedo bistår i ert arbete >>