Kommunen integrerade Proceedo med sitt ekonomisystem

I över 20 år hade kommunen använt personal- och ekonomisystem från Aditro och varit mycket nöjda med det. Inköps- och beställningssystemet å andra sidan började få svårt att motsvara de krav kommunen ställde. Man upplevde att man behövde ett system som skapade förutsättningar för:

• Högre avtalstrohet
• Effektivare flöden, från inköp till faktura
• Mer användarvänliga flöden
• Ökat användande av e-faktura.

För att lyckas med implementeringen satsade kommunen på att bygga upp en intern projektorganisation vars ansvar sträckte sig förbi implementeringsfasen. Detta gjordes för att kvalitetssäkra processen och följa upp arbetet även efter den inledande fasen. 

På kommunen byggdes exempelvis en driftorganisation upp som en del i projektet, en proaktivitet som inneburit en möjlighet att själva kunna driva viss utveckling av systemet. Arbetet är trots allt inte klart bara för att implementationen är genomförd.

Projektgruppen hade även ansvar för både interna och externa resurser. När väl extern hjälp behövdes fanns alltså redan en ansvarig på plats. 

Idag har kommunen en lösning där inköp, fakturering och ekonomisystem är väl integrerade. Användarvänligheten i beställningsflödet är förbättrad och avtalstroheten har ökat. Användarna vet var de ska vända sig för sina inköp och andelen leverantörer som är anslutna och beställningsbara via systemet ökade snabbt..

Målet när projektet började var att 80 procent av kommunens ramavtal skulle vara anslutna och beställningsbara i Proceedo. Det målet nåddes redan en månad innan projektets slut. Nu ligger siffran på runt 90 procent.