Nytt inköps- och beställningsystem för mellanstor svensk kommun

När  inköps- och beställningsverksamheten skulle effektiviseras behövdes ett e-handelssystem som kunde integreras med det det existerande ekonomisystemet Aditro. Med Proceedo fick den mellanstora kommunen precis det man eftersökte.

I över 20 år hade kommunen använt personal- och ekonomisystem från Aditro och varit mycket nöjda med det. Inköps- och beställningssystemet å andra sidan började få svårt att motsvara de krav kommunen ställde. Man upplevde att man behövde ett system som skapade förutsättningar för

  • Högre avtalstrohet
  • Effektivare flöden, från inköp till faktura
  • Mer användarvänliga flöden
  • Ökat användande av e-faktura.

Således inleddes ett projekt för att effektivisera beställningsprocessen i kommunen.

se_pr_proceedo_datormobil_900x450.jpg

Inköp och faktura – i ett system

Innan kommunen inledde en upphandling fanns en mängd frågor att få svar på. Den kanske främsta frågan gällde huruvida den nya lösningen endast skulle användas för att hantera inköp eller om systemet skulle kunna hantera hela inköpsprocessen – från beställning till betalning. För att få en automatisk integration mellan beställningar och fakturor valde kommunen det sistnämnda alternativet. Ett beslut som gjorde att valet av e-handelssystem föll på Visma Proceedo.

– Vi kom fram till att vi ville ha fakturahanteringen i samma system som vi gör våra inköp i. Med Visma Proceedo kunde vi få en bra integrerad lösning för båda delar, säger ekonomidirektören på kommunen.

Proaktiv projektorganisation för att implementera Proceedo

För att lyckas med implementeringen satsade kommunen på att bygga upp en intern projektorganisation vars ansvar sträckte sig förbi implementeringsfasen. Detta gjordes för att kvalitetssäkra processen och följa upp arbetet även efter den inledande fasen. 

På kommunen byggdes exempelvis en driftorganisation upp som en del i projektet, en proaktivitet som inneburit en möjlighet att själva kunna driva viss utveckling av systemet. För kom ihåg - att implementationen är genomförd innebär inte att arbetet är klart.

Projektgruppen hade även ansvar för både interna och externa resurser. När väl extern hjälp behövdes fanns alltså redan en ansvarig på plats. 

Har ni en strukturerad process för tjänsteinköp?

Upptäck hur ni kan få hjälp med tjänste- och konsultinköp

E-handeln och ekonomisystem integrerades väl

Idag har kommunen en lösning där inköp, fakturering och ekonomisystem är väl integrerade. Användarvänligheten i beställningsflödet är förbättrad och avtalstroheten har ökat. Användarna vet var de ska vända sig för sina inköp och andelen leverantörer som är anslutna och beställningsbara via systemet ökade snabbt..

Målet när projektet började var att 80 procent av kommunens ramavtal skulle vara anslutna och beställningsbara i Proceedo. Det målet nåddes redan en månad innan projektets slut. Nu ligger siffran på runt 90 procent.

Behöver ni tips om hur ni kan lyckas med er e-handelsinvestering? Ladda ner ett informationsblad