Det krävs hårt arbete och ambition, men när viljan finns är de goda resultaten inom räckhåll. Det vet Botkyrka kommun
Från beslut till framgång
När Botkyrka kommun 2019 beslutade att satsa på Proceedo och e-handel var det utifrån en insikt att processerna behövde effektiviseras. Det fanns krav på att arbeta smartare med inköp utifrån hårdare budgetkrav. En vilja att åstadkomma billigare, enklare och bättre inköp.
Med en inköpsvolym på dryga 2 miljarder kronor om året var det viktigt att kunna kvalitetssäkra de dagliga inköpen och få bättre intern kontroll.
Nu frågar vi oss - hur började allt och hur gick det egentligen sen med Botkyrkas kommuns e-handelsresa?
Det krävs tydliga beslut och mandat för att lyckas
Vi tar det från början. När beslutet för e-handel togs arbetade Peter Norén som upphandlingschef på Botkyrka kommun. Vägen fram till beslut om e-handel hos kommunstyrelsen gick via ett systematiskt arbete med att säkerställa och optimera nyttan med förändringen. Ett beslut grundat i en utbredd insikt att e-handel är gynnsamt för att effektivisera inköp, för att kunna kvalitetssäkra och få bättre internkontroll. Så här sa Peter Norén då:
Vi behöver styra våra inköp bättre för att åstadkomma prisbesparingar. Vi måste förenkla för verksamheten och göra det lättare att använda våra ramavtal. Det är en självklar del i vårt digitaliserings- och effektiviseringsarbete.
Återblick till införandet
Proceedo är en användarvänlig helhetslösning
Förberedelserna för e-handel innebar en genomlysning av Botkyrkas befintliga utmaningar och processer. Peter berättade då att de anställda upplevde att det varit svårt att hitta rätt ramavtal och att beställa på ramavtalen.
- I Proceedo får vi en bra helhetslösning och ett väldigt bra användargränssnitt, vilket kommer underlätta för att få verksamheten att gilla det här systemet. Det kommer också bidra till möjligheten att jobba med fler leverantörer.
Vinnare Proceedo Community Live 2022
2022 års största ökning Touchless: Grattis Botkyrka kommun!
Två år efter införandet. Med en dramatisk ökning från 4 % till 24 % stod Botkyrka för 2022 års största ökning av Touchless-fakturor. Senada Zilic, Biträdande enhetschef, Leverantörsreskontra och e-handel på Botkyrka kommun tog emot priset.
- Det här är ett riktigt skolboksexempel på hur man uppnår ett mål, berättar Senada Zilic.