Under Visma Commerce Användardagar passade vi på att prata med Peter Norén, upphandlingschef på Botkyrka kommun. Där har man nyligen tagit beslutet att satsa på e-handel för att effektivisera kommunens inköpsprocess från början till slut. Valet har varit en självklar väg framåt.

- Vi behöver effektivisera. Idag finns ett krav i alla kommuner att börja jobba smartare. Vi kommer inte att få mer pengar i kommunerna, och därför är e-handel en av flera satsningar vi gör för att just jobba smartare, säger Peter.

 

Billigare, enklare och bättre inköp

Projektet har drivits på av viljan att åstadkomma billigare, enklare och bättre inköp. Med en inköpsvolym på dryga 2 miljarder kronor om året är det viktigt att kunna kvalitetssäkra de dagliga inköpen och få bättre intern kontroll.

"Vi behöver styra våra inköp bättre för att åstadkomma prisbesparingar. Vi måste förenkla för verksamheten och göra det lättare att använda våra ramavtal. Detta kommer e-handeln att underlätta. Det är en självklar del i vårt digitaliserings- och effektiviseringsarbete. De går hand i hand."

- Peter Norén, upphandlingschef på Botkyrka kommun

Nytta för hela verksamheten

Peter framhåller att det idag finns en utbredd insikt inom kommunerna att e-handel är gynnsamt för att effektivisera inköp, för att kunna kvalitetssäkra och få bättre internkontroll. Botkyrka har sedan länge velat hoppa på tåget, men blivit redo först i år. Vägen fram till beslut om e-handel hos kommunstyrelsen har gått via systematiskt arbete med att säkerställa och optimera nyttan med förändringen.

- Vi har lagt mycket krut på att skapa rätt förutsättningar för att komma igång. Genom att jobba strukturerat och metodiskt utifrån lönsamhetsbedömning, har vi tydligt beskrivit vad e-handel innebär samt visat på de faktiska vinsterna det kommer att ge verksamheten. På så vis har vi också säkerställt att vi får tillräckliga resurser att göra ett bra jobb.

 

Proceedo användarvänlig helhetslösning

Förberedelserna för e-handel har inneburit en genomlysning av Botkyrkas befintliga utmaningar och processer. Peter säger att de anställda har upplevt att det varit för svårt att hitta rätt ramavtal och att beställa på ramavtalen. Där har kommunen varit lyhörd för att få den nya lösningen så användarvänlig som möjligt. Som ett led i processen har man valt att implementera Visma Proceedo.

- I Proceedo får vi en bra helhetslösning. Proceedo har ett väldigt bra användargränssnitt och bra resultat i användbarhetstester, vilket kommer underlätta för att få verksamheten att gilla det här systemet. Det kommer också bidra till möjligheten att jobba med fler leverantörer.

Att ha dialog med andra kommuner och organisationer är ytterligare en viktig variabel för att lyckas, framhåller Peter. Botkyrka har ett tight samarbete med grannkommunerna i Södertörn i upphandlingsfrågor. Av samma anledning tycker han att Användardagarna är en bra mötesplats för att utbyta tankar.

- Vi är inte först med det här, vi är bland de sista, och det finns många lärdomar att dra från andra. Det var mycket intressant att höra Huddinge kommun prata på årets användardagar. Där kan vi hämta inspiration kring deras arbete med tjänstebeställningar, att gå till offertförfrågningar och att hantera entreprenadprojekt via e-handel. Det är ett område där vi på sikt kan göra stora vinster, avslutar Peter.

Om Botkyrka kommun

Botkyrka kommun är Stockholmsområdets femte största kommun med 91 000 invånare. Omtalade kultur- och upplevelsesatsningar, expansivt näringsliv och en av Sveriges yngsta och mest internationella befolkning, gör Botkyrka till en händelserik kommun med stora möjligheter.