Visma Proceedo automatiserar och effektiviserar inköpsrutinerna

- Vi har använt lösningen sedan 2009 och är mycket nöjda med de möjligheter den ger oss. Vi använder Visma Proceedo som beställningsportal för alla typer av inköp, både interna tjänster som till exempel ändringar av kontaktuppgifter och externa tjänster såsom IT-tjänster, säger Nina Dalen Skaara, avdelningschef på DNB Group Procurement.

- Självklart använder vi även inköpssystemet för att beställa standardprodukter som mobiler och datorer, säger Nina Dalen Skaara.

- Lösningen automatiserar och effektiviserar våra inköpsrutiner. På det sättet har vi fått spårbara och transparenta processer, förklarar Skaara. Lösningen hjälper oss att realisera de besparingar som de framförhandlade priserna ger och den information som genereras när vi använder lösningen ger oss ett bra förhandlingsläge vid nya upphandlingar eller när befintliga avtal ska omförhandlas.

Fokus på användarvänlighet och anpassning

DNB har snart använt e-handelssystemet Visma Proceedo i 5 år. Det som gjorde att DNB valde just det här systemet var bl.a. användarvänligheten och möjligheten att integrera systemet med bankens egna system och importera data.

- Vi är ett stort och dynamiskt företag och behöver ett system som vi själva kan anpassa till våra behov. Det kan vi med Visma Proceedo. Vi har bland annat skapat egna formulär som ger oss rätt uppgifter i inköpssystemet och minimerar risken för felbeställningar, säger Skaara.

10 000 medarbetare har tillgång till inköpslösningen

På DNB har alla medarbetare tillgång till Visma Proceedo.

- Samtliga av våra 10 000 medarbetare har tillgång till inköpslösningen. Om alla dessa personer skulle lägga tid på att hitta leverantörer hade vi förlorat både tid och pengar. Nu handlar alla på samma ställe och vi har fått en standardiserad och automatiserad inköpsprocess, säger Skaara.

"Det viktiga är att börja i det lilla. När basprodukterna väl är införda i lösningen kan man fortsätta utvecklingsarbetet."

- Frank Mikkelsen, Senior Vice President – Head of Business Development Group Procurement DNB

DNB tar inköpsprocessen ett steg vidare

DNB är nytänkande i arbetet med de egna inköpsrutinerna och ligger långt framme när det gäller att handla på nätet. Genom att använda elektroniska verktyg i planeringen, genomförandet och uppföljningen av inköpet av varor och tjänster har DNB effektiviserat administrationen och inköpsrutinerna och fått högre kvalitet på inköpen.

- Det viktiga är att börja i det lilla. När basprodukterna väl är införda i lösningen kan man fortsätta utvecklingsarbetet. Just nu jobbar vi med att automatisera och standardisera beställningarna av tjänster i systemet. Det innebär att om man till exempel vill beställa en IT-konsult eller en systemutvecklare, så gör man det i Visma Proceedo.

Innovation i centrum

Innovation står i centrum på DNB och att förnya företagets rutiner och lösningar är en viktig drivkraft.

- Vi vill ligga i framkant och därför måste vi utvärdera våra lösningar och utnyttja deras potential till fullo. Om man anstränger sig hittar man alltid bra lösningar. Det är viktigt att både vara en överlevare och ha förändringsvilja. Det är också viktigt att ha en tät dialog med Visma, så att DNB och Visma Proceedo utvecklas i samma takt, säger Skaara.

"Rapporterna ger oss en bra överblick över nyckeltalen och vi kan enkelt spåra transaktionerna. Vi kan följa varje beställning – från avdelning till person och ända ner på artikelnivå."

- Nina Dalen Skaara, avdelningschef på DNB Group Procurement

Överblick och spårbarhet

Överblick och spårbarhet är viktiga faktorer när det gäller kostnadskontrollen. Därför använder DNB rapportfunktionen i Visma Proceedo flitigt.

- Rapporterna ger oss en bra överblick över nyckeltalen och vi kan enkelt spåra transaktionerna. Vi kan följa varje beställning – från avdelning till person och ända ner på artikelnivå. All information man behöver finns i systemet. Vill man se en översikt över användningen av vikarier i organisationen kan man lätt ta fram siffror över det, med antal arbetade timmar och vem som har godkänt det hela, säger Skaara.

Rätt leverantör

Automatiseringen av beställningsprocesserna gör att vi sparar tid och pengar och att rätt leverantör används.

- Vi har kommit överens med några av våra största leverantörer om att de inte får godkänna förfrågningar och beställningar på telefon eller mail. Alla beställningar ska göras i inköpssystemet. Detta fungerar mycket bra. Det blir enklare för oss och enklare för dem, säger Skaara och tillägger: en annan viktig aspekt är kvalitetssäkringen av leverantörerna. Genom att vi har ett inköpssystem där vi ansluter våra leverantörer, vet vi att de är godkända och att även etiska hänsyn tagits, förklarar Skaara.

Snabb fakturahantering

När varan är beställd matchas den mot den fakturan vi mottar.

- I dagsläget matchas 75 procent av våra fakturor. Fakturahanteringen är integrerad med inköpssystemet vilket ger oss en komplett inköpsprocess, avslutar Skaara.