Anställningsguiden visar vägen till bättre kvalitet i Malmö stad

När stadsrevisionen uppmärksammade brister i Malmö stads hantering av anställningar inleddes ett stort förändringsarbete för att lyfta kvaliteten. Införandet av Personec P:s Anställningsguide i januari var en konkret åtgärd som projektet resulterade i.


– Tidigare kunde rekryterande chefer uppdatera informationen direkt i P. Det fanns förstås de som hade bra koll på inmatningen, men alltför ofta förekom fel, säger Anna Ohlsson, systemansvarig på HR i Malmö stad.

Malmö stad har idag cirka 30 000 medarbetare med alla timavlönade inräknade. På en månad hanteras ungefär 4 000 ärenden som på ett eller annat sätt har koppling till anställningsavtalen.

–Anställningsguiden digitaliserar flödet och gör det enkelt att göra rätt. Om någon ändå skulle välja fel anställningsform till exempel, så gör det inget. Idag uppmärksammas HR på alla relevanta avvikelser och måste ge sitt godkännande för att datan ska överföras till lönesystemet, säger Maria Kellerman, systemägare och enhetschef på Malmö stad.

Anna Ohlsson och Maria Kellermans uppfattning är att chefer i Malmö stad tycker att de nya rutinerna är en enkel och bra lösning överlag.

– Tidigare varierade processen mellan olika verksamheter. Jag pratade nyss med en rektor som uppskattade att det var så mycket smidigare nu. Faktum är att jag själv gjorde min första anställning i förra veckan och lättare än så här kan det nog inte göras. Det behövs ingen utbildning, säger Maria Kellerman.

Möjligheten att snabbt kunna få anställningsavtalet påskrivet kan vara avgörande för den som har turen att hitta en undersköterska eller annan eftertraktad kompetens. Maria Kellerman fick ut avtalet direkt och betonar att HRs godkännandeprocess inte får skapa fördröjningar.

Anställningsguiden är en relativt ny modul och införandet hos Malmö stad krävde vissa anpassningar och vidareutveckling.

I maj/juni sker en uppgradering och redan nu finns en önskelista med förslag på ny funktionalitet till höstversionen.

Förutom att öka chefernas möjligheter att täcka upp för varandra vill de bland annat att Anställningsguiden ska kunna hantera lönetillägg för en nyskapad anställning och att man ska kunna beställa mer än en ändring samtidigt. På sikt önskar Malmö att Anställningsguiden även ska kunna hantera avslut.

– Vi vill putta cheferna till att använda guiden för så många rutiner som möjligt. Vi vet ju att det underlättar deras arbete och att de vill vara där, säger Anna Ohlsson.