Fotograf: Fredrik Bagenda

AIK Fotboll fokuserar på att hålla nollan – inte löneadministration

Agda PS vann matchen när förra årets svenska mästare sökte ett effektivt och användarvänligt lönesystem. Efter ett rekordsnabbt projekt har AIK Fotboll ett digitalt verktyg som förenklar processerna och stödjer HR-arbetet.

Antalet spelare på plan är elva till antalet, men bakom AIK Fotbolls många framgångar står faktiskt ett helt 370-mannalag. Det inkluderar många skilda yrkesgrupper, bland annat tränare, läkare, materialare, ordningsvakter, naprapater, kanslipersonal och tillfälligt anställda ungdomar. Ur ett HR- och löneperspektiv är det en utmaning med en så brokig samling, särskilt när skattereglerna för klubbens förening och aktiebolag skiljer sig åt.

Tidigare var löneadministrationen outsourcad, men klubben upplevde att avståndet mellan lönehanteringen och personalen blev för stort. Så i slutet av förra året – när AIK nyss blivit svenska mästare för tolfte gången – fattades beslut om att ta hem lönerna.

 

På bilden: Håkan Strandlund och Liw Pärnerklint | Fotograf: Olle Östman

– Vi sökte ett system som kunde förenkla processerna och samtidigt stödja utvecklingen av vårt HR-arbete. Att det skulle vara enkelt och användarvänligt för både löneadministratören och personalen var ytterligare ett krav. Agda PS har varit mycket uppskattat på mina på tidigare arbetsplatser och efter genomlysning av alternativen stod det klart att det systemet passade oss bäst, säger Håkan Strandlund, CFO på AIK Fotboll.

Tangerat rekord för byte av lönesystem

Strax innan projektetstarten värvades Liw Pärnerklint som ny löne- och HR-koordinator till AIK. Varken rätt lagtillhörighet eller gedigna fotbollskunskaper utgjorde krav, men den tidigare erfarenheten av Agda PS blev en värdefull tillgång i det kommande projektet som sannolikt tangerade rekordet för implementation av komplexa lönesystem.

– Hela projektet var klart på mindre än två månader, trots utmaningen att ta hem all hantering från lönebyrån och samtidigt sätta upp nya processer. Jag hade stor hjälp av Vismas erfarna konsulter och tillsammans tog vi oss an uppgiften att tolka och sätta upp alla specialare, så att allt blev rätt i slutändan.

Det faktum att reglerna i mångt och mycket frångick standard innebar ett skarpt test av den flexibilitet som ofta framhålls som en av Agda PS styrkor.

– Vår uppsättning krävde inställningar som aldrig skulle bli aktuella i ett vanligt bolag. Trots det, hittade vi lösningar på plats för allt.

En smidig lösning utan tekniska bekymmer

Liw Pärnerklint utbildade själv sina kollegor i hur de från och med nu skulle tidrapportera, registrera utlägg eller ta del av sina lönebesked.

– Fyra kontonummer var allt jag behövde justera vid första lönekörningen. Det förekom inga fel och allt gick supersmidigt.

Än mer smidig blir upplevelsen av att Agda PS levererats i form av en driftad tjänst.

– Jag behöver aldrig tänka på nya versioner eftersom allt sånt sköts automatiskt. När jag kommer på morgonen är allt redan installerat och klart. Det går som tåget, förklarar Liw Pärnerklint.

AIK:s väg mot toppen av Allsvenskan i år går även den som tåget. Hittills ligger herrlaget på andra plats efter 22 spelade matcher.

– Efter en förlust är stämningen lite låg i någon timme och sen fortsätter vi dagen. Vid det här laget är det ingen tvekan om vilka tröjor jag hejar på, säger Liw Pärnerklint.

 

Hör av dig till Malin!

Funderar du på om Agda PS skulle kunna funka bra i ditt företag? Malin Sebelius berättar gärna mer om möjligheterna! Fyll i dina uppgifter, så kontaktar hon dig. 

För att ta del av information och aktiviteter på Visma behöver vi ditt samtycke

 

Kontakta oss för att veta mer om Agda PS HRM Suite