Att tänka på när du väljer nytt lönesystem 

Ett användarvänligt och smart lönesystem spar tid och pengar och underlättar jobbvardagen för alla i organisationen. Men hur väljer man rätt lönesystem?

Till din hjälp, har vi sammanställt en guide med förslag på krav som du bör ställa vid utvärdering av ett nytt lönesystem.

#1: Vilka processer kan effektiviseras?

Ett bra lönesystem minimerar administrationen. Automatiska flöden och smarta funktioner gör arbetet roligare och sparar tid. Vilka flöden/funktioner saknar du idag?

  • Personregistret är lönesystemets kärna. En lösning med multipla register försvårar uppdateringar och ökar risken för diskrepans.

  • Går det lätt att integrera? Automatisk dataöverföring gör det möjligt att få information uppdaterad i realtid. Ta reda på hur lätt lönesystemet går att integrera med övriga stödsystem.

  • Utlägg och reseräkningar på mobilen? Hantering av kvitton och reseräkningar är en källa till frustration på många arbetsplatser. Ett smart mobilt stöd underlättar arbetet för medarbetaren, chefen och löneavdelningen.

  • Stöd för flerföretag? Många lönesystem saknar möjlighet att skapa lön för flera företag samtidigt. Om ditt företag är en koncern, gör du klokt i att ta reda på hur stödet för flerföretag ser ut.

  • Hur hanteras Årsskifte/semesterårsskifte? Hanteringen av årsskiften, är komplexa och innebär ofta omfattande administration. Bland annat kräver många system att du nollställer exempelvis ackumulatorer och variabler, medan andra underlättar för dig genom att bevara historiken.

#2: Hjälper det till att utveckla verksamheten?

Det nya lönesystemet ska kraftigt effektivisera dina processer och erbjuda dig den senaste tekniken som hjälper dig att nå verksamhetens mål. 

  • Tillgänglighet: Med moderna molntjänster kan arbetet utföras när och var som helst. Hur flexibelt är lönesystemets tillgänglighet?

  • Mobilitet: Ge medarbetarna möjligheten att sköta rapportering, läsa sina lönebesked och hantera frånvaro via mobilen, det spar både chefens och medarbetarens tid. 

  • Fördefinierade rapporter sparar mycket tid för löneavdelningen. Hur ser rapportfunktionen ut? Finns det fördefinierade rapporter för all rapportering som krävs enligt lag/avtal? Går det att skapa egna rapporter?

  • Bra beslutsunderlag: Kan verksamhetens chefer enkelt få fram grafer och dra egna rapporter eller måste de besvära löneavdelningen? Finns ett business intelligence-verktyg anpassat efter lönesystemet?

  • Är det en helhetslösning? Inom HR ingår allt från lön till rekrytering, kompetensutveckling och friskvård. Ett lönesystem som erbjuder en helhet för HR ger ett betydande mervärde. Vad ingår och vilka tillägg med integrationer finns?

#3 Håller lönesystemet måttet även i framtiden?

Ett lönesystem är en långsiktig investering som ska ge stöd åt organisationen i många år. Därför är det viktigt att lyfta blicken och se till verksamhetens och omvärldens förväntade utveckling.

  • Ta hänsyn till eventuella expansionsplaner: Säkerställ att lönesystemet har kapacitet att hantera organisationens tillväxt. Kan systemet exempelvis hantera alla aktuella kollektivavtal om affärsplanen ändras?

  • Satsar leverantören på produktutveckling? Ett effektivt arbetssätt idag, är omodernt inom några år. Välj en leverantör som satsar stort på utveckling av befintliga produkter och tar fram nya baserat på den senaste tekniken.

#4: Hur ser planen ut för implementation? 

Ett systembyte innebär oftast ett stort projekt, inte minst när det handlar om något så känsligt som lön. Skräcken är förstås att något går fel som äventyrar medarbetarnas utbetalning. Hos seriösa leverantörer är den risken, tack och lov, lika med noll. Men det finns ändå anledning att ta reda på hur smidigt implementationsprocessen fungerar.

  • Hur ser implementationsplanen ut? Finns det en tydlig projektplan och hur ser leverantörens bemanningsmöjligheter ut?
  • Referenser: Ta reda på vilka erfarenheter andra kunder har av leverantören. Hur upplevde de implementations-fasen?

#5: Hur ser säkerheten ut?

IT-säkerhet är ett högaktuellt ämne, inte minst på grund av EU:s  dataskyddsförordning (GDPR - General Data Protection Regulation). Lönesystemen processar tusentals transaktioner med känsliga personuppgifter varje dag och kraven på säkra processer och IT-miljö ska hållas högt.

  • Är lönesystemet anpassat till GDPR?
  • Hur ser leverantörens säkerhetsorganisation ut? Finns ett dataskyddsombud (DPO - Data Protection Officer) på plats?
  • I vilken utsträckning använder företaget externa leverantörer för drift-/hostingtjänster?
  • Vilka certifieringar innehar leverantören/eventuellt externa leverantörer?

#6: Finns kompetens?

Maximal avkastning från din investering kräver att användarna har kompetens att hantera lönesystemet på rätt sätt. För att säkra kompetensbehovet är det viktigt att leverantören erbjuder ett brett och flexibelt utbildningsprogram för alla nivåer.

  • Hur ser leverantörens utbildningsutbud ut? Alla människor är olika. Ett utbud som inkluderar olika former - klassrumskurser, eLearning eller webbinar - ökar chansen att du hittar en som passar dig.

  • Hur spridd är kunskapen om lönesystemet? Ju fler som använder ett visst lönesystem, desto större är chansen att du hittar erfarna kandidater vid en nyrekrytering.