De vanligaste utmaningarna med rapportering

I all verksamhet finns det bara ett som är säkert, nämligen att allt förändras. Då är det viktigt att fatta beslut baserade på aktuell fakta och inte enbart på intuition. Därför är rapporteringen ett av företagsledningens viktigaste verktyg. Här listar vi några av de vanligaste utmaningarna med rapporteringen och visar hur Business Intelligence-lösningar kan sköta företagets rapporteringsbehov bättre än vanlig rapportering.

Rapporteringskvaliteten är undermålig

De flesta utmaningar i företagens rapportering beror på informationshanteringen, alltså frågan om hur man får fram den väsentliga informationen och hur man analyserar den mest effektivt. Många väljer att undvika problemet genom att rapportera allt, så att ledningen drunknar i information, och därför missar de enkla lösningarna för företagets verksamhet.

Ekonomiska rapporter kan ge ledtrådar, medan BI-lösningar kan ge svar på frågan varför.

Att välja ut väsentlig data ur en stor mängd information kräver förståelse för rapporteringsbehovet. Vanligen är rapportförfattaren en professionell användare av rapporteringsverktyget, medan rapporteringsbeställaren är någon annan. För att få fram både korrekt och relevant information mellan företagsledningen och rapportförfattaren krävs ofta ett intensivt samarbete.

Men Business Intelligence-lösningar ger bredare möjligheter till användbara lösningar jämfört med vanlig rapportering. BI-lösningar ger också bättre möjlighet att tränga djupare in i ekonomisk information, även utan specialistkunskaper.

Att reda ut det verkliga läget i företagets verksamhet kan jämföras med detektivarbete. Ekonomiska rapporter kan ge ledtrådar, medan BI-lösningar kan ge svar på frågan varför. De ger företagsledningen möjlighet att kartlägga ineffektiva processer, se möjligheter till kostnadsnedskärningar och effektivare affärer, och snabbt reagera på förändringar i efterfrågan eller på marknaden.

Besvärlig distribution av information

Distributionen av rapporter utgör en kritisk utmaning för många organisationer. Vanligen distribuerar den rapportansvarige informationen manuellt med e-post eller genom att lagra rapporterna på servern. Sådana processer kräver inga speciella arbetsverktyg, men är utsatta för fel och brister i hanteringen och är arbetskrävande för både rapportförfattaren och den som söker information. Ofta finns även risk för informationsläckor.

BI-lösningar gör det möjligt att automatisera och tidsbestämma informationen. Dessutom kan man distribuera externt, exempelvis till företagets styrelse utan speciella åtgärder. BI-lösningar kan skydda företagets kritiska information bland annat genom särskild åtkomst till konfidentiell information.

Osäkerhet om verktygens funktion

Många företag använder Excel-ark som verktyg för rapportering och analys av information. Det innebär risker ur driftsäkerhetssynpunkt. Exempelvis kan en uppdatering av Excel förvanska siffrorna i en rapport och leda till att rapporten inte längre fungerar. Dessutom kan det uppstå problem när experterna på företaget byts ut, och kunskapen lämnar företaget. Användning av Excel kan också innebära datasäkerhetsrisker.

Långsam rapportering

En av de vanligaste utmaningarna med rapporteringen består i långsamt rapporteringsflöde, vilket vanligen beror på att det saknas arbetsverktyg. Företaget kan då missa bra möjligheter därför att den nödvändiga informationen tagit för lång tid att ta fram. I dagens affärsmiljö kan en månad gamla bokslutsrapporter redan ha hunnit bli inaktuella.

Med en Business Intelligence-lösning blir det lättare att ta fram bättre rapporterMed stöd av BI-lösningar kan företagsledarna själva omedelbart ta fram konfidentiella eller brådskande rapporter vid behov, eftersom man inte längre behöver specialkunskaper för att ta fram dem. Exempelvis finns så kallade dashboards för snabb åtkomst till viktiga siffror i dagens BI-lösningar.

Att lita enbart på datasystemen

Ibland tror användarna på företagen att BI-lösningarna ska vara heltäckande. Men en BI-lösning kan bara rapportera den information som produceras av bakomliggande system, som ett ERP-system.

Med hjälp av BI-lösningar kan man få ut mer av informationen och på flera sätt, men det ersätter inte mänsklig granskning. För att göra en bra analys krävs fortfarande en mänsklig begåvning som kan utreda bakomliggande orsaker och tolka orsakssamband, vilket inte alltid är så lätt.

Om man enbart litar på sifferdata kan det gå som för ett visst försäkringsbolag, som rekommenderade brandkåren att använda färre brandmän av lönsamhetsskäl, därför att statistiken visade att fler brandmän alltid ledde till större skador.