Synologen profilbild.jpg

 

SE_CN_Consulting_Kundcase_Synologen_Logo.png

 

SE_CN_Consulting_Kundcase_Synologen_Bild1.png

 

SE_CN_Consulting_Kundcase_Synologen_Bild2.png

 

SE_CN_Consulting_Kundcase_Vetenskapsrådet_Bild3.png

Synologen - Socialt intranät och verksamhetsstöd i Microsoft 365

Synologen med huvudkontor i Stockholm är en frivilligorganisation för fristående optiker, med över 100 optiker/butiker över hela landet. Dessa arbetar under sitt eget varumärke och är fria att välja sitt eget sortiment. Dessutom är optikerna de enda i Sverige som är ISO-certifierade inom kvalitet och miljö. Man bedriver högkvalitativ optikerverksamhet och är fokuserad på individuell ögonhälsa.  

Bakgrund och utmaningar i projektet

Intranät

Synologens huvudkontor kontaktade Visma då man hade stora utmaningar med tillförlitligheten i sitt nuvarande intranät i kombination med verksamhetssystem. Synologen har behov av att information och nyheter flödar mellan huvudkontoret, alla optiker runt om i landet, samt från leverantörer av materiel (t.ex. bågar, glas och annan utrustning). Det behöver ske på ett kontrollerat sätt utan att exponera information för icke behöriga. Man vill också upprätthålla möjligheten för butikerna att sinsemellan föra en dialog kring sortimentnyheter, butiksinformation eller bistå varandra i produktfrågor.

Verksamhetsstöd

Optikerna är ISO-certifierade inom kvalitet och miljö, med krav på återkommande åtaganden och dokumentation som krävs för att upprätthålla sin certifiering. Optikerna behöver lagra dokumentation och hantera arbetsuppgifter i en skyddad miljö, unik för respektive butik. Samtidigt ska huvudkontoret (HK) kunna hantera lösningen centralt för sammanställning av statistik och underlag. En av huvudkontorets stora tidstjuvar var att inhämta informationen och dokumentation från butikerna då dessa fanns spridda på respektive butiks lagringsplats. 

Ur butikernas synvinkel var tidigare verksamhetslösning svårnavigerad, och det var lätt att göra fel i sin hantering av dokument.

Kartläggning och kravställande

Med utgångspunkt i ovanstående utmaningar och problem, kravställde Synologen och Visma följande innehåll i projektet:

  • Förenkla gränssnitt, funktion och utseende på intranätet i SharePoint – det ska fungera på alla enheter, vara enkelt att förvalta och baseras på standarder från Microsoft.
  • Omforma rättighetsstyrningen så den blir enkel att hantera och minimera risken för butiker och HK att göra fel i lösningen.
  • Underlätta för HK att kommunicera och följa upp dokumentation och åtaganden för butikerna. Automatgenerera återkommande arbetsuppgifter och påminnelser.
  • Underlätta för butikerna i verksamhetsstödet - exempelvis dokumenthanteringen, inrapportering av tillbud eller felanmälningar till leverantörer.

Fokus under hela projektet var att säkra informationsflödet och rättighetshanteringen – ”du ska bara se det du har rätt att se”, oavsett om du är leverantör, butiksanställd eller arbetar på Synologens huvudkontor.

Synologens lösning

Vismas lösning för ett socialt intranät och verksamhetsstöd anpassades efter Synologens behov. Lösningen bygger på SharePoint Online, en del av MS 365. Man har nu en intranätlösning där optiker runt om i landet kan nätverka med varandra, ta del av leverantörsnyheter och få information från huvudkontoret. Med en förbättrad rättighetshantering kan nu både huvudkontoret och butikerna känna sig säkra på att lagring och delning av information och dokumentation är tryggad.

Intranätslösning i SharePoint

Enklare att kommunicera och dela information

Förbättrad rättighetshantering

Relaterade tjänster & erbjudanden

Visma är specialister på konfigurering av Microsoft 365 och kan hjälpa ert företag att effektivisera ert arbete och dessutom öka kvaliteten, oavsett om ni arbetar lokalt eller i molnet idag.

Kontakta oss

Fyll i formuläret om du vill veta mer om Microsoft-lösningar.

För att ta del av information och aktiviteter på Visma behöver vi ditt samtycke



Om du vill kontakta oss direkt:
 Niklas Brännström
E-post: niklas.brannstrom@visma.com
Telefon: 0736- 33 22 52