Utifrån verksamhetens behov visas vilket arbete som ska utföras och vilka resurser som krävs vid varje tillfälle. I Medvind WFM finns självklart också stöd för effektiv schemahantering och möjlighet att exportera underlag till externa system för att underlätta exempelvis budgetarbetet.

Resursbehov

Resursbehov syftar till att kvantifiera verksamhetens behov av personal i förhållande till den verksamhet man ska bedriva. Resursbehovet kan specificeras på:

• personalgrupp
• kompetens
• uppgift

Schemaläggning och grundschema

Schemaläggning är modulen för att skapa grundscheman. Används denna tillsammans med resursbehovet blir resursbehovet ingångsvärde i arbetstidsplaneringen. Under schemaläggning ges stöd för att följa bland annat:

• summeringar i form av schemalagda timmar och/eller dagar
• sysselsättningsgrad
• semesterfaktor och/eller tjänstledighetsfaktor
• årstimmar

Ett grundschema kan definieras för en person, en roll eller en typ av uppgift. Detta väljer kunden helt fritt. Schemat och den faktiska arbetstiden genererar de faktorer som ligger till grund för exempelvis löneavdrag vid frånvaro. Exempel på andra egenskaper:

• Schemaraden kan knytas till en eller flera personer.
• Schemaraden kan kopieras till ny rad eller nytt schema.
• Stöd för olika typer av arbetstidsmått.
• Grundschemat är datumstyrt och kan definieras rullande eller kalendariskt (1-52 veckor)

Medvind WFM stödjer behovsstyrd arbetstidsplanering, där den enskildes förslag om arbetstid tas in för att fastställas efter dialog och godkännande av chef/planerare.

Funktioner för behovsstyrd arbetstid

Vid behovsstyrd arbetstid utgör resursbehovet ramen för planeringen och i Medvind WFM kan den anställde se och förhålla sig till

• resursbehov
• kollegors önskemål
• sina egna aktuella saldon

Förslagen kan vara en kombination av grundschema och individens förslag om exempelvis klockslagsintervall samt fördefinierade arbetspass.

I processen planering, erbjuder lösningen stöd för att fastställa faktisk arbetstid och bemanna arbetsuppgifter. Här utförs även den operativa planeringen. De många möjligheterna gör att Medvind WFM passar alla typer av personalintensiva verksamheter.

Funktioner för planering och bemanning

I processen planering erbjuder Medvind WFM stöd för att:

• fastställa faktisk arbetstid
• bemanna arbetsuppgifter
• utföra den operativa planeringen där rapporterade avvikelser hanteras

Den faktiska arbetstiden kan jämföras mot resursbehovet för aktuell tidsperiod och även värderas i relation till regelverk kring dygns- och veckovila.

Personalens fastställda arbetstider rullar ut så länge som det finns ett giltigt schema eller arbetstider som definierats genom någon typ av önskearbetstid.

Anpassning av information

Informationen i översikterna kan anpassas beroende på vilken information som ska visas och vilka färger som ska användas för att markera olika typer av händelser. Det finns ett antal olika vyer som beskriver:

• All personal och deras arbetstid på vald enhet för vald tidsperiod
• En person och dennes arbetstider under vald period
• Konfigurerbara översikter avseende:
  - Frånvaro / semesterplanering
  - Timmar eller arbetspass
  - Utfall för hela enheten
  - Utfall för enskild person

Brukarmodulen möjliggör administration av brukare. Insatsen planeras då mot brukaren och samtidigt säkerställs att man håller sig till avtalat antal timmar.

Stödet för produktivitetsstyrning ger dig förslag på hur verksamheten ska bemannas optimalt, baserat på utfallsdata och produktivitetskrav. Utfallsdata kan exempelvis vara:

• volymen personalresurser i förhållande till försäljning i pengar
• antal artiklar
• antal kunder
• antal kvittorader under perioden

Modulen för bokning av utrustning hjälper dig att planera verksamhetens kritiska utrustning. På så sätt kan du öka säkerheten och optimera utnyttjandet av dina resurser.

Varje bokning innehåller en primär utrustning som definierar huvudbokningen. Till denna kan sedan sekundär utrustning, som är relaterad till den primära utrustningen, adderas.

Vyer för bokningar

Bokning av utrustning presenteras i specifika vyer. I varje vy presenteras valda utrustningar och utrustningstyper.

Medvind WFM kan hantera inrikes- och utrikesresor samt utlägg och representation. All restid värderas mot medarbetarens arbetstider så att restidsersättning inte utgår under arbetstid.

Medvind WFM har ett brett och lättillgängligt stöd för avvikelserapportering i arbetstidsplaneringen för både medarbetare och chefer/planerare.

Funktioner för avvikelserapportering

Du som är chef/planerare, eller medarbetare, kan lägga in samtliga avvikelser i planeringen, exempelvis

• frånvaro
• mertid
• passbyte

Avvikelserna lägger du in genom självservice i webbgränssnitt, smartphone eller via stämpling vid terminal.

Klarmarkera

När du är klar med periodens rapportering klarmarkerar du aktuell period. Klarmarkerad period markeras då med en specifik färg. Avvikelserapporteringen sker på samma sätt, oavsett om personalen har fasta eller varierande arbetstider.

Kontrollera

All rapportering sammanställs på Lönerapporten som både medarbetare och chef kan ta fram för att verifiera periodens rapportering.

Med funktionen Kom & gå-registrering kan du enkelt fånga tiden som utförts på olika aktiviteter.

Funktioner för avvikelserapportering

Du som är chef/planerare, eller medarbetare, kan lägga in samtliga avvikelser i planeringen, exempelvis

• frånvaro
• mertid
• passbyte

Avvikelserna lägger du in genom självservice i webbgränssnitt, smartphone eller via stämpling vid terminal.

Klarmarkera

När du är klar med periodens rapportering klarmarkerar du aktuell period. Klarmarkerad period markeras då med en specifik färg. Avvikelserapporteringen sker på samma sätt, oavsett om personalen har fasta eller varierande arbetstider.

Kontrollera

All rapportering sammanställs på Lönerapporten som både medarbetare och chef kan ta fram för att verifiera periodens rapportering.

Projekt och uppdrag kan vara kostnadsbärande eller följas upp för att få en uppfattning om hur intern arbetstid fördelas. I den uppdrags- och projektrapportering som Medvind WFM erbjuder kan all närvarotid fördelas på projekt, uppdrag eller motsvarande. Antal timmar som rapporteras under månaden påverkas av schematiden och eventuella avvikelser som extratid och frånvaro.

Tiden som ska tillskrivas projekt eller uppdrag kan uppkomma på olika sätt:

• Schema: tid som redan i grundschemat har planerats in på olika uppdrag.
• Planering: uppdrag som angetts på specifika tidsintervall.
• Stämpling: du kan föra tidsspecifika uppdrag under en hel dag, eller del av dag, genom att stämpla (och eventuellt stämpla om).
• Projektrapportering: du kan naturligtvis också rapportera tiden i efterhand genom traditionell projektrapportering. Om du redan fångat tid på projekt eller uppdrag på annat sätt kommer denna tid att vara förifylld vid projektrapportering.

Medvind WFM erbjuder en hög automatiseringsnivå för utvärdering till lön. Det reducerar behovet av manuell lönerapportering och ger dig tid över till annat. Medvind WFM utvärderar all tid till rätt ersättningar (lönearter) beroende på gällande avtal och skickar informationen till ditt lönesystem.

Funktioner för utvärdering till lön

Medvind klarar att hantera ett stort spektra av olika arbetstidsmodeller och varje person knyts till en specifik arbetstidsregel. Summeringar av tidssaldon kan redovisas i realtid för olika tidsintervall och populationer, det vill säga

• per person
• konsoliderat på olika nivåer i organisationen

Arbetstidsregel

Medarbetarens anställningsuppgift är kopplad till en arbetstidsregel. Denna regel beskriver

• medarbetarens villkor avseende utvärdering av tid gentemot lagar och avtal.
• möjliga avvikelse- och frånvaroorsaker
• regelverk kring dygns- och veckovila

Till anställningen knyter du även personens eventuella regelverk kring

• flextidsregistrering
• kom och gå-registrering

Det ska vara lätt att följa upp hur timmar används i verksamheten samt vilken effekt den planerade tiden och avvikelserna får. Flikarna för utfall ger dig som ledare en snabb bild av vad som genereras eller kommer att genereras.

Kostnadskalkylering

Medvind WFM innehåller även funktioner för kostnadskalkylering baserat på de personer som planeringen omfattar. Detta kan ske uttryckt i antal timmar eller kronor. Kalkyleringen görs utifrån angiven organisation och datumurval (även simulering framåt i tiden) och kan baseras på:

• resursbehovet
• grundschema
• faktisk planering (inklusive rapporterade avvikelser)

Den stora finessen med personmeddelanden är att de dyker upp vid inloggning i alla typer av enheter och användargränssnitt, samt att medarbetaren tvingas att kvittera meddelandet innan hen kan gå vidare. Dessutom kan avsändaren av meddelandet följa upp vilka som läst / kvitterat meddelandet.