Vänersborgs Kommun

Kortare ledtider och säkrare hantering av avtal och tilldelningsbeslut med digital signatur från Visma Addo.

Kortare ledtider och säkrare hantering av avtal och tilldelningsbeslut blev resultatet när upphandlingsenheten på Vänersborgs kommun började använda Visma Addo.

Digital signatur är något som börjar få genomslag i alla typer av dokumentprocesser, både B2B och B2C. Det har varit möjligt att använda digital signatur i flera år men det är nu vi kan se en ökning av användandet. Visma Addo hjälper kunder att digitalisera och effektivisera avtalssigneringar på ett säkert och effektivt sätt. Upphandlingsenheten på Vänersborgs kommun har idag en helt digital process för signering av avtal och tilldelningsdokument tack vare Visma Addo. Kommunen använder sedan tidigare upphandlingsvektyget Visma TendSign.

Avtal signeras enkelt, säkert och effektivt

Att signera avtal manuellt är både tids- och resurskrävande. Hanteringen är krånglig och manuellt signerade dokument måste dessutom förvaras fysiskt. Denna utmaning var ingen nyhet för upphandlingsenheten på Vänersborgs kommun, som tidigare arbetade med manuellt signerade dokument. Ofta hände det att avtal inte kom fram som förväntat och tid fick läggas på att spåra bortkomna dokument.

Lars Nellbro, upphandlingschef på Vänersborgs kommun, hade länge haft en vision om att enheten skulle arbeta med en digital process för avtalssignering och på sikt bli helt papperslösa. Enligt Lars är digitalisering en självklarhet för att få ett mer funktionellt arbetssätt. Han såg stora fördelar med att helt gå över till en digital arbetsform för signeringar av avtal och tilldelningsdokument. Visma Addo har bidragit till att upphandlingsenheten idag har ett digitaliserat och effektivt flöde.

Vänersborgs kommun har ett övergripande mål att ständig bli mer effektiva vilket låg i linje med Lars vision. Det gör att kommunens upphandlingsenhet kan lägga mer tid på att göra bättre affärer.

- Jag har haft en vision om att vi ska kunna köra papperslöst och vara helt digitala vid avtalssigneringar. Visma Addo var den sista pusselbiten för att lyckas med detta, säger Lars Nellbro, upphandlingschef på Vänersborgs kommun.

Ett förbättringsarbete

Visma Addo, som möjliggör en effektiv process för digital signatur oberoende avtalstyp, blev den sista pusselbiten för Vänersborgs kommun. De signerade dokumenten kan skickas till ett e-arkiv eller digitala brevlåda vilket skapar ordning och reda bland avtalen och var precis vad Lars Nellbro efterfrågade. Att gå från manuell hanteringen till en digital process har varit en förändringsresa. Samtliga dokument i Visma Addo godkänns med BankID vilket var ett nytt arbetssätt för medarbetarna på Vänersborgs kommun.

- Vi började med att testa Visma Addo internt och medarbetarna tyckte att tjänsten var tydlig och enkel. Den är lätt och intuitiv och fungerar väldigt bra, säger Lars Nellbro.

Minskade risker och ökad spårbarhet

Förutom en säkrare hantering av avtal och tilldelningsbeslut så var en annan stor vinst för Vänersborgs kommun minskade resvägar och tidsbesparing. Med Visma Addo kan kommunen idag få ett undertecknat dokument i retur på bara ett par minuter. Eftersom att flera kan signera ett avtal med Visma Addo blir arbetsgången mer effektiv. Att beslutsfattaren sitter på annan ort påverkar inte heller längre tidsåtgången utan beslutsvägen blir kort. Dessutom får alla parter automatiskt en kopia av det digitala dokumentet vilket är en annan nytta med Visma Addo, säger Lars.

Lars Nellbro lyfter även fördelen med att Visma Addo ger bra och säker spårbarhet. Man ser tydligt vem som skrivit på och när. Nu vet man exakt var i kedjan dokumentationen befinner sig. Det skapar säkrare rutiner, säger han.

Förebild för andra kommuner

Säker och enkel hantering av digital signatur är verkligen påväg framåt och Lars har märkt av hur andra kollegor funderar på hur de skall gå tillväga.

- Det finns ett väldigt stort intresse bland övriga kommuner som ber om råd och hjälp. Upphandlingsavdelningen på Vänersborgs kommun ses som ett bra exempel när det kommer till att effektivisera arbetsprocessen gällande avtalssignering, säger Lars Nellbro.

Lars Nellbro Upphandlingschef Vänersborgs kommun

Lars Nellbro
Upphandlingschef
Vänersborgs kommun

 

 Ladda ner kundcaset som PDF

Om Vänersborgs kommun

Vänersborg är regionhuvudstaden vid Vänerns sydspets och i staden bor det 39 000 inåvnare. Kommunens vision är: attraktiv och hållbar, i alla delar hela livet. Deras mål är att växa lite lagom varje år för att inte tappa känslan av mysig småstad.

Läs fler kundcase:

Visma Addo - Kundcase Bird & Bird

Vi når ut till alla, både den stressade klienten på utlandsresa och de många ledamöterna i en styrelse. Alla klienter kan enkelt underteckna avtal digitalt.

Då kampanjen var slut hade mellan 25 och 30 % svarat på kampanjen, och det är långt men än vad vi hos Aon erfarenhetsmässig upplever med ett gammaldags informationsmöte.

"Visma Addo förenklar hela arbetsprocessen i vår HR-avdelning. Det är mycket mer överskådligt att ta reda på vad vi har och inte har skickat ut."

Den här webbplatsen använder cookies, som samlar information om hur du interagerar med sidan. I kombination med de uppgifter du uppger, skapar vi en profil så att vi ska kunna visa relevant innehåll just för dig. Genom att acceptera tillåter du att vi samlar och behandlar dina personuppgifter enligt beskrivningen här.