Investering i Proceedo gav kommunen nettonytta på 13 miljoner

Med en bra investeringsanalys och ett nytt beställningssystem lyckades Varbergs kommun uppnå en nettonytta på 13 miljoner kronor.

När Varbergs kommun ville effektivisera sina beställningar nöjde de sig inte med att enbart sätta upp mål som lät bra utan såg även till att efter implementeringen mäta om målen uppnåtts - och det gjorde de, med råge. 

Foto: Varbergs Kallbadhus - Flickr Kartläsaren Göran Höglund

Utmaning
För några år sedan sköttes beställningarna i Varbergs kommun på samma sätt som i många andra organisationer. Även om en central för samordnad varudistribution fanns skedde inköpen av beställarna via fax och telefon, något som gjorde det svårt att öka effektiviteten i beställningsprocessen.

- Vi på upphandlingsenheten hade svårt att få kontroll över flödena och det fanns inget effektivt sätt att nå ut till beställarna med information om vilka leverantörer det var okej att handla av, säger Christine Källner, upphandlingschef på Varbergs kommun.

- För några år sedan bestämde sig kommunen för att effektivisera hela beställningsprocessen. Här tog Varbergs kommun ett lite annorlunda grepp. 

- Ofta pratar man mycket innan arbetet drar igång om vilka mål som ska nås, men sedan mäter man aldrig om de målen verkligen uppnåtts. Vi ville kunna följa upp investeringen för att se om vi fått ut den nytta som vi ville ha, säger Christine Källner.

Lösning
För att kunna effektivisera inköpen behövdes ett nytt beställningssystem som kunde hantera hela kedjan från beställning till betalning, P2P - Purchase-to-pay. Detta var investeringen som kommunen ville kunna mäta och de började med att göra en analys enligt Peng-modellen.

Peng står för ”prioritera enligt nyttogrunder” och bygger på att organisationen fastställer vilka direkta och indirekta nyttor en investering kan ge.

Varbergs kommuns PENG-analys visade att investeringen i P2P gav nettonytta på 13 miljoner

Peng-analysen visade att ett nytt beställningssystem skulle kunna generera en nettonytta på elva miljoner kronor för Varbergs kommun. Med analysen i ryggen fick upphandlingsavdelningen igenom sitt investeringsförslag och kunde gå vidare med att införa det nya systemet. Att välja vilket system som skulle användas visade sig heller inte vara några problem.

- Vi fann att det var två system som skulle kunna fungera, men i praktiken var det bara Visma Proceedo som erbjöd all den funktionalitet vi ville ha och som vi också tyckte var tillräckligt framtidssäkert, säger Christine Källner.

Införandet av det nya systemet drevs som ett projekt och det var viktigt att ge projektet de resurser som behövdes.

- Du kan inte räkna med att personalen ska kunna göra det här samtidigt som de sköter sitt vanliga jobb. Det gäller att bygga en riktig projektorganisation, bemanna den ordentligt och inte vara rädd för att ta in konsulthjälp i initialskedet för att komma igång, säger Christine Källner.

Resultat
I december 2014 hade det nya beställningssystemet varit i drift tillräckligt länge för att en utvärdering av utfallet skulle vara möjlig, något som möttes med viss oro på upphandlingsavdelningen.

- En anledning till att så få följer upp sina investeringar kan vara att de är oroliga för vad uppföljningen ska visa. Jag får nog erkänna att jag själv var lite orolig och undrade om vi verkligen kunde visa på en nettonytta på hela elva miljoner kronor som var målet, säger Christine Källner.

Men det fanns ingen anledning till oro, skulle det visa sig. Utvärderingen visade nämligen att investeringen inte bara uppnått målet utan överskridit det. Totalt kunde Varbergs kommun räkna hem en nettonytta på 13 miljoner kronor, två miljoner över målet.

Dessutom visade analysen att det fanns potential att öka nyttan med ytterligare två miljoner kronor om man köpte till en ytterligare modul till systemet så det skulle kunna användas för fler ändamål. Analysen visade även att åtgärder kunde genomföras för att ytterligare öka avtalstroheten.

- I och med att all fakturahantering också sköts i beställningssystemet blir det naturligt att göra alla inköp där och då kan vi garantera att beställningarna går till de leverantörer som ger oss bäst villkor. När alla inköp går via systemet får vi en mycket högre avtalstrohet och även effektivare processer, säger Christine Källner.

Varbergs kommun var tidigt ute med att kräva anslutning till ett elektroniskt beställningssystem och speciellt för en del mindre leverantörer var det svårt att helt och hållet förstå hur det skulle fungera från deras sida. De leverantörer som anammade det nya såg emellertid snabbt fördelar med att gå via beställningssystemet.

- En del leverantörer insåg att detta faktiskt är en ny marknadsplats och säljkanal för dem. De har lagt in bilder och produktblad med mera och sköter det lite som en webbshop där beställarna enkelt kan hitta just det de behöver, säger Christine Källner.

För Varbergs kommun visade sig investeringen i ett nytt beställningssystem sammanfattningsvis vara lönsam. Det faktum att upphandlingsavdelningen kunde följa upp och visa siffror vad investeringen resulterat i gav också en mer svårvärderad nytta.

- Att vi lyckades genomföra det här och kunde visa att vi uppnådde våra mål har ökat förtroendet för upphandlingsavdelningen. Resten av organisationen ser att de kan lita på våra bedömningar och det har vi stor nytta av i andra frågor också, säger Christine Källner.

 



Fler kundcase? Så ökade Apoteket andelen e-fakturor på kort tid med Visma Proceedo

 

 


Ta del av fördelarna med att investera i en Purchase-to-pay-lösning.

Läs whitepaper om
Purchase- to- pay- lösning.