Lyckad helhetsintegration sparade tid och pengar för TDC

TDC valde Visma Proceedo som plattform för sin portal och lyckades reducera tre system. 

När telekomleverantören TDC ville effektivisera sin inköpsprocess var målet att automatisera så mycket som möjligt samt få bättre kontroll och spårbarhet över det som köptes och betalades. För att uppnå detta skapades en portal där användarna enkelt skulle kunna hantera beställningar och fakturor. 

Två glada herrar från TDC. Tomas Vestergren och Richard Qvist. 

Utmaning

TDC hade flera separata system för att hantera inköp, fakturor och logistikflöden, och nu skulle så mycket som möjligt samlas i en lösning. Det innebar att många olika typer av data och information behövde integreras med affärssystemet.

– Vi behövde integrera portalen med organisationsdata, användarregister, attesthierarki, finansiell masterdata, konteringsregler, leverantörsregister och mycket annat i en lösning, som dessutom skulle fungera i tre länder vilket också var en utmaning, säger Tomas Vestergren som är arkitekten bakom TDC:s lösning.

Lösning

TDC valde Visma Proceedo som plattform för sin portal och lyckades reducera tre system. Själva integrationsarbetet var omfattande men gick ändå relativt smärtfritt.

– Visma har färdiga standardintegrationer för exempelvis masterdata och single sign on, och det underlättade arbetet, säger Tomas Vestergren.

TDC valde Visma Proceedo som plattform för sin portal och lyckades reducera tre system. 

TDC avsåg även att ha en helhetsintegration av logistikflödet. För att kunna automatisera detta behövdes ordermatchning i logistikflödet, något som var ny mark både för TDC och Visma. Därmed krävdes en del anpassningar.

– Visma förbättrade ordermatchningen i Proceedo för att möjliggöra den automatiska hanteringen av logistikflödet som vi hade behov av, vilket var mycket positivt.

Det krävdes den typen av samarbete för att vi skulle få en lösning som idag klarar i stort sett alla typer av inköp, säger Tomas Vestergren.

Resultat

TDC kan nu läsa in inköpsordrar från affärssystemet och matcha dem mot fakturorna och därigenom automatisera en stor del av fakturahanteringen. Upp emot 40 procent alla fakturor är numera matchade direkt mot en order.

– Det är lite svårt att exakt mäta förbättringarna, men vi har utan tvekan bättre kontroll på våra inköp nu och andelen vilda fakturor har minskat. Att vi har fått ordermatchning i logistikflödet har också medfört stora tidsbesparingar och gett oss bättre kontroll.

I och med samarbetet med Inexchange fick vi ett snabbt införande av en e-fakturahantering, säger Richard Qvist, inköpschef på TDC.

TDC använder idag Proceedo för direkta och indirekta inköp samt tjänsteinköp, fakturahantering, ordermatchning och även interna processer som konsult- och tjänstebilshantering – allt via samma portal.

Dessutom använder flera av TDC:s kunder och målgrupp Proceedo vilket också gör att TDC har en bättre förståelse för båda sidorna.

– Vi är till exempel leverantör till Västerås stad som via en integrerad lösning med TDC nu har en automatiserad lösning av order och fakturahantering, säger Richard Qvist.

Tomas Vestergren som är arkitekten bakom TDC:s lösning glider fram. 

För att lyckas med ett integrationsprojekt av den här omfattningen är det viktigt att tänka på några saker. Först och främst gäller det att analysera vilka behov organisationen har innan det är dags att börja titta på olika lösningar.

Därefter gäller det att bestämma sig för vilken typ av lösning som passar den egna verksamheten bäst. Här handlar det bland annat om att välja mellan att driva lösningen i egen regi eller köpa den som molntjänst.

– Det finns för- och nackdelar med båda varianterna, men vi valde en molnlösning eftersom vi ville gå mot standardiserade lösningar och inte behöva uppfinna hjulet om och om igen, säger Richard Qvist.

Även om en integration kan ses som ett tekniskt projekt är det i grunden ett förändringsarbete. När flera system integreras i ett nytt kommer användarna att börja arbeta i nya system och i vissa fall ändra på sina arbetsflöden, något som är viktigt att inkludera i planeringen. Det är även viktigt att sälja in lösningen internt.

– Glöm inte bort att bemanna utifrån behoven i projektet. Ta gärna in folk med kompetens ni inte har själva istället för att gissa vad som behövs och hur det bör göras. Ju mer du gissar ju längre tid kommer projektet att ta och det vill vi ju undvika.

I ett sådant här arbete blir man aldrig färdig och vi ser framemot att tillsammans med Visma ytterligare förbättra integrationer och utdata för att nå ännu högre grad av automatisering och kontroll, säger Richard Qvist.


Fler kundcase? Så ökade Apoteket andelen e-fakturor på kort tid med Visma Proceedo

 

 

Automatisk fakturamatchning och inköp-till-betalning-system. 

Automatisera 60% av fakturahanteringen? 
Omöjligt! 
Inte alls.

Läs whitepaper om automatisk fakturamatchning.