Effektivare och enklare avtalsuppföljning för Lidingö kommun

Med ett verktyg som är specialutvecklat för avtalsuppföljning får medarbetarna det stöd de behöver för att kunna följa upp att avtalen verkligen följs. 

Utmaning

Många företag och organisationer lägger mycket tid och energi på att göra bra kravställningar, värdera anbuden och förhandla med leverantörerna för att få ett så bra avtal som möjligt. Men sedan då? För att vara säker på att leverantören verkligen levererar det som avtalats enligt villkoren så måste avtalet följas upp och då blir det ofta krångligare.

En organisation som märkt av det är Lidingö kommun.

-          Jag har tjatat i flera år om att det saknas ett bra system och rutin för avtalsuppföljning. Vi har istället varit tvungna att manuellt lägga över information om våra krav in i Excel-dokument, vilket varit tidsödande plus att det alltid finns risk för att man gör något misstag vid överföringen, säger Adriana Buzea upphandlingschef på Lidingö stad.

Det som Adriana Buzea efterlyste var en lösning som var integrerad med upphandlingssystemet och där alla krav automatiskt fördes över till ett verktyg för avtalsuppföljning.

 

Lösning

För att komma till rätta med problemet har Lidingö kommun testat ett helt nytt verktyg för just avtalsuppföljning, Visma CLM. Det är ett molnbaserat verktyg som automatiskt tar relevant information från upphandlingssystemet och för över det till avtalsuppföljningen.

Informationen som kan hanteras i systemet kan vara allt från kostnaden på avtalet, leveransprecision och antal reklamationer till hur nöjda användarna är med leveransen.

Ingen manuell hantering behövs för dataöverföringen och till skillnad från exempelvis Excel har Visma CLM funktioner som är specialutvecklade för just avtalsuppföljning. Till exempel går det att bestämma vilka krav som ska följas upp. Det är ju inte säkert att precis alla krav är viktiga att följa upp kontinuerligt och då får användarna bara upp en lista på de krav som verkligen måste kontrolleras.

De krav som ställs i elektroniska förfrågningsunderlag kan automatiskt märkas för uppföljning och automatiskt generera uppföljningsplaner. Några krav kanske man ska följa upp med leverantören varje kvartal för att se att de efterlevs medan andra kanske bara behöver kontrolleras varje år. Användarna får upp tidslinjer som visar vad de behöver göra och när, så att ingen missar en viss uppföljning.

Det finns också information om vem som ansvarar för uppföljningen så att det inte riskerar att hamna mellan stolarna. I och med att all information om uppföljningen av varje avtal nu finns samlat på ett ställe kan man dessutom vara säker på att dokumentationen finns kvar. Det kan annars vara ett problem att personal slutar och det visar sig att mycket av dokumentation för avtalet de ansvarade för fanns i deras mailbox som inte längre finns kvar eller i någon fil som ingen vet var den ligger.

 

Resultat

Lidingö kommun har nu kört Visma CLM ett tag och att avtalsuppföljningen har underlättats är det inget tvivel om.

-          Vi kan strukturera uppföljningar baserat på till exempel hur vi kategoriserar leverantörerna på ett mycket bättre sätt idag.

Visma CLM ger också möjlighet att låta uppföljningen ske där det är som mest effektivt.

-          Vissa avtal är det bäst om vi sköter centralt medan det fungerar bättre för andra avtal att låta verksamheten sköta uppföljningen. Med Visma CLM kan vi välja hur vi vill jobba med varje avtal och verktyget ger användarna det stöd de behöver för att göra en bra uppföljning, säger Adriana Buzea.

Medarbetarna spar tid på att inte behöva föra över information manuellt till Excel och felkällorna har minimerats i och med att all dataöverföring sker direkt mellan systemen. Lidingö kommun utnyttjar än så länge inte allt som systemet kan hantera, men om några månader ska allt vara i full gång. Något som Adriana Buzea ser fram emot.

-          Det vi kör idag fungerar jättebra så jag räknar med att det här kommer att innebära en klar förbättring för vår avtalsuppföljning när vi är igång helt och hållet, säger hon.

Relaterade länkar

Blogginlägg: Dags för avtalsuppföljning. I molnet.
Läs Daniel Simonssons blogginlägg om fördelarna med effektiv avtalsuppföljning och hur vi på Visma kan hjälpa er med det. 

Till blogginlägget om avtalsuppföljning!

 

 

Så blir framtidens inköp. Trendrapport.

För att få insikt om de förändringar som inköpare kan vänta sig i framtiden frågade vi tre inköpsexperter: Helena Brynolfsson vd på ProSourcia och tidigare inköpschef på bland annat PostNord, Björn Axelsson, Sveriges första professor i inköp samt Daniel Knudsen, Senior Procurement Advisor på Eon. 

Ladda ner rapporten "Så blir framtidens inköp".

Seminarium

Avtalsuppföljning! Varför? Och Hur? 

Visma Commerce bjuder in till seminarium och workshop gällande avtalsuppföljning. Kursdatum: 3 maj 2017

Anmäl dig här!