Nytt beställningssystem för läkemedel gav kontroll och enklare beställningar. 

Trots att förutsättningarna var allt annat än optimala lyckades Landstinget Sörmland gå över till ett nytt beställningssystem över en natt.

Läkemedel är kanske inte de vanligaste varorna att hantera i ett inköpssystem, men att det går alldeles utmärkt visar Landstinget Sörmland. När de bytte leverantör av läkemedel bytte de också beställningssystem och valde då ett generellt inköpssystem för att kunna hantera alla typer av inköp. 

Resultatet blev en lösning som är både enklare och effektivare för användarna, men utmaningarna var stora.

Läkemedel är kanske inte de vanligaste varorna att hantera i Visma Proceedo inköpssystem, men att det går alldeles utmärkt visar Landstinget Sörmland.

Utmaning

Tidigare hade landstinget använt sig av leverantörens beställningsportal, men nu ville man ha en egen portal. I förlängningen kan en stor del av landstingets elektroniska handel gå via denna portal, men till att börja med handlade det om beställningar av läkemedel. Totalt rörde det sig om beställningar för 234 till 240 miljoner kronor som totalt 1000 användare lägger årligen.

Med en stor mängd användare är det mest optimalt att försöka fasa in några enheter i taget för att undvika att slutändan få en lösning som inte fungerar för någon. Den lyxen hade dock inte Landstinget Sörmland eftersom bytet av system skulle ske samtidigt som bytet av leverantör och den nya leverantören skulle ta över 1 juni.

– Vi behövde byta leverantör över en natt för alla användare. Eftersom det handlar om läkemedel fick det inte vara några frågetecken runt patientsäkerheten. Allt var tvunget att fungera när den första beställningen gjordes 1 juni, säger Fredrik Ax på läkemedelskommittén i Landstinget Sörmland.

Att bytet skulle ske den 1 juni var heller inte optimalt. Att utbilda 1000 användare är inte gjort i en handvändning trots att systemet var lätt att använda. På Sörmlands landsting började man redan i mars för att hinna med alla användare, vilket innebar en risk att kunskaperna kunde falla i glömska hos de som utbildades först. Dessutom skulle en del av personalen gå på semester precis innan det nya systemet togs i drift för att sedan återkomma till arbetet i mitten av juli.

– De kom då tillbaks när de flesta hade semester och kunde därför vara ensamma beställare på sin enhet under en period. Vi jobbade därför väldigt mycket med att ta fram checklistor de kunde följa och att vi hade en bra support som kunde svara på alla frågor, säger Fredrik Ax.

Nu kan vi använda ett och samma system för alla dessa beställningar, vilket gör att det blir enklare och effektivare för sköterskorna att göra sina beställningar, säger Fredrik Ax. 

Lösning

Landstinget Sörmland hade en del speciella funktionskrav, speciellt när det gällde möjligheten att hantera multipla orderbekräftelser, vilket krävde en del anpassningar.
– Det krävde ett intensivt arbete både från Vismas och från vår sida för att vi skulle få en lösning som uppfyllde våra krav. Men dialogen fungerade bra, och vi fick fram en bra lösning i tid, även om det var lite tajt på slutet, säger Fredrik Ax.

Efter anpassningsarbetet kan nu alla läkemedelsbeställningar mot sjukhusapotek göras i Proceedo och de utbildningsinsatser som gjorts kommer landstinget att ha stor nytta av i fortsättningen när allt fler beställningar kommer att kunna göras i systemet.

Resultat

Den nya beställningslösningen fungerade från dag ett och innebar inga hot mot patientsäkerheten alls. Den har gett beställarna ett mycket mer överskådligt sätt att beställa sina läkemedel och i framtiden räknar landstinget med att kunna dra stora effektivitetsvinster med att ha ett generellt system för alla beställningar.

– Nu när vi har en egen beställningsportal sitter vi inte längre fast i en leverantörs lösning. Skulle vi nu byta leverantör behöver användarna inte lära sig arbeta i ett nytt system utan allt fungerar som vanligt för dem, säger Fredrik Ax.

För att lyckas med genomförandet krävdes en gedigen utbildningsinsats, men det räknar man på landstinget med att få igen genom att samma system kommer att användas för allt fler produkter.

– Till exempel går de flesta av våra beställningar av läkemedel mot ett sjukhusapotek, men vi handlar också bland annat vacciner direkt mot leverantören. Nu kan vi använda ett och samma system för alla dessa beställningar, vilket gör att det blir enklare och effektivare för sköterskorna att göra sina beställningar. Det i sin tur ger dem mer tid till sina kärnuppgifter, säger Fredrik Ax.

Det var med en viss skräckblandad förtjusning man på landstinget såg fram emot att byta från en beställningslösning till en annan över en natt, men resultatet blev lyckat.

– Från den 1 juni när vi körde igång har det gått en enorm mängd beställningar genom systemet och det har fungerat väldigt bra! Nu planerar vi för att gå vidare och få in allt fler varor som färdigtillverkade läkemedel direkt från apoteken i systemet för att användarna ska kunna göra så mycket som möjligt i samma system, säger Fredrik Ax.

 

 


Ta del av fördelarna med att investera i en Purchase-to-pay-lösning.

Läs whitepaper om
Purchase- to- pay- lösning. 

 


Stefan Norr

 

Låter detta intressant?

Kontakta oss via formuläret eller ring Stefan Norr direkt på telefon 010- 14 13 330