Centrala inköp hos Fazer

Mindre miljöpåverkan och sparade pengar - Två godbitar när Fazers 220 restauranger gick över till centrala inköp. 

När man hör ordet Fazer är det säkert många som tänker på chokladbitar och godis, men Fazer är mycket mer än så. Koncernen äger bland annat Fazer Food Services med 220 restauranger i Sverige. 

Med så många restauranger runt om i landet finns förstås risken att inköpen kan bli ”spretiga” om varje inköpsställe ska ansvara för inköpen. Det var också ett problem för Fazer Food Services.

Hamburgarna på bilden har med texten att göra. Genom att skapa en central inköpsportal för alla 220 restauranger kunde Fazer Food Services säkerställa att det köptes av rätt leverantörer och enligt rätt avtal. 

– För sex år sedan hade vi inget gemensamt inköpssystem för alla restauranger utan de handlade direkt via telefon eller leverantörernas hemsidor. Vi hade inga samordningsmöjligheter, och det gick inte att handla till de villkor som vi på inköpsavdelningen hade förhandlat fram med leverantörerna. Något var tvunget att göras för att hjälpa restaurangerna, säger Harald Rydén, inköpschef på Fazer Food Services.

Rätt leverantörer och rätt avtal 

Här kom tanken med samordnade varuinköp för direktinköp in i bilden. Genom att skapa en central inköpsportal för alla restauranger skulle inköpsavdelningen på Fazer Food Services kunna säkerställa att restaurangerna köpte av rätt leverantörer och enligt rätt avtal.

För det behövdes en IT-lösning och Fazer Food Services gjorde en utvärdering av de lösningar som kunde vara aktuella, till slut fastnade man för Visma Proceedo.

– Det vi fastnade för var att det var tillräckligt användarvänligt och flexibelt för att fungera bra i alla våra restauranger, säger Harald Rydén.

Idag förhandlar inköpsavdelningen centralt med leverantörerna och väljer ut de bästa leverantörerna och varorna. Sortimentet läggs sedan in i Proceedo-inköpsportalen. När nya prisfiler från leverantörerna kommer in till inköpsavdelningen läggs de direkt in i portalen. På så sätt har restaurangerna automatiskt tillgång till de senaste avtalen och priserna.

För personalen ute på restaurangerna är det bara att gå in i portalen, beställa de varor och volymer de behöver och sedan får de en beställningsbekräftelse och ett leveransdatum.

- Vi kan nu garantera våra leverantörer större inköp än vi kunde tidigare och det ger oss möjlighet att förhandla till oss bättre priser. Dessutom får vi bättre kontroll på vad som köps in när allt går via inköpsportalen, säger Harald Rydén, inköpschef på Fazer Food Service. 

Tydliga fördelar: miljö och pengar

Att sköta upphandlingarna centralt istället för att låta varje restaurang sköta sina egna inköp har gett flera fördelar. En fördel är att systemet minskat företagets miljöpåverkan, vilket är en klar fördel eftersom alla Fazers restauranger är miljöcertifierade enligt ISO 14001.

– Restaurangerna köper nu från färre leverantörer och det ger den stora fördelen att antalet transporter till restaurangerna minskat betydligt. Något som är bra för miljön i och med att det blir mindre utsläpp och det är dessutom bra för vår ekonomi eftersom vi får ner transportkostnaderna, säger Harald Rydén.

Fazer Food Services tar också ut en leveransavgift av restaurangerna för varje leverans, oberoende av leveransstorlek, vilket gör att restaurangerna planerar leveranserna bättre och undviker onödiga småinköp.
En annan fördel med de centrala inköpen är att de ger större volymer och bättre kontroll.

– Vi kan nu garantera våra leverantörer större inköp än vi kunde tidigare och det ger oss möjlighet att förhandla till oss bättre priser. Dessutom får vi bättre kontroll på vad som köps in när allt går via portalen, säger Harald Rydén.

Fazers vassa knivar. Att sköta upphandlingarna centralt istället för att låta varje restaurang sköta sin egna inköp har gett flera fördelar. Bland annat har inköpssystemet minskat företagets miljöpåverkan. 

Uthållighet gav resultat

Ute på restaurangerna är personalen nöjda med systemet som förenklar deras inköp och ger dem mer tid att ägna åt sin kärnverksamhet, att servera god mat. Men det var inte guld och gröna skogar från början och Harald Rydén menar att det är viktigt att vara uthållig när man drar igång ett sådant här projekt.

– På restaurangerna tyckte personalen till att börja med att det var svårt behöva gå via portalen och inte kunna ringa direkt till leverantören för att göra sina beställningar som de var vana vid. Men det rörde sig om en IT-mognadsfråga samt att det tar lite tid att komma in i ett nytt arbetssätt. Efter ett tag gick det väldigt bra när de såg fördelarna med att ha ett system som snabbt och enkelt lät dem köpa rätt produkter, säger han.

Det finns också några aspekter som kan vara bra att tänka på för företag som vill börja med samordnade inköp, tycker Harald Rydén.

– Gör en grundlig analys av vad ni vill göra och se till att leverantören sätter sig in i er verksamhet och vad det är ni vill få ut av lösningen. Det är viktigt att ha en kontaktperson hos systemleverantören som verkligen förstår er verksamhet för att det ska bli bra, säger han.

För de flesta finns det mycket att vinna på samordnade inköp och Harald Rydén är väldigt belåten med den lösning som Fazer Food Services valde.

– Vi ville ha en lösning som hjälpte oss implementera vår inköpsprocess ute på alla restauranger och det har fungerat jättebra. Så vi är mycket nöjda med Proceedo, säger Harald Rydén. 

 

 

Automatisk fakturamatchning och inköp-till-betalning-system. 

Automatisera 60% av fakturahanteringen? 
Omöjligt! 
Inte alls.

Läs whitepaper om automatisk fakturamatchning.