Bort med papperstrassel. Få kvitton digitalt i Proceedo.

Genom att gå över till digitala kvitton kan företag spara från hundra till tusen timmar i hanteringskostnader.

Visma Digitala Kvitton Powered by Kwick

 

Fredrik Klevebring jobbar på Visma som Key Account Manager med ansvar för Nordea och har drivit projektet för att automatisera kvittohantering för bankens 30 000 anställda genom en systemintegration mellan Visma Proceedo och Kwick. Kvitton för köp med företagskortet First Card går direkt in i Proceedo och kopplas automatiskt till rätt transaktion på fakturan. Enkelt och smidigt! Foto: Christos Mylonas 

Utmaning

Att hantera ett enskilt papperskvitto tar kanske inte så lång tid, men mängden kvitton som måste tas om hand på många organisationer gör ändå att hanteringen totalt sett blir kostsam. För medarbetarna är det också ett besvär att behöva komma ihåg att spara kvitton, notera vad köpet gäller och på något sätt få in det till redovisningen.

Ett företag som har brottats med den här problematiken är Nordea. Deras 30 000 medarbetare generar 850 000 kvitton per år. Det blir i snitt 4,7 kvitton per person och månad.  

Lösning

Kwick har utvecklat en lösning för att ersätta papperskvitton med digitala kvitton. Lösningen har nu integrerats med Nordeas fakturahanteringssystem Visma Proceedo och företagskortet First Card, vilket gör att kvittohanteringen kan automatiseras för Proceedo-användarna. 

- Vi har byggt en infrastruktur där vi hjälper partners som taxibolag, flygbolag och parkeringsföretag att leverera digitala kvitton direkt in i sina kunders system. Medarbetarna behöver bara betala med kort som vanligt och sedan sker hela kvittohanteringen automatiskt, säger Rickard Holmén vd på Kwick.

Nordea är ett av de företag som använder Kwicks tjänst för att automatisera kvittohanteringen. Tidigare var medarbetarna tvungna att skanna in papperskvittot, mejla det till sig själv, spara det på datorn och sedan lägga in det i Proceedo. Det fanns ingen möjlighet att koppla kvittot mot rätt transaktion från företagskortetpå e-fakturan.

Med den nya lösningen blir kvittohanteringen betydligt effektivare.

- Om jag till exempel betalar en taxiresa med mitt First Card så går det kvittot via Kwick direkt in i Proceedo och kopplas automatiskt till rätt transaktion på fakturan. Det eliminerar i stort sett allt manuellt arbete med kvitton för våra medarbetare, säger Morten Hedegaard Head of Processes & Infrastructure - Group Procurement på Nordea

Varje kvitto kopplas alltså till det enskilda köpet i e-fakturan för kortet. Det kommer som en bilaga och genom att klicka på den får man upp originalkvittot. Den som gjort köpet kan också göra en anteckning via Kwicks app för att beskriva vad köpet gäller, till exempel taxiresa för kundbesök eller representation på lunchrestaurang.

I och med att det skapas ett digitalt kvitto direkt vid köptillfället är det också det som är originalkvittot.

- Kvitton ska arkiveras i den form man har mottagit det. Om man scannar eller tar foto ska pappersoriginalet arkiveras. Med ett digitalt kvitto slipper man helt hantera papperskvitton, säger Rickard Holmén.

 

Visma Digitala Kvitton Powered by Kwick

Tummer upp för digitala kvitton från Marika Agetoft och Rickard Holmén! Foto: Christos Mylonas


Resultat

37 procent av Nordeas kvitton är nu digitala, vilket innebär att över 300 000 kvitton inte längre behöver hanteras manuellt. Istället för att behöva lägga i snitt 5 minuter per månad behöver medarbetarna inte lägga någon tid alls på just kvittohanteringen. 

- Totalt sparar vi 16 650 timmar på ett år. Tid som våra medarbetare kan lägga på mer värdeskapande uppgifter än att ta hand om sina kvitton, säger Morten Hedegaard.

På Nordea har man även sett en del andra fördelar med digitala kvitton.

- Vi slipper till exempel problem med borttappade kvitton och så kan det faktiskt bidra till att öka köptroheten. Om du vet att du slipper all kvittohantering om du tar det taxibolag vi har avtal med så ökar det motivationen att välja just det bolaget och inte någon av konkurrenterna, säger Morten Hedegaard.

Digitala kvitton är en förhållandevis ny företeelse och Morten Hedegaard tror att i framtiden går det att få ännu mer nytta av dem.

- Med digitala kvitton kan vi få in bättre data i systemet och det kan hjälpa oss att fatta bättre inköpsbeslut. Till exempel kan vi kanske se att en viss vara köps in så mycket via kortköp att det är värt att göra en upphandling för att få ner kostnaden, säger han.  

Dessutom kan företaget minska sin miljöpåverkan då digitala kvitton minskar mängden papper som måste skrivas ut - Digitala kvitton är framtiden!

Läs mer om Vismas lösning för Digitala Kvitton

Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa dig med digitala kvitton?
Kontakta Stefan Norr på 010-14 13 330 eller stefan.norr@visma.com

 

Visma Digitala kvitton Powered by Kwick

 

 

Automatisk fakturamatchning och inköp-till-betalning-system. 

Automatisera 60% av fakturahanteringen? 
Omöjligt! 
Inte alls.

Läs whitepaper om automatisk fakturamatchning.


Stefan Norr

 

Låter detta intressant?

Kontakta oss via formuläret eller ring Stefan Norr direkt på telefon 010- 14 13 330