Coop effektiviserade inköpen med produktkategorisering och ny beställningsportal 

Med en beställningsportal och en bra produktkategorisering har Coop lyckats öka avtalstroheten och effektivisera beställningarna.

Tidigare hade inköpen av indirekt material, som förbrukningsmaterial och butiksutrustning, ingen större central samordning på Coop, istället gjorde butikerna ofta själva beställningarna till de leverantörer de valde. Med 665 butiker runt om i landet och flera beställare i varje butik ledde det till en stor och bred leverantörsbas.

Coop

Utmaning
Det var svårt för Coop centralt att få den avtalstrohet som var önskvärd och ute i butikerna kunde beställarna inte vara säkra på att de verkligen hade fått det bästa erbjudandet. Beställningarna skedde normalt via telefon eller e-post, vilket var tämligen tidsödande för beställarna.
– Vi ville ge våra beställare ett bättre stöd så att de alltid kunde vara säkra på att de gjorde den bästa affären genom att köpa via våra centrala avtal. De skulle veta vilket sortiment som gällde och snabbt kunna hitta och beställa precis det de behövde, säger Martin Hansson, Inköpschef indirekta varor och tjänster på Coop.

Lösning
Under 2010 och 2011 bestämde sig Coop för att använda Visma Proceedo som en portal för alla interna inköp av i första hand förbrukningsmaterial och butiksutrustning.
– Vi ville att våra användare skulle kunna beställa allt på ett ställe, där vi lade in produkterna från våra kontrakterade leverantörer. Med det ville vi både få ner kostnaderna och få beställarna att känna sig trygga i att de gjorde bra inköp, säger Martin Hansson.

För att detta skulle fungera var det viktigt att beställarna enkelt kunde hitta det de behövde. Det löste Coop genom att förbättra sin produktkategorisering. Tidigare hade de haft en rapporteringsstruktur för att följa upp kostnader, den kunde nu användas som bas för det nya kategoriträdet.

Coop lade ungefär fyra månader på att sätta strukturen för kategoriseringen. Det var ett stort arbete där butikernas medverkan var avgörande.
– Det är viktigt att få in beställarnas åsikter, eftersom det är de som vet vilka ledord de använder för att hitta en viss produkt samt var i trädet de förväntar sig att hitta den. Så vi frågade dem vilka ord de använde när de sökte efter något och hur de letade i ett träd, säger Martin Hansson.

Den andra sidan av ekvationen för att få en effektiv produktkategorisering var att få med leverantörerna. Det handlade om att få leverantörerna att komma till insikt om att de nu enbart skulle leverera de produkter som fanns i kategoriträdet, även när de fick in önskemål om annat. Det var också viktigt att leverantörerna tog till sig önskemålen från butikerna och förde dem vidare.
­– Leverantörerna sitter på mycket information om hur butikerna resonerar och det kan både vi, butikerna och leverantörerna ha nytta av. Vi har löpande avstämningar mot leverantörerna för att se om det finns stor efterfrågan på produkter vi inte har avtal på. Är det så får vi anpassa vårt sortiment efter det, säger Martin Hansson.

Just nu är Coop inne i en stor omställningsperiod där deras tidigare butikskoncept ska ersättas med tre nya: Lilla Coop, Coop och Stora Coop. Det innebär att Coop också ser över kategoriseringen och vilket sortiment som varje koncept ska få upp i systemet.
– Jobbar du på en Lilla Coop-butik ska du enbart få upp det sortiment som är aktuellt för just det butikskonceptet och inte sådant som bara berör Coop- eller Stora Coop-butiker, säger Martin Hansson.

coop zinkensdamm

Resultat      
Coop har nu fått mycket bättre avtalstrohet och även lyckats göra besparingar på sina inköp av indirekt material. Det hela byggde på att användarna verkligen såg till att nyttja den nya lösningen – två månader efter att implementeringen var klar 2011 var användandet uppe i 50 procent och efter sex månader hade andelen stigit till 90 procent. Att få användarna att acceptera den nya lösningen gick således snabbt och idag är det naturligt för beställarna att gå via beställningsportalen för att göra sina beställningar.

Coop har nu lyckats konsolidera både leverantörer och sortiment och därigenom hittat bättre prisbilder. Dessutom har Coop fått flera andra fördelar.
– Det blir tidsmässigt mycket effektivare för medarbetarna ute i butiken när de kan göra alla beställningar via portalen istället för att behöva ringa eller mejla. Vi kan även styra sortimentet på ett helt annat sätt än tidigare. Leverantörerna får också sina order på ett enda sätt nu, vilket gör att de kan göra besparingar i sitt led som vi kan få del av, säger Martin Hansson.

Coop går nu vidare med sitt förbättringsarbete och har en bra bas att bygga på.
– Vi vill konsolidera sortimentet ytterligare. Den långsiktiga strategin är att samla större volymer hos färre leverantörer, och eftersom det har fungerat bra med Proceedo så här långt räknar vi med att lösningen kan hjälpa oss med vårt förbättringsarbete även i framtiden, säger Martin Hansson.

 

 


Ta del av fördelarna med att investera i en Purchase-to-pay-lösning.

Läs whitepaper om
Purchase- to- pay- lösning. 

 


Stefan Norr

 

Låter detta intressant?

Kontakta oss via formuläret eller ring Stefan Norr direkt på telefon 010- 14 13 330