Så ökade Apoteket andelen e-fakturor på kort tid med Visma Proceedo

På bara några månader lyckades Apoteket öka andelen e-fakturor från drygt 20 procent till över 50 procent.

När Apoteket bestämde sig för att öka andelen e-fakturor från leverantörerna skedde det med en rivstart. På bara tre månader gick verksamheten från en e-fakturaandel på runt 20 procent till över 50 procent. 

Annika Johansson, inköpschef på Apoteket.

Utmaning
Apoteket ville få ner kostnaderna genom att höja andelen e-fakturor och därmed få ökad automatisering och bättre kontroll på inköpen. För att uppnå detta såg Apoteket bland annat till att leverantörerna alltid inkluderade den information som behövdes i alla fakturor.

Eftersom Apoteket redan använde Visma Proceedo var det naturligt att utnyttja tjänsten i Proceedo för e-fakturor. Därigenom kunde man undvika merarbetet med att integrera ett nytt system för att ansluta e-faktura.

En annan fördel var att projektet kunde genomföras utan att externa konsulter behövde tas in och utan att resurser behövde läggas på komplicerade systemintegrationer.

– Genom att göra allting själva blev kostnaderna i projektet inte så höga. Dessutom har vi kompetensen kvar inom organisationen när projektet är klart, vilket är en enorm fördel. Den hjälp vi behövde, i form av utbildning och specialisthjälp för att få exakt den lösning vi ville ha, fick vi från Visma. Bara du planerar väl kan du driva liknande projekt själv, säger Magnus Lind, chef leverantörsreskontra på Apoteket.

Magnus Lind, chef leverantörsreskontra på Apoteket.

Lösning
Apoteket har runt 5 000 leverantörer så en viktig del i planeringen var att bestämma hur många leverantörer som man initialt skulle kräva e-faktura av. Eftersom en liten del av leverantörerna står för en stor del av fakturorna bestämde man sig för att börja med de allra största leverantörerna.

– Vi gick in i Proceedo och plockade ut information om vilka de 100 största leverantörerna var, till volym och värde, och tog kontakt med dem via e-post. I e-postmeddelandet skrev vi att vi ville ta emot endast e-fakturor från dem och specificerade vad fakturorna skulle innehålla gällande referenser, momssatser med mera, säger Magnus Lind.

Ett viktigt krav var att alla e-fakturor skulle gå via Vismas standardkanaler. Leverantörerna skickar e-fakturorna via en operatör som har avtal med Visma. Därmed kan alla fakturor gå direkt in i Proceedo och det krävs inte några komplicerade integrationer mellan olika system.

– Vismas standardkanaler är den billigaste och enklaste vägen att ansluta leverantörer, menar Annika Johansson, inköpschef på Apoteket.

Istället för att ha en generell målsättning om att öka mängden e-fakturor satte Apoteket målet att e-fakturaandelen skulle öka till 50 procent.

– Genom att ha ett väldigt tydligt mål från början fick vi ett stort engagemang inte bara i projektgruppen utan även ute på avdelningarna. Alla var på det klara med vad vi ville åstadkomma, hur vi skulle ta oss dit och vad det skulle ge, säger Annika Johansson, inköpschef på Apoteket.

En rivstart! När Apoteket bestämde sig för att öka andelen e-fakturor från leverantörerna skedde det med en rivstart. På bara tre månader gick verksamheten från en e-fakturaandel på runt 20 procent till över 50 procent.

Resultat
Genom att drastiskt öka andelen e-fakturor har Apoteket uppnått en rad fördelar. Till att börja med har kostnaden för fakturahanteringen mer än halverats. Dessutom ger e-fakturor också bättre kontroll på fakturorna.

– Med en pappersfaktura läggs bara ett visst antal fält in i ekonomisystemet, men med e-faktura får du in alla rader i fakturan. Det blir då mycket enklare att kontrollera fakturor, både manuellt och maskinellt och ger oss möjlighet att matcha fakturor mot order, säger Annika Johansson.

Glädjen på bilden har med jobbet att göra. På bara några månader lyckades Apoteket öka andelen e-fakturor från drygt 20 procent till över 50 procent.

E-faktura är också en förutsättning för att kunna jobba vidare med mer automatisering. På Apoteket vill man nu utnyttja matchning mot order och abonnemang i större utsträckning än idag. E-faktura möjliggör ökad automatisering samtidigt som kontrollen av fakturorna blir större. Vid matchning mot order eller abonnemang kontrolleras enhetspriser, kvantiteter mot avtal och inköpsordrar.

När en kund kräver att leverantörerna ska börja skicka e-fakturor finns risken att några säger nej. E-faktura är dock en stark trend och många leverantörer är själva intresserade av att gå över till elektronisk fakturering.

– Det här ligger i tiden och nu kan även små enmansföretag ha system som låter dem skicka e-fakturor. Vi får idag mycket e-post från leverantörer som frågar om de kan skicka e-fakturor till oss vilket tyder på att de är mycket positiva till det här, säger Magnus Lind.

 En utmaning är att få med sig medarbetarna ute i verksamheten när det gäller främst ordermatchning av fakturor. Verksamheten är visserligen van vid att godkänna fakturor, men nu när Apoteket infört order/fakturamatchning har det tagit en hel del energi att både informera om och påminna om hur detta fungerar och vad som ska göras. Nu görs inleveranser i de flesta av de mottagna leveranserna i systemet så att fakturan kan matchas mot respektive order. Här gäller det att informera om hur de ska göra för att hantera e-fakturor, samt ha ett system som är enkelt att arbeta i.

– Proceedo är lättarbetat och det är förhållandevis enkelt att lära användarna hur de ska arbeta i lösningen. Med den nya versionen som är på gång kommer det dessutom att bli ännu enklare att använda systemet, säger Annika Johansson.

 

Fler kundcase? Mindre miljöpåverkan och sparade pengar - Två godbitar när Fazers 220 restauranger gick över till centrala inköp.


En guide till effektiv hantering av leverantörsfakturor

De senaste fem åren har elektroniska fakturor slagit igenom på bred front. De organisationer som har kommit längst i processen att övergå till elektronisk fakturering har upp mot 90 procent e-fakturor. Men hur går man tillväga?  

Läs och ladda ner guiden!